I. KAFLI Almenn ákvæði.

1. gr. Tilgangur.

Reglur þessar eru settar með stoð í lögum um opinber innkaup nr. 84/2007 og í samræmi við áskilnað 19. gr. laganna. Tilgangur reglnanna er að útfæra nánar verklag við kaup á vörum, þjónustu og verklegum framkvæmdum. Reglurnar eru settar til að stuðla að vönduðum og hagkvæmum innkaupum Fjarðabyggðar og tryggja gæði vöru, þjónustu og verka sem Fjarðabyggð kaupir. Ennfremur skulu reglurnar stuðla að því að litið sé til umhverfissjónarmiða og líftíma vöru við innkaup.

Reglunum er ætlað að tryggja vandaða stjórnsýsluhætti við innkaup Fjarðabyggðar, að jafnræðis sé gætt og þannig stuðlað að virkri samkeppni og hagkvæmni í rekstri.

2. gr. Gildissvið.

Reglur þessar gilda um Fjarðabyggð, allar stofnanir, svið og deildir, sem reknar eru af sveitarfélaginu, sbr. ákvæði í lögum um opinber innkaup. Reglurnar taka ekki til samtaka eða samlaga sem sveitarfélagið á aðild að með öðrum sveitarfélögum, þó svo að lög um opinber innkaup nr. 84/2007 geti gilt um þau, sbr. 3. gr. laganna.

Reglurnar taka til allra innkaupa Fjarðabyggðar undir þeim viðmiðunarfjárhæðum Evrópska efnahagssvæðisins sem í gildi eru hverju sinni.

Reglurnar gilda ekki þegar áætluð samningsfjárhæð innkaupa er yfir viðmiðunarfjárhæðum Evrópska efnahagssvæðisins. Þá skal viðhafa útboð á Evrópska efnahagssvæðinu í samræmi við áskilnað laga um opinber innkaup nr. 84/2007 og reglna sem settar eru á grunni þeirra.

Við innkaup skal enn fremur fylgja lögum um opinber innkaup nr. 84/2007, lögum um framkvæmd útboða nr. 65/1993 sem og öðrum lögum sem kunna að verða sett og varða málefni sveitarfélaga.

3. gr. Samningar sem innkaupareglurnar taka til.

Innkaupareglur þessar taka til skriflegra samninga um fjárhagslegt endurgjald sem Fjarðabyggð gerir við eitt eða fleiri fyrirtæki og hafa að markmiði framkvæmd verks, sölu á vöru eða veitingu þjónustu í skilningi reglna þessara.

Til verksamninga teljast samningar sem hafa að markmiði framkvæmd, eða framkvæmd og hönnun, á verkum sem m.a. flokkast undir margvíslega byggingastarfsemi, og á verkum eða framkvæmd verks, með hvers konar aðferðum sem svara eiga til krafna sem kaupandi hefur sett fram. Með verki í þessum skilningi er átt við afrakstur mannvirkjagerðar eða verkfræðilegra aðferða sem getur, sem slíkur, þjónað efnahagslegu eða tæknilegu hlutverki. Dæmi um verksamninga eru samningar um gerð nýbygginga og ýmissa þátta þeirra, gerð gatna og lagna, jarðvinnu og lagningu margvíslegra yfirborðsefna.

Til vörusamninga teljast aðrir samningar en um ræðir í 2. mgr. þessarar greinar, sem hafa að markmiði kaup, leigu eða fjármögnunarleigu, með eða án kaupréttar, á vöru. Samningur sem felur í sér tilfallandi ísetningu eða uppsetningu vöru telst vörusamningur.

Til þjónustusamninga teljast samningar sem ekki eru verk- eða vörusamningar og hafa að markmiði veitingu þjónustu, svo sem viðhalds- og viðgerðarþjónustu, fjarskiptaþjónustu, fjármálaþjónustu, vátryggingarþjónustu, tölvuþjónustu, ráðgjafaþjónustu, garðslátt, sorp- og hreinlætisþjónustu, o.fl. Ef samningur nær bæði til kaupa á vöru og þjónustu skal hann teljast þjónustusamningur ef sá þáttur samningsins sem lýtur að þjónustu nemur hærri fjárhæð en vöruþátturinn. Samningur sem hefur að markmiði veitingu þjónustu og felur í sér tilfallandi verk með hliðsjón af meginmarkmiði samningsins, telst þjónustusamningur.

Um skilgreiningar á einstökum samningsgerðum vísast að öðru leyti til laga um opinber innkaup nr. 84/2007, einkum 4. gr.

4. gr. Samningar undanþegnir ákvæðum innkaupareglnanna.

