Um Stafrænt Ísland
Stafrænt Ísland aðstoðar opinbera aðila við að bæta stafræna þjónustu við almenning. Öll verkefni eru unnin út frá stafrænum viðmiðum með faglega nálgun að leiðarljósi. Nánar um markmið og verklag hér.
Efnisyfirlit
Markmið og framtíðarsýn
Ísland er meðal allra fremstu þjóða heims á sviði stafrænnar þjónustu. Stafræn þjónusta er notuð til þess að skapa öflugt samfélag með aukinni samkeppnishæfni sem leiðir til verðmætasköpunar og myndar grundvöll hagsældar.
Stafræn þjónusta er skýr, örugg, einföld og hraðvirk. Upplifun notenda af þjónustunni stenst samanburð við þjónustu eins og hún gerist best. Almenningur og fyrirtæki í landinu komast beint að efninu, hvar og hvenær sem er, sem sparar dýrmætan tíma fólks. Jafnframt minnka áhrif þjónustunnar á náttúruauðlindir.
Stefnur hins opinbera í stafrænni þróun og tæknimálum
1. Styðja við stofnanir á Stafrænni vegferð
Styðja við stofnanir á stafrænni vegferð með ráðgjöf og innleiðingu kjarnaþjónusta Stafræns Íslands.
2. Þróa og reka stafræna innviði hins opinbera
Áframhaldandi þróun og rekstur á kjarnaþjónustum.
3. Einfalda líf fólks með því að setja notandann í forgang
Fræðsluhlutverk þannig að almenningur treysti og þori að nota þær þjónustur sem verða stafrænar. Skilji eigin ávinning.
Aukin samkeppnishæfni
Öruggari innviðir
Betri opinber þjónusta
Nútímalegra starfsumhverfi
Aukin samkeppnishæfni
Almenningur og fyrirtæki geti nýtt möguleika stafrænnar þjónustu og innviði hins opinbera til aukinnar nýsköpunar, verðmætasköpunar og lýðræðislegrar þátttöku.
Áherslur:
Almenningur og fyrirtæki hafa greiðan aðgang að upplýsingum sem opinberir aðilar búa yfir og varða viðkomandi.
Samfélagið hefur þekkingu og kunnáttu á möguleikum tækninnar, svo sem stafrænna þjónustuleiða og gervigreindar.
Möguleikar stafrænna innviða eru nýttir til að auka lýðræðislega þátttöku með
gagnvirkni og samráði við almenning.Gögn hins opinbera eru aðgengileg og hagnýtt að teknu tilliti til
persónuverndarsjónarmiða og samþykkis einstaklinga.Stafræn þjónusta og nýjar lausnir eru þróaðar í samvinnu við fjölbreyttan hóp fyrirtækja og sérfræðinga, meðal annars með hagnýtingu opins hugbúnaðar.
Löggjöf gerir ráð fyrir stafrænni þjónustu og samskiptum.
Betri opinber þjónusta
Almenningur og fyrirtæki hafi jafnt aðgengi að framúrskarandi opinberri þjónustu sem er veitt út frá þörfum notenda á skilvirkan og hagkvæman hátt.
Áherslur:
Stafræn þjónusta er aðgengileg samfélaginu öllu og löguð að þörfum mismunandi hópa.
Stafræn samskipti, í gegnum Ísland.is, eru megin samskiptaleið hins opinbera við almenning og fyrirtæki.
Meginreglan er að einungis þurfi að skrá gögn einu sinni í samskiptum við hið opinbera og að gögn ferðist á milli stofnana í stað fólks.
Rekstur vefkerfa og stafrænnar þjónustu er hagkvæmur og uppfyllir hæstu
mögulegu öryggisskilyrði.Vefþjónustur og gagnaflutningslag hins opinbera er samræmt út frá tæknistefnu Ísland.is
Samhæfing og hagkvæmni hugbúnaðarlausna er tryggð.
Öruggari innviðir
Upplýsingatækni verði hagað á öruggan, skilvirkan og hagkvæman hátt í gegnum trausta innviði sem mæta bæði kröfum almennings til grunnþjónustu stofnana og stuðla að auknum sveigjanleika opinberrar þjónustu.
