Ertu að afhenda gögn?

Þegar til gjaldþrotaskipta kemur eða skiptingu dánarbús kveða lög um að skiptastjóri skuli taka við skjölum sem teljast mikilvæg skiptunum. Skiptastjóri ber ábyrgð á skjölum í hans vörslu nema þau hafi verið afhent fyrir dómi eða til sýslumanns og skal skila þeim eftir að skiptum lýkur til Þjóðskjalasafnsins.

Sama gildir um dómstóla en lög kveða að framlögð skjöl í dómi skuli vera varðveitt í skjalasafni viðkomandi dómstóls þar til þeim er skilað til Þjóðskjalasafnsins.

Lagaheimildir:

• 1. mgr. 80. gr. laga um gjaldþrotaskipti o.fl. nr. 21/1991 og

• 1. mgr. 51. gr. laga um skipti á dánarbúum o.fl. nr. 20/1991

• 2. mgr. 13. gr. laga um meðferð einkamála

Skiptastjórar, sem óska eftir afhendingu þrotabús eða dánarbús til Þjóðskjalsafns, skulu senda erindi þess efnis á netfangið skjalavarsla@skjalasafn.is.

• Með erindinu þarf að fylgja rafræn geymsluskrá (Sækja).

• Ef afhenda á fleiri en eitt bú skal fyllt út sérstök rafræn skrá yfir þau þrotabú/dánarbú sem afhenda á (Sækja).

• Athugið að aðeins er tekið við búum þegar skiptum þeirra er lokið.

• Afhending þrotabúa eða dánarbúa fer ekki fram fyrr en Þjóðskjalasafn hefur yfirfarið geymsluskrá og önnur fylgiskjöl ef við á og gengið úr skugga um að þau séu fullnægjandi.

• Panta þarf afhendingartíma áður en til afhendingar á Þjóðskjalasafn kemur.

Eftirfarandi leiðbeiningar eiga við um frágang á skjölum þrotabúa og dánarbúa.

Vinsamlegast athugið að skiptum þeirra þarf að vera lokið áður en tekið er við gögnum.

Frágangur skjala

Skjölin á að afhenda í kössum.

• Ef afhendingin er eingöngu fylgiskjalamöppur bókhalds er hægt að nota möppukassa sem rúma fjórar eða átta möppur.

• Önnur skjöl skal afhenda í skjalaöskjum sem Þjóðskjalasafn mælir með.

  • Hver askja er merkt með skýrum stöfum á hlið og lok með heiti bús og tölustaf (númeri kassa), sjá mynd 1 og 2.

  • Vinsamlegast notið blýant.
    

• 
  

• Ef þrotabú eða dánarbú eru lítil umfangs á að setja fleiri en eitt bú í hverja öskju.

  • Búin eru aðskilin með örkum í öskjunni og arkirnar merktar með heiti bús.

  • Athugið að yfirfylla ekki öskjurnar

Skráning

Upplýsingar um hvenær skiptum lauk skipta afar miklu máli vegna hugsanlegrar grisjunar dómsskjala og bókhalds búsins.

• Þegar um mörg þrotabú eða dánarbú er að ræða þá skal lista þau upp í sérstaka rafræna skrá.

  • Fyrir hvert bú skal koma fram heiti (í nefnifalli), kennitala og skiptalok.

  • Heiti lögmanns/lögmannsstofu, aðsetur og sími skal koma fram í skránni.

  • Sjá sýnidæmi hér.
    

    

• Skrá skal auðkennið „db.“ fyrir framan heiti einstaklings ef um dánarbú er að ræða.

• Fyrir stærri þrotabú eða dánarbú skal útbúa geymsluskrá sem inniheldur eftirfarandi upplýsingar:

  • Heiti lögmanns/lögmannsstofu, aðsetur og síma

  • Heiti bús og kennitala,

  • Númer kassa og innihald kassans.

  • Upplýsingar frá hvaða tíma skjölin eru og skiptalok.

  • Sjá sýnidæmi hér.
    

    

• Dómsskjöl og bókhald má oft grisja síðar og því er mikilvægt þegar innihald er skráð og skjölin sett í kassana að greina á milli:

  • Fundagerða og bréfa fyrirtækisins (skjalasafn fyrirtækis)

  • Málsskjala búsins

  • Dómsskjala

  • Bókhalds

  • Ársreikninga

Mikið magn af skjölum fylgir almennt þrotabúum en samkvæmt lögum hér á landi skal varðveita þau í sjö ár frá lokun viðkomandi reikningsárs:

• Allar bækur, sem fyrirskipaðar eru í lögunum,

• Bókhaldsgögnum og fylgiskjölum, sem og bréf

• Myndrit og skeyti eða samrit þeirra,

• Önnur gögn sem varðveitt eru í rafrænu formi, á örfilmu eða á annan sambærilegan tryggan og öruggan hátt

Fyrirtæki sem nota sjóðvélar er þó ekki skylt að varðveita innri strimla lengur en þrjú ár frá lokum viðkomandi reikningsárs enda liggi fyrir fullfrágengið bókhald og undirritaður ársreikningur.

Bókhaldsskjöl má því grisja, að þessum ákvæðum uppfylltum, að því gefnu að bókhaldsskjölin hafi ekki þýðingu við skipti búsins.

Lagaheimild:

• 1. mgr. 20. gr. laga um bókhald nr. 145/1994

Greiða skal gjald vegna varðveislu og eyðingu skjala þrotabúa skv. gjaldskrá Þjóðskjalasafns. Þessi gjöld eru:

• Vörslugjald fyrir hvern hillumetra pappírsskjala eða hvert gígabæt af rafrænum gögnum

• Eyðingargjald sömu gagna að 7 árum liðnum

Gjöldin eru greidd í einu lagi við afhendingu gagnanna og telst sá kostnaður hluti af gjaldþrotaskiptum samkvæmt lögum.

Gjaldskrá Þjóðskjalasafns Íslands má finna hér.

Lagaheimild:

• 9. mgr. 15. gr. laga um opinber skjalasöfn.