Sveigjanlegt vinnuumhverfi sem styður nútímalega stjórnun og betri nýtingu opinbers húsnæðis

Deigla er þróunarverkefni sem mun breyta því hvernig ríkisstofnanir nýta vinnuaðstöðu, þjónustu og sameiginlegt húsnæði. Markmiðið er að skapa skilvirkara, sveigjanlegra og notendavænna vinnuumhverfi þar sem starfsfólk og stjórnendur fá aðstöðu sem styður betur við raunveruleg verkefni, breytt vinnulag og framtíðarþarfir ríkisins.

Deigla er verkefni á vegum FSRE sem þróar nýja nálgun á vinnuaðstöðu ríkisstofnana með áherslu á:

• samnýtingu vinnurýma og þjónustu,

• sveigjanlegt vinnuumhverfi,

• betri nýtingu opinbers húsnæðis

• og aukin gæði vinnuaðstöðu fyrir starfsfólk og stjórnendur

Fyrir starfsfólk mun Deigla birtast sem nútímalegt og fjölbreytt vinnuumhverfi þar sem auðvelt verður að nálgast vinnuaðstöðu, fundarrými og sameiginlega þjónustu. Fyrir stjórnendur birtist breytingin hins vegar með enn skýrari hætti í rekstri, skipulagi og stjórnun vinnuumhverfis.

Hvað er deigla?

Verkefnið byggir á þeirri sýn að vinnuumhverfi eigi að styðja við starfsemi, fólk og samstarf. Ekki aðeins hýsa skrifborð. Deigla verður því bæði nýtt vinnuumhverfi og ný leið til að hugsa um opinbert húsnæði til framtíðar.

Í Deiglu er:

• Öll umsjón með fasteign og aðstöðustýring í höndum FSRE.

• Greitt fyrir aðgang að þjónustu en ekki leigu á rými.

• Samnýting höfð að leiðarljósi til að geta boðið upp á fjölbreyttari aðstöðu.

• Stærðarhagkvæmni nýtt til að auka gæði þjónustunnar.

Hvað mun Deigla þýða fyrir stjórnendur?

Aukin sérhæfing í umsjón fasteigna og breyttar væntingar til frammistöðu vinnurýmis hefur þýtt að æ meiri tími stjórnenda fer í verkefni tengd fasteignaumsjón og rekstur á vinnurými. Í Deiglu er verklagið þannig að öll aðstöðustýring, umsjón með vinnurými og fasteignaumsjón er í höndum FSRE. Forstöðumenn geta þá varið tíma sínum í þau verkefni sem snúa beint að kjarnastarfsemi sinnar stofnunar.

• Einn reikningur fyrir allt sem tengist fasteignum og þjónustu við vinnurýmið.

• Einn tengiliður fyrir öll mál sem tengjast aðstöðumálum.

• Skýrt samband milli fjölda starfsmanna og aðstöðukostnaðar.

• Fyrirsjánleiki í aðstöðukostnaði.

• Mun minni tími fer í umsýslu með fasteignum, aðstöðustjórnun og þjónustu.

Betri nýting húsnæðis

Í dag er algengt að stór hluti skrifstofurýma standi ónýttur hluta dags eða viku vegna fjarvinnu, funda eða breyttra starfshátta. Með Deiglu verður vinnuaðstaða skipulögð út frá raunverulegri notkun og þörfum starfseminnar.

Sveigjanlegra vinnuumhverfi fyrir breyttan veruleika

Starfshættir ríkisins hafa tekið miklum breytingum síðustu ár. Fjarvinna, teymisvinna og verkefnamiðuð vinna kalla á annað skipulag en áður. Deigla býður upp á fjölbreyttar gerðir vinnurýma sem henta verkefnum og vinnuskipulagi að hverju sinni.

Í stað þess að allir sitji við sama skrifborð alla daga verður vinnuumhverfið hannað til að styðja mismunandi þarfir yfir daginn.

Minni áhersla á fermetra — meiri áhersla á þjónustu og upplifun

Deigla snýst ekki eingöngu um að spara pláss. Verkefnið snýst um að bæta gæði vinnuumhverfis og nýta sameiginlega þjónustu betur og veita nauðsynlega þjónustu á staðnum.

Þróun þjónustunnar er í höndum FSRE og því þurfa stjórnendur ekki að verja sínum tíma í að þróa aðstöðuna.

Meðal þess sem Deigla býður upp á er:

• Betri og fjölbreyttari mötuneyti.

• Fullbúin fundarherbergi með þjónustu.

• Svæði fyrir samvinnu, miðlun og þjálfun.

Auðveldari aðlögun að breytingum

Stofnanir breytast yfir tíma — verkefni stækka, dragast saman eða þróast í nýjar áttir. Hefðbundið skrifstofuhúsnæði getur verið stíft og erfitt að laga að slíkum breytingum. Stofnanir geta sótt og skilað aðgangi fyrir starfsfólk í takt við breytilegar þarfir. Aðstaða fyrir samstarf þvert á stofnanir eða fyrir utanaðkomandi verktaka er til reiðu án þess að fara þurfi í breytingar á húsgögnum eða rýmum.