Áhugasömum umsækjendum býðst að koma á fund, áður en sótt er um, þar sem farið er yfir kröfur, staðla og reglugerðir faggildingar. Til að óska eftir fundi skal senda tölvupóst á isac@isac.is og tilgreina hvaða umfang (hvers konar starfsemi) umsækjandi hefur í huga að sækja um faggildingu fyrir.

Til að sækja um faggildingu eða aukið umfang faggildingar skal skila inn umsóknareyðublaði ásamt nauðsynlegum fylgigögnum.

Þegar umsókn er móttekin sendir ISAC umsækjanda (samræmismatsstofu) samning til undirritunar. Eftir að samningur hefur verið undirritaður er farið yfir innsend gögn og þau borin saman við kröfur. Ef innsend gögn eru ófullnægjandi gefst umsækjanda tækifæri til að skila inn frekari gögnum. Ef þörf er á getur ISAC leitað álits hjá tæknilegum sérfræðingi við yfirferð umsókna. ISAC setur saman matsteymi fyrir hverja faggildingarúttekt og tilkynnir umsækjanda. Umsækjandi getur andmælt vali á matsmanni. Fyrir úttekt sendir ISAC umsækjanda dagskrá úttektar. Þar er tiltekið umfang úttektarinnar og helstu tímaáætlanir.

Í einstaka tilvikum er forúttekt gerð til að meta hvort samræmismatsstofa (umsækjandi) er tilbúin í úttekt. Fyrir forúttekt sendir ISAC samræmismatsstofunni dagskrá úttektar. Þar er tiltekið umfang úttektarinnar og helstu tímaáætlanir.

Úttekt á gæðaskjölum - Gerð er úttekt á skrifstofu samræmismatsstofu þar sem meðal annars er farið yfir viðeigandi verkferli stjórnunarkerfisins, gæðakerfið og hæfni starfsfólks.

Úttekt á samræmismati (vettvangsvitnun) - Fylgst er með verklegri framkvæmd á samræmismati til að meta hvort gæðakerfi hafi verið innleitt og virki.

Þessar úttektir eru gerðar samtímis, ef kostur er.

Í lok úttektar eru samræmismatsstofu kynntar niðurstöður úttektarinnar og frávikaskýrsla lögð fram.

Úttektarskýrsla er gerð eftir úttektina og send til samræmismatsstofunnar.

Samræmismatsstofa sendir inn greiningu á orsökum frávika og úrbótatillögur ásamt fylgigögnum. Þegar ISAC hefur samþykkt úrbótatillögurnar og staðfest virkni þeirra, telst frávik afgreitt. Stofan fær úttektarskýrslu senda innan 15 virkra daga frá úttekt og getur komið með athugasemdir við skýrsluna áður en ákvörðun um faggildingu er tekin.

Þegar matsferlinu er lokið sendir ISAC málið til ákvörðunartöku hjá ákvörðunarnefnd. ISAC undirbýr málið fyrir nefndina og mælir með ákvörðun byggðri á úttektarskýrslu og frávikaskýrslu. Samræmismatsstofa fær senda formlega tilkynningu um ákvörðunina.

Ef tekin er ákvörðun um að veita faggildingu inniheldur tilkynningin einnig upplýsingar um faggildingarnúmer og umfang faggildingarinnar.

Faggildingartímabil (einnig nefnt faggildingarhringur) er 5 ár og hefst við ákvörðun um veitingu faggildingar.

Eftirlit með faggiltum aðilum fer fram með úttektum með reglulegu millibili (venjulega 12 mánaða). Eftirlit getur falið í sér bæði úttekt á gæðaskjölum og eftirlit með verklegri framkvæmd samræmismats. Eftirlitsúttekt er venjulega ekki jafn viðamikil og upphafsúttekt og úttekt vegna endurmats. Ef þörf er á getur ISAC leitað álits hjá tæknilegum sérfræðingi. Úttektarskýrsla er gerð eftir úttektina.

ISAC áskilur sér rétt til að koma í aukaúttektir ef vart verður við vankanta á gæðakerfi eða samræmismati hjá samræmismatsstofu.

Samræmismatsstofa getur hvenær sem er sótt um breytingu á umfangi sínu. Með slíkri umsókn skal fylgja lýsing á nýja umfanginu ásamt gögnum því til stuðnings.

ISAC fer yfir umsóknina og metur hvort umsóknin krefst sérstakrar úttektar. Ef umsókn um breytt umfang er samþykkt fær samræmismatsstofan uppfært faggildingarskírteini.

Faggildingartímabil er að hámarki 5 ár. Fyrir lok tímabilsins þarf að fara fram endurmat til að hægt sé að endurnýja faggildinguna.

Ferlið fyrir endurmat er í grófum dráttum eins og fyrir upphafsmat, þ.e. úttekt, skýrsla, afgreiðsla frávika og ákvörðun. Úttektin tekur þó mið af því að ISAC hefur haft eftirlit með samræmismatsstofunni.

Samræmismatsstofa getur með skriflegri tilkynningu sagt upp faggildingu sinni, allri eða að hluta.

Samræmismatsstofa skal tilkynna ISAC án tafar um allar verulegar breytingar sem verða á rekstri hennar og gætu haft áhrif á getu hennar til að standast kröfur faggildingar.

Breytingar eru tilkynntar með því að skila inn þar til gerðu eyðublaði til ISAC.

Kostnaður vegna umsókna, upphafsmats og endurmats er mismunandi og miðast við umfang hvers verks fyrir sig. ISAC upplýsir samræmismatsstofur fyrirfram um áætlaðan kostnað vegna matsstarfa. 

• Fyrir starfsmenn ISAC reiknast tímagjald vegna undirbúnings, framkvæmdar og eftirvinnslu samkvæmt gjaldskrá.

• Fyrir utanaðkomandi meðlimi matsteymis er innheimt samkvæmt framlögðum reikningi.  

• Að auki er innheimt fyrir útlögðum kostnaði s.s. ferðum og gistingu meðlima matsteymis. 

Allur kostnaður vegna faggildingar (s.s. umsóknir, upphafsmat, endurmat, eftirlit, annar kostnaður) er að öllu jöfnu innheimtur við lok ferlisins. Í tilvikum þar sem faggildingarferlið reynist taka lengri tíma en áætlað var áskilur ISAC sér rétt til að innheimta fyrir áföllnum kostnaði áður en verki lýkur. 

Við áramót áskilur ISAC sér rétt til að innheimta fyrir áföllnum kostnaði vegna matsstarfa þótt faggildingar- eða eftirlitsferli sé ekki að fullu lokið, enda hafi stór hluti heildarkostnaðar vegna matsstarfa myndast á líðandi ári.