1. gr.

Gildissvið og skilgreiningar.

Reglur þessar gilda um afhendingarskylda aðila skv. 5. gr. laga nr. 66/1985 um Þjóðskjalasafn Íslands. Þær gilda um afhendingu á vörsluútgáfum gagna úr rafrænum gagnakerfum, þ.e. rafrænna skráa, rafrænna gagnagrunna, rafrænna dagbókarkerfa og rafrænna mála- og skjalavörslukerfa.

Hugtakið afhendingaraðili er hér notað yfir alla þá sem reglur þessar taka til samkvæmt ofangreindum lögum.

Hugtakið vörsluútgáfa er hér notað yfir vörsluútgáfur gagna úr rafrænum gagnakerfum.

Hugtakið viðtökuskjalasafn er hér notað fyrir Þjóðskjalasafn Íslands og héraðsskjalasöfn sem uppfylla skilyrði þjóðskjalavarðar um varðveislu rafrænna gagna.

2. gr.

Varðveisla.

Gögn úr rafrænum gagnakerfum, sbr. skilgreiningu í 1. gr., og hljóð- og myndskeið, sem ákveðið hefur verið að varðveita, skal varðveita eftir reglum

Viðtökuskjalasafn getur ákveðið að varðveita skuli önnur skjala- og gagnasöfn í formi vörsluútgáfu en skilgreind eru í 1. mgr. vegna varðveislusjónarmiða.

3. gr.

Vörsluútgáfa.

Gögnum úr rafrænum gagnakerfum, sem tilgreind eru í 1. og 2. grein og ákveðið hefur verið að varðveita, skal fyrir afhendingu breytt í vörsluútgáfu.

Vörsluútgáfu skal búa til eftir þeim leiðbeiningum og fyrirmælum sem Þjóðskjalasafn Íslands mælir fyrir um, sbr. viðauka 2-8.

Ef þess gerist þörf getur Þjóðskjalasafn Íslands ákveðið annað varðveisluform rafrænna gagna en skilgreint er fyrir vörsluútgáfu í viðaukum 2-8.

4. gr.

Myndun og afhending vörsluútgáfu.

Myndun og afhending vörsluútgáfu skv. 1. gr. skal fara fram á þeim tíma sem viðtökuskjalasafn hefur áður ákveðið.

Viðtökuskjalasafn getur að auki ákveðið að mynda skuli vörsluútgáfu úr rafrænum gagnakerfum þegar nauðsyn krefur vegna varðveislusjónarmiða.

5. gr.

Samþykkt vörsluútgáfu.

Vörsluútgáfur skulu prófaðar og samþykktar af viðtökuskjalasafni.

6. gr.

Eyðing gagna.

Eyðing rafrænna gagna er óheimil nema til komi heimild Þjóðskjalasafns Íslands eða á grundvelli sérstakra reglna þess efnis samkvæmt lögum nr. 66/1985 um Þjóðskjalasafn Íslands.

7. gr.

Aðgangur að gögnum.

Afhendingaraðila er skylt að veita aðgang að rafrænum gögnum sem afhent hafa verið í vörsluútgáfu í 30 ár í samræmi við ákvæði laga.

Viðtökuskjalasafni er skylt, sé þess óskað, að veita aðgang að rafrænum gögnum sem afhent hafa verið í vörsluútgáfu í samræmi við ákvæði laga þegar liðin eru 30 ár frá því að þau urðu til.

8. gr.

Gildistaka o.fl.

Reglur þessar eru settar á grundvelli 3. tölul. 4. gr. laga nr. 66/1985 um Þjóðskjalasafn Íslands. Þær taka gildi 1. febrúar 2014.

Reglur Þjóðskjalasafns Íslands um afhendingu á vörsluútgáfum gagna úr rafrænum gagnakerfum afhendingarskyldra aðila nr. 626 frá 30. júní 2010 falla úr gildi.

Til og með 1. ágúst 2014 hafa afhendingarskyldir aðilar leyfi til að skila vörsluútgáfum eftir reglum nr. 626 frá 30. júní 2010, sbr. 2. mgr.

Viðtökuskjalasafn getur ákveðið að veita afhendingarskyldum aðila undanþágu frá 3. mgr. og veitt lengri frest.

Þjóðskjalasafni Íslands, 17. janúar 2014.

Eiríkur G. Guðmundsson þjóðskjalavörður.

VIÐAUKAR
(sjá PDF-skjal)

B deild - Útgáfud.: 31. janúar 2014