Ertu að afhenda gögn?

Gögn geta verið á pappírsformi af ýmsum stærðum og tegundum, til dæmis bréf, kort, teikningar og uppdrættir. Pappír hefur verið ráðandi varðveisluform opinberra skjala síðustu aldir. Pappírsskjöl afhendingarskyldra aðila skulu afhent Þjóðskjalasafni þegar þau hafa náð 30 ára aldri.

Rafræn gögn geta verið af ýmsu tagi, allt frá einföldum textaskrám og stafrænum ljósmyndum til gagnagrunna. Rafrænum gögnum afhendingarskyldra aðila skal að jafnaði skilað til Þjóðskjalasafns þegar þau hafa náð 5 ára aldri.

Gögn sem eru afhent Þjóðskjalasafni geta verið á öðru formi en rafrænu eða á pappír. Slík dæmi eru þó fátíð og eru frávik. Dæmi um gögn á öðru formi eru til dæmis eldri hljóð- og myndupptökur.

Opinber gögn eru gögn sem verða til í starfsemi afhendingarskyldra aðila samkvæmt ákvæðum laga um opinber skjalasöfn. Þetta geta verið gögn stofnana, sveitarfélaga og einkaaðila sem annast opinber verkefni eða eru í eigu hins opinbera.

Opinberir aðilar skilgreinast sem afhendingarskyldir aðilar samkvæmt lögum um opinber skjalasöfn og bera því afhendingarskyldu til opinberra skjalasafna.

Skjalasöfn opinberra aðila eru stærstur hluti safnkosts Þjóðskjalasafns Íslands.

Samkvæmt lögum um opinber skjalasöfn ber eftirfarandi aðilum skylda til að afhenda skjöl sín til varðveislu á Þjóðskjalasafni:

• Embætti forseta Íslands

• Dómstólar

• Stjórnarráð Íslands ásamt öllum stjórnsýslunefndum og stofnunum sem heyra undir það

• Sveitarfélög, stofnanir þeirra og nefndir (sem ekki eiga aðild að héraðsskjalasafni)

• Þjóðkirkjan

• Lögaðilar sem sinna opinberu verkefni

• Lögaðilar sem eru í 51% hluta eða meira í eigu hins opinbera
  

Jafnframt hvílir afhendingarskylda á eftirfarandi aðilum með takmörkunum:

• Skráð trúfélög

• Skiptastjórar þrotabúa og dánarbúa

• Aðilar sem hafa í vörslu sinni afhendingarskyld skjöl án þess að eiga löglegt tilkall til þeirra

Einkaskjöl eru þau gögn sem verða til hjá einstaklingum, fjölskyldum, fyrirtækjum og félögum. Ekki er skylda að skila slíkum gögnum til Þjóðskjalasafns en eitt af hlutverkum safnsins er að varðveita einkaskjöl sem mikilvægar heimildir um sögu þjóðarinnar.

Þjóðskjalasafn varðveitir stærsta safn einkaskjala á Íslandi en auk þess eru héraðsskjalasöfn og handritasafn Landsbókasafns helstu stofnanir sem taka einkaskjalasöfn til varðveislu.

Einkaskjöl eru heimildir um þjóðarsöguna og eru ekki síður mikilvægar heimildir um söguna en gögn opinberra aðila. Þau geta jafnvel opnað nýja sýn á sögu fyrri tíma.

Hefð hefur skapast á Íslandi fyrir því að greina einkaskjalasöfn í eftirfarandi flokka:

• Einstaklingar og fjölskyldur

• Fyrirtæki

• Félagasamtök

Einkaskjöl geta verið mjög margbreytileg, svo sem dagbækur, bréf, prófskírteini, eignaskjöl, samningar, handrit að hvers konar ritsmíðum, fundargerðabækur, bókhaldsgögn og alls kyns reikningar og þannig mætti lengi telja. Uppskriftir skjala og handrita annarra, jafnvel prentaðra bóka, teljast einnig til einkaskjala. Þá teljast ljósmyndir og myndskeið til skjala og eru hluti viðkomandi einkaskjalasafns.

Gögnin geta verið á ýmsu formi og Þjóðskjalasafn tekur einnig til varðveislu skjalasöfn einkaaðila sem eru á rafrænu formi. Nánast öll gögn sem myndast nú til dags eru á rafrænu formi og nauðsynlegt að þau séu einnig varðveitt til framtíðar.

Þjóðskjalasafn á og rekur vefinn Einkaskjalasafn.is, sem er afurð samstarfsverkefnis Þjóðskjalasafns Íslands, héraðsskjalasafna og Landsbókasafns Íslands - Háskólabókasafns. Á vefnum er nú að finna upplýsingar um rúmlega 7.000 einkaskjalasöfn sem varðveitt eru á 19 vörslustofnunum.

Sérfræðingar safnsins veita aðstoð og ráðgjöf um allt sem lýtur að frágangi og varðveislu einkaskjala og aðgengi að þeim eftir að þau hafa verið afhent safninu til varðveislu.