Innkaupareglur þessar taka ekki til þjónustusamninga er varða:

1. Kaup eða leigu, gegn hvers konar fjárhagslegu endurgjaldi, á jörð, byggingum sem þegar hafa verið reistar eða öðrum fasteignum eða réttindum yfir þeim. Samningar um fjármálaþjónustu sem gerðir eru fyrir, eftir eða samhliða samningnum um kaup eða leigu á fasteign falla þó undir gildissvið reglnanna.
2. Vinnusamninga.
3. Fjármálaþjónustu í tengslum við útgáfu, sölu, kaup eða aðilaskipti að verðbréfum eða öðrum sambærilegum gögnum.
4. Rannsókn og þróun á þjónustu, að frátöldum samningum þar sem kaupendur bera allan kostnað af þjónustunni og hafa einkarétt á að njóta góðs af árangrinum í starfsemi sinni.
5. Þjónustu sem gerð er við aðila eða félag aðila sem sjálfir teljast kaupendur eða á grundvelli einkaréttar sem þeir njóta samkvæmt lögum eða stjórnvaldsfyrirmælum sem eru í samræmi við reglur samningsins um Evrópska efnahagssvæðið.

Ákvæði 9. og 10. gr. innkaupareglnanna gilda ekki um samninga um þjónustu sem kveðið er á um í II. viðauka B við útboðstilskipun Evrópuþingsins og ráðsins 2004/18/EB frá 31. mars 2004, s.s. hótel- og veitingahúsarekstur, lögfræðiþjónustu, rannsóknir og öryggisþjónustu, menntun og starfsmenntun, heilbrigðis- og félagsþjónustu og tómstunda-, menningar- og íþróttastarfsemi.

Við túlkun á efni samninga samkvæmt 2. mgr. þessarar greinar skal líta til II. viðauka B við lög um opinber innkaup nr. 84/2007. Samningar um slíka þjónustu skulu gerðir í samráði við fjármálastjóra. Birta skal tilkynningu um fyrirhugað verkefni á vefsíðu Fjarðabyggðar og auglýsa eftir áhugasömum aðilum til að taka það að sér.

II. KAFLI Ábyrgð, umsjón og eftirfylgni með innkaupum.

5. gr. Ábyrgð á innkaupum.

Bæjarstjóri ber ábyrgð á öllum innkaupum Fjarðabyggðar. Sviðsstjórar bera ábyrgð á innkaupum sviða og stofnana sem undir þá heyra. Forstöðumenn stofnana bera ábyrgð á innkaupum sinna stofnana. Fjármálastjóri ber ábyrgð á innkaupum sem heyra undir fleiri en eitt svið.

Áður en ákvörðun er tekin um innkaup, útboð undirbúið eða samið um framkvæmd verks, kaup á vöru eða veitingu þjónustu, skal greina þörf fyrir innkaup. Mikilvægt er að það sé gert í samráði við væntanlega notendur og jafnframt íhugað hvort þörfin verði uppfyllt eftir öðrum leiðum, s.s. með breyttu vinnulagi, endurnýtingu, þjónustu eða á annan hátt. Ef ákvörðun um innkaup leiðir til breytinga á þjónustu Fjarðabyggðar skal fjalla um þær breytingar í viðkomandi fagnefnd eða bæjarráði áður en innkaup hefjast.

Æskilegt er að á þessu stigi sé leitað upplýsinga hjá seljendum um valkosti sem eru í boði, innkaupaverð, gæði, umhverfisáhrif og líftímakostnað. Áætlaður kostnaður og ávinningur af kaupunum er metinn og kannað með hvaða hætti þarfir kaupanda verða best uppfylltar.

6. gr. Umsjón og eftirfylgni með innkaupum.

Bæjarstjóri, sviðsstjórar og forstöðumenn stofnana sveitarfélagsins hafa umboð til innkaupa. Sviðsstjórar og forstöðumenn geta falið einstökum starfsmönnum umboð til innkaupa á afmörkuðum þáttum deildar eða sviðs.

Bæjarráð skal staðfesta alla innkaupasamninga sem gerðir eru á grundvelli útboða í samræmi við 12.-16. gr. reglna þessara.

Bæjarstjóri skal staðfesta samninga sem gerðir eru um innkaup.

Sviðsstjórar skulu fylgjast með innkaupum, hver á sínu sviði og vera forstöðumönnum til aðstoðar við innkaup og framfylgd innkaupareglna. Þeir skulu stuðla að og fylgjast með samræmingu innkaupa innan sinna sviða. Sviðsstjórar skulu, í samvinnu við fjármálastjóra, leitast við að samræma innkaup milli allra sviða og stofnana sveitarfélagsins.