Áherslur:
Vinnubrögð í rekstri upplýsingatæknikerfa eru öguð og byggja á alþjóðlegum stöðlum.
Öflugir innviðir á sviði tækni styðja við markmið um öryggi, skilvirkni og
nýsköpun.Öruggasta tækni í gagnaflutningi og aðgangsstýringu að upplýsingum er hagnýtt.
Upplýsingar hins opinbera eru ávallt meðhöndlaðar út frá viðkvæmni- og öryggisstigi þeirra.
Grunnkerfi hins opinbera byggja á stöðluðum lausnum, sem víðtæk þekking og reynsla er af.
Nútímalegra starfsumhverfi
Opinberar stofnanir búi yfir nýjustu tæknilausnum og nútímalegu starfsumhverfi sem hvetur til framþróunar og sveigjanleika og er grundvöllur betra og skilvirkara vinnuskipulags. Jákvætt hugarfar ríkir gagnvart tækifærum nútímalegra starfshátta.
Áherslur:
Opinberir starfsmenn hafa haldbæra þekkingu, hæfni og færni til að vinna í stafrænu starfsumhverfi og vinna að stöðugum umbótum og nýsköpun í starfi.
Opinberir vinnustaðir vinna í samræmdum skrifstofuhugbúnaði.
Starfsmenn vinna í verkefnamiðuðu starfsumhverfi.
Möguleikar nýjustu tækni, svo sem sjálfvirknivæðingar, eru að fullu nýttir með ábyrgum hætti.
Lífið færir okkur margar stórar stundir og það að stofna til fjölskyldu er ein þeirra. Á þeim tímamótum þurfum við öll á einn eða annan hátt að nýta okkur þjónustu hins opinbera. Sambúð, hjónaband, meðganga, fæðing, leikskólar, grunnskólar, framhaldsskólar – allt á þetta sinn stað og að sama skapi fylgja þessu öllu samskipti við ólíkar stofnanir sem hafa ólíku hlutverki að gegna.
Á næstu árum mun stjórnsýslan öll og sú stafræna þjónusta sem hún veitir taka umfangsmiklum breytingum sem allar miða að því að þú getir nálgast hana á einfaldan og hraðvirkan hátt á einum stað, í gegnum Ísland.is. Í sumum tilvikum hafa stóru skrefin þegar verið tekin en í öðrum þarf enn að prenta út eyðublöð og flakka á milli staða til að koma þeim til skila. Því ætlum við að breyta.
Verðandi foreldrar munu hér fá hnitmiðaðar og skýrar upplýsingar um réttindi og þjónustu á meðgöngu og eftir fæðingu. Á slíkum tímamótum er spennan mikil og fæst okkar sérstaklega áhugasöm um að eyða dýrmætum tíma í að flakka á milli vefsíðna til að finna út hver næstu skref eru þegar barnið er komið í heiminn. Þess mun ekki þurfa af því að Ísland.is lætur þig vita af ungbarnaverndinni, tímabókunum hjá heilbrigðisstofnun og að sjálfsögðu minna þig á þegar tímafrestur fyrir mikilvæg atriði eins og nafngjöf er að renna út.
Og eftir því sem lífi lítillar – eða stórrar – fjölskyldu vindur fram verður Ísland.is eini staðurinn sem þarf að leita til þegar fjölskyldan þarf á þjónustu stofnana ríkisins að halda: aðstoð sérfræðinga, vegabréfin að renna út, þegar börnin fara í skóla og þegar foreldrarnir fara að huga að starfslokum.
Ísland.is kemur til með að gefa þér þær upplýsingar sem þú þarft þegar þú þarft þær.
Það reynir á þolinmæðina að þræða í gegnum ótal upplýsingasíður, umsóknir og eyðublöð fram og til baka milli stofnana til þess eins að koma til dæmis prófskírteini frá einum stað til annars. Það flokkum við alls ekki sem stafræna þjónustu.
Það sem við köllum framúrskarandi stafræna þjónustu er þegar við gerum þér kleift að sjá um alla þessa einföldu hluti á Ísland.is; þegar Ísland.is sendir þér tilkynningu í appi um að þú þurfir að endurnýja vegabréfið þitt eða að þú eigir tíma hjá lækni kl. 9:40 í fyrramálið. Og það er einmitt það sem við ætlum að gera á næstu árum.