Fjármálastjóri leiðbeinir og hefur eftirlit með öllum innkaupum Fjarðabyggðar með samræmingu og hagkvæmni að leiðarljósi.

III. KAFLI Undirbúningur innkaupa.

7. gr. Val á aðferð við innkaup.

Áður en ákvörðun er tekin um innkaup og samið um framkvæmd verks, kaup á vöru eða veitingu þjónustu, skal jafnframt lagt mat á hvaða aðferð henti við innkaupin, með tilliti til eðlis og umfangs þeirra, sbr. einnig önnur ákvæði reglna þessara. Fjármálastjóri leiðbeinir kaupendum um innkaup sveitarfélagsins.

Við innkaup Fjarðabyggðar samkvæmt reglum þessum skal einkum nota eftirfarandi aðferðir:

Almennt útboð.
Lokað útboð.
Verðfyrirspurn/verðsamanburður.

Að höfðu samráði við fjármálastjóra, er í öðrum tilvikum heimilt að viðhafa eftirfarandi aðferðir við innkaup:

Innkaup eftir rammasamningum.
Samningskaup að undangenginni birtingu útboðsauglýsingar.
Samningskaup án undangenginnar birtingar útboðsauglýsingar.
Sérleyfissamninga.
Samningskaup vegna hönnunarsamkeppni.
Samkeppnisviðræður.

8. gr. Ákvörðun um viðmiðunarfjárhæðir o.fl.

Bæjarstjórn gefur út viðmiðunarfjárhæðir sem miða skal við þegar valin er aðferð við innkaup. Bæjarstjórn skal árlega endurskoða viðmiðunarfjárhæðir.

Viðmiðunarfjárhæðir og breytingar á þeim skal auglýsa á sama hátt og reglur þessar, en auk þess á vefsíðu Fjarðabyggðar og með öðrum þeim hætti sem tíðkast að birta opinberar auglýsingar í sveitarfélaginu.

Þjónusta skv. 2. mgr. 4. gr. reglna þessara er ekki háð ákvæðum 9. og 10. gr. reglnanna.

9. gr. Viðmiðunarfjárhæðir vegna útboða.

Útboð, sbr. 12.-15. gr. reglnanna, skal viðhaft sem meginregla þegar áætluð samningsfjárhæð, að meðtöldum virðisaukaskatti, nær eftirtöldum fjárhæðum:

Verklegar framkvæmdir: yfir 30 m.kr.
Kaup á þjónustu: yfir 15 m.kr.
Vörukaup: yfir 10 m.kr.

Einnig er heimilt að kaupa inn á grundvelli rammasamnings skv. reglunum sé upphæð innkaupa yfir ofangreindum fjárhæðum. Heimilt er að viðhafa önnur innkaupaferli í þeim undantekningartilvikum sem reglurnar greina.

10. gr. Viðmiðunarfjárhæðir vegna verðfyrirspurna.

Gera skal formlega fyrirspurn um verð, önnur kjör og eiginleika, sbr. 17. gr. reglnanna, þegar áætluð fjárhæð innkaupa að meðtöldum virðisaukaskatti er innan marka eftirfarandi fjárhæða:

Verklegar framkvæmdir: 6-30 m.kr.
Kaup á þjónustu: 3-15 m.kr.
Vörukaup: 3-10 m.kr.

Heimilt er að viðhafa önnur innkaupaferli í þeim undantekningartilvikum sem reglurnar greina.

11. gr. Mat á virði og skipting innkaupa.

Við útreikning á áætluðu virði samnings skal miða við þá heildarfjárhæð sem kaupandi kemur til með að greiða fyrir innkaup, að meðtöldum virðisaukaskatti, þ.m.t. aðföng sem kaupandi lætur bjóðanda í té, flutningur vöru og þóknanir og annað það sem kaupandi leggur til og metið verður til fjár.

Við útreikninginn skal taka tillit til heildarfjárhæðar, þar á meðal hvers konar valfrjálsra ákvæða og hugsanlegrar endurnýjunar samnings. Sé fyrirhugað að kaupa vöru, þjónustu eða verk í áföngum skal miða við samanlagt heildarverð allra áfanga sem boðnir eru út, með virðisaukaskatti.

Útreikningur skal miðast við þann tíma þegar tilkynning um innkaupin er send til opinberrar birtingar eða þegar kaupandi hefst handa við innkaupaferli þegar ekki er skylt að tilkynna opinberlega um innkaup.

Óheimilt er að skipta upp verki eða innkaupum á vöru og/eða þjónustu í því skyni að innkaup verði undir viðmiðunarfjárhæðum.