Á Ísland.is átt þú að geta í sjálfsafgreiðslu uppfært þau gögn sem til eru um þig hjá hinu opinbera. Að sama skapi ættirðu líka að geta sótt gögn sem þú þarft á að halda af því að stundum þarf bara að sækja sakavottorð til að skila með atvinnuumsókn – það geturðu reyndar gert nú þegar – en þú gætir þurft að sækja upplýsingar um fasteignir, bifreiðar, réttindi, námsferla, stöðu við ríkissjóð eða þau leyfi sem þú hefur.
Ísland.is ætlar að einfalda þetta allt: upplýsingaleitina, umsóknirnar og ferðalagið milli stofnananna. Þar geturðu haft beint samband við þjónustufulltrúa sem beinir þér á réttan stað þar sem þú getur afgreitt málið á örfáum mínútum. Og það skiptir engu máli hver þú ert, stafræn þjónusta á að vera aðgengileg öllum og allir hópar samfélagsins eiga að geta lausnir Ísland.is – líka eldra fólk, fólk með fötlun og þau sem eiga af einhverjum ástæðum í erfiðleikum með að nýta sér stafræna þjónustu. Ísland.is verður vefur sem er aðgengilegur öllum.
Þegar það er komið fer svo sannarlega minni tími í pappírsvinnu – tími sem þú getur notað í eitthvað miklu skemmtilegra.
Fyrirtækjarekstur er alls ekki einfaldur þegar kemur að öllu sem þarf að sækja um og standa skil á til hins opinbera. Til að byrja með þarf auðvitað að stofna fyrirtækið, skrá það og sækja um rekstrarleyfi, sannvottunarleyfi eða annars konar leyfi sem gera fyrirtækinu kleift að hefja starfsemina af fullum krafti. Eftir það taka skattar og skilagreinar við, launagreiðslur og annað tengt starfsfólkinu.
Þjónusta Ísland.is við fyrirtæki mun í framtíðinni taka stórum breytingum þar sem fyrirtækin geta einmitt sótt þjónustuna og gengið frá sínum málum á einum stað. Það verður auðveldara að fylgjast með stöðu við ríkissjóð, skila og sækja þær upplýsingar sem þarf varðandi lög og reglur í fyrirtækjarekstri á Íslandi.
Á Ísland.is koma fyrirtæki til með að geta sótt ráðgjöf um alla þjónustu hins opinbera sem tengist rekstrinum. Sprotafyrirtæki eiga að geta fengið upplýsingar um styrki á vegum ríkisins og öll fyrirtæki munu njóta ávinnings í formi hagræðingar með styttri og skilvirkari málsmeðferð innan kerfisins.
Fyrir fyrirtæki verður Ísland.is eini aðgangurinn sem þarf að muna til að ganga frá öllum málum.
Stafræn þróun Ísland.is er að sjálfsögðu til bóta fyrir fólkið í landinu, en ekki síður fyrir stofnanirnar sem veita þjónustuna sem það sækir. Þessi stafræna þróun gefur stofnununum raunveruleg tækifæri í uppbyggingu til framtíðar.
Þær breytingar sem Ísland.is vinnur nú að miða allar að því að hjálpa stofnunum að byggja upp innviði og hver einasta stofnun ríkisins kemur til með að geta nýtt Ísland.is til að bæta og efla þjónustu, gera hana aðgengilegri og notendavænni – ekki bara gagnvart þeim sem nýta sér þjónustuna heldur líka gagnvart þeim sem veita hana.
Stofnanir eiga að geta treyst því að þjónusta þeirra sé aðgengileg öllum, örugg og hraðvirk, að gögn séu örugg, að umsóknarferli og samskipti séu einföld og skýr með aðgangi að nýjustu uppfærslum á virkni í stöðugri þróun. Það kemur til með að skila sér í lægri rekstrarkostnaði og skilvirkari starfsemi allra stofnana ríkisins.
Það er jú töluvert fljótlegra að birta rafræn skjöl þar sem notandinn kemst til að skoða þau og skrifa undir strax en að senda þau í föstu formi landshluta á milli.
Teymi og aðferðafræði
Verkefnastofa um stafrænt Ísland var sett á laggirnar í upphafi árs 2018.
Stafrænt Ísland vinnur að því að aðstoða opinberar stofnanir við að bæta stafræna þjónustu við almenning með því að gera þjónustuna skýrari, einfaldari og hraðvirkari. Starfsmenn verkefnastofunnar eru með fjölbreyttan bakgrunn og vinna að margvíslegum verkefnum.
Stafrænt Ísland í samstarfi við Ríkiskaup stóð fyrir útboði varðandi hugbúnaðarþróun byggða á Agile hugmyndafræðinni í janúar 2021. Útboðið var sambærilegt því útboði sem gert var í upphafi árs 2020.
Leitað var eftir samstarfsaðilum til að taka þátt í að leiða stafræna vegferð hins opinbera. Í kjölfar þess var gerður samstarfssamningur við 20 hugbúnaðarteymi. Þau teymi koma að þróun á Ísland.is. Þessi 20 teymi sem tilheyra rammasamningi Stafræns Íslands frá 14 fyrirtækjum sem telja hátt í 100 manns þegar allir eru virkjaðir.
Við sníðum stafrænar þjónustur eftir notendamiðaðri þjónustuhönnun. Við styðjumst við Agile-aðferðafræði og notendamiðaða nálgun við þróun þjónustu. Öll þjónusta er svo hönnuð samkvæmt viðurkenndu hönnunarkerfi Stafræns Íslands, sem skapar samræmi í notkun og upplifun þvert á allar stofnanir.
Stýring hugbúnaðarverkefna
Fyrstu samskipti: fyrstu samskipti við Stafrænt Ísland, væntingar, hlutverk og verkaskipting
Greining & Hönnun: greina vel vandamál og þarfir notanda áður. Tæknilegur undirbúningur
Seinna samþykki fer í gang
Þróun: forritun fer fram. Lausnin prófuð og tilbúin til innleiðingar
Innleiðing: Kynning og þjálfun. Bæði ytri og innri kynning á nýrri lausn. Aðstoð við notendur
Lausnin í loftið
Rekstur: Geta brugðist við vandamálum. Ákveða næstu skref
MLP (minimum loveable product)
MVP gerir lausninni kleift að komast sem fyrst til notenda
Er minnsta mögulega eining sem getur leyst vandamál notandans
Minna er verið að giska á hvað notandinn þarf, frekar prófa og breyta og bæta við
MVP mun ekki leysa öll vandamál fyrir alla, byrja smátt og bæta við
Stafrænt Ísland vinnur í sjö vikna lotum sem innihalda þrjár tveggja vikna spretti. Í lok hvers tveggja vikna spretts er útgáfa en þar stýrir útgáfustjóri útgáfu á uppfærslum og nýjum þjónustum stofnana og teyma eins og hljómsveitastjóri.
Sjöunda vikan í lotunni er svokölluð millivika sem er hugsuð til þess að teymi gefi sér tíma í að fara yfir hvað gekk vel, hvað illa, hvað þarf að bæta og breyta áður en haldið er inn í næstu lotu.
Gott samstarf - Sterk teymi
Verkefnastjóri: hefur heildaryfirsýn, getur verið frá birgja, stofnun eða Stafrænu Íslandi
Verkefnateymi: Starfsmenn stofnunar og birgja/útboðsteymis
Bakhjarl: Er yfirmaður hjá stofnun og getur liðkað fyrir stærri hindrunum
Vörustjóri Stafræns Íslands: Er sérfræðingur í umhverfi og vörum Stafræns Íslands
Fagleg nálgun
Við tryggjum að þjónusta Ísland.is sé aðgengileg fyrir alla notendur. Það þýðir að lausnin þarf einnig að gagnast fólki með fötlun, eldra fólki eða fólki sem á í erfiðleikum með að nýta sér stafræna þjónustu. Við vinnum með sérfræðingum á þessu sviði og leggjum mikla áherslu á aðgengi í allri þróun.
Við vinnum út frá þeirri hugmyndafræði að mesti ávinningurinn felist í lausnum sem miðast við að gera upplifun notanda eins góða og mögulegt er. Við viljum bjóða borgurum einfalda þjónustu í samskiptum við hið opinbera og hverfa frá því fyrirkomulagi að notendur þurfi að sækja þjónustu til margra mismunandi stofnana.
Stafræn þróun hefur jákvæð umhverfisáhrif. Með því að bjóða upp á stafræna þjónustu drögum við úr pappírsnotkun og fækkum bílferðum almennings á milli stofnana ríkisins.
Við höfum opnað allan kóða sem er skrifaður fyrir nýjan vef Ísland.is. Markmiðið er að öll hugbúnaðarþróun á okkar vegum verði opin og frjáls, enda sameign okkar allra.
Lausnir Ísland.is geta geymt viðkvæm persónuleg gögn. Því er gríðarlega mikilvægt að hafa öryggismál í öndvegi á öllum stigum þróunar. Við notum ekki greiningartól sem safna persónugreinanlegum gögnum. Reglulegt eftirlit verður með öllum lausnum þróuðum af Stafrænu Íslandi þar sem þriðji aðili tekur út lausnirnar til að fyrirbyggja ófyrirséða veikleika.
Stafræn viðmið
Við skilgreinum notendur og þeirra þarfir og væntingar. Við stundum notendarannsóknir og notendaprófanir með raunverulegum notendum til að tryggja að þjónustan verði sniðin að þeim. Öll þjónustan er svo hönnuð og þróuð út frá niðurstöðum greininga.
Öll okkar teymi eru þverfagleg teymi sem geta hannað, byggt upp og rekið stafræna þjónustu. Teymin eru sjálfstæð og hafa umboð til ákvarðanatöku í samráði við þjónustueiganda. Það gefur þeim færi á að vinna hratt og vel og skila virði fljótt og örugglega til notenda.
Við sníðum stafrænar þjónustur eftir notendamiðaðri þjónustuhönnun. Við styðjumst einnig við Agile-aðferðafræði og notendamiðaða nálgun við þróun þjónustu. Öll þjónusta er svo hönnuð samkvæmt viðurkenndu hönnunarkerfi Stafræns Íslands, sem skapar samræmi í notkun og upplifun þvert á allar stofnanir.
Við gerum ráð fyrir að endurskoða og endurbæta ferli reglulega. Við sjáum til að öll teymi hafi getu, aðföng og tæknilegan sveigjanleika til þess. Einnig leggjum við áherslu á að skilja hvaða tól og kerfi eru nauðsynleg til að hanna, innleiða, hýsa, reka og mæla þjónustuna.
Persónuvernd er okkar hjartans mál. Við greinum hvaða persónutengdu gögn og upplýsingar þjónustan mun veita eða geyma og metum öryggi, lagalegar skyldur og virðum persónuvernd. Við leitum ráða sérfræðinga þegar það á við.
Okkar kóðar eru opnir, þ.e. ókeypis til notkunar fyrir almenning og/eða til að breyta eftir þörfum. Opinn og frjáls hugbúnaður minnkar kostnað við verkefni, kemur í veg fyrir tvíverknað og eykur gegnsæi. Við notum einnig opna staðla sem sparar okkur tíma og peninga.
Við tryggjum að öll þjónusta sé aðgengileg fyrir alla notendur. Það þýðir að lausnin þarf einnig að gagnast fólki með fötlun, eldra fólki eða fólki sem á í erfiðleikum með að nýta sér stafræna þjónustu. Þjónustan þarf að vera aðgengileg fyrir notendur óháð því hvort fólk getur eða kann að bjarga sér í stafrænu umhverfi.
Við prófum stafræna þjónustu frá upphafi til enda í prófunarumhverfi sem er eins og raunumhverfið. Öll þjónusta þarf að vera skýr, einföld og auðveld í notkun óháð því hvaða tæki er notað. Við prófum vel og vandlega allt í tengslum við þjónustuna á meðan á þróun stendur.
Við setjum lykilmælikvarða á öll verkefni og metum árangur verkefnanna út frá þeim. Stafræna þjónustu þarf að meta til að stöðugt sé hægt að bæta hana.
Markmiðið er að öll þjónusta hins opinbera verði aðgengileg á Ísland.is. Við þróum nýjar lausnir fyrir Ísland.is og nýtum þá vinnu sem hefur verið unnin milli verkefna.