Almennt skulu samningar ekki vera ótímabundnir.

Við útreikning á áætluðu virði verksamnings skal miða við kostnað við verkið auk verðmætis aðfanga sem kaupandi lætur bjóðanda í té við verkið.

Við útreikning á áætluðu virði vörusamnings skal telja kostnað vegna flutnings vöru með í vöruverði.

Þegar um er að ræða þjónustusamning þar sem heildarfjárhæð er ótilgreind skal miða við áætlaða samningsfjárhæð allan gildistíma samningsins. Sé samningstíminn óviss skal miða við heildargreiðslur samkvæmt samningnum í 48 mánuði.

Þegar um er að ræða samninga um fjármögnunarleigu, leigu eða kaupleigu á vörum til 12 mánaða eða skemur skal miða við heildarsamningsfjárhæð. Sé samningur bundinn til lengri tíma skal miðað við heildarfjárhæð auk virðis varanna við lok samningstímans. Sé samningstíminn óviss skal miða við heildargreiðslur samkvæmt samningnum í 48 mánuði.

IV. KAFLI Aðferðir við innkaup.

12. gr. Almennt útboð.

Þegar um er að ræða kaup á verki eða þjónustu sem margir geta framkvæmt eða veitt, eða vöru sem margir selja eða geta útvegað, skal viðhafa almennt útboð, sbr. þó 10. gr. reglnanna.

13. gr. Lokað útboð.

Þegar opnu útboði verður ekki við komið, það þykir ekki hagkvæmur kostur eða aðrar málefnalegar ástæður eru fyrir hendi er heimilt að viðhafa lokað útboð. Lokað útboð skal almennt ekki viðhaft nema að undangengnu forvali. Við lokað útboð skal leitast við að ná fram raunhæfri samkeppni og skal fjöldi þátttakenda taka mið af því.

Þegar um er að ræða vandasöm, faglega og/eða tímalega krefjandi og/eða fjárfrek verk, skal tryggja eins og kostur er að væntanlegir bjóðendur hafi bæði faglega og fjárhagslega getu til að framkvæma viðkomandi verk. Sama gildir þegar um er að ræða kaup á þjónustu eða vöru. Til að tryggja framangreint skal lokað útboð viðhaft, þegar útboðsskylda er fyrir hendi, sbr. 9. gr. reglnanna.

14. gr. Forval.

Þegar forval er viðhaft til að velja þátttakendur í lokuðu útboði, hönnunarsamkeppni, samkeppnisviðræðum eða samningskaupum að undangenginni útboðsauglýsingu skal auglýsa tilkynningu um forval með áberandi hætti þannig að áhugasöm fyrirtæki geti tekið þátt í forvalinu.

Í auglýsingu skulu koma fram nægilega miklar upplýsingar til að fyrirtæki geti tekið afstöðu til þess hvort þau hyggjast taka þátt í forvali og eftirfarandi útboði.

Í forvalsgögnum skulu koma fram málefnaleg og óhlutdræg skilyrði eða reglur sem leggja á til grundvallar við val þátttakenda. Skýr ákvæði skulu vera um hvaða gagna eða upplýsinga er krafist frá umsækjendum, meðal þeirra skulu vera gögn sem sýna getu umsækjenda til að taka að sér verkefnið.

Í forvali er heimilt að takmarka fjölda þeirra sem valdir eru til að taka þátt í lokuðu útboði, samkeppnisviðræðum eða samningskaupum, enda hafi nægilega margir þátttakendur tekið þátt í forvali. Fjöldi þátttakenda sem valdir eru skal ætíð vera nægilegur til að tryggja raunverulega samkeppni.

15. gr. Lokað útboð án forvals.

Lokað útboð án forvals skal einungis viðhaft í undantekningartilvikum, enda liggi málefnalegar og gildar ástæður því að baki. Samráð skal haft við fjármálastjóra um slíkt.

16. gr. Undantekningar frá útboði.

Samningar um þjónustu skv. 2. mgr. 4. gr. reglna þessara eru undanþegnir ákvæðum 9. og 10. gr. Þegar ófyrirséðar, sérstakar aðstæður kalla á getur bæjarstjórn tekið ákvörðun um að víkja frá skyldu til útboðs samkvæmt reglunum. Fjármálastjóra er heimilt að veita undanþágu frá verðfyrirspurn ef ríkar ástæður eru fyrir hendi, svo sem ef búnaður eða þjónusta fæst eingöngu hjá einum aðila.

17. gr. Verðfyrirspurn.

Verðfyrirspurn skal vera undanfari ákvörðunar um innkaup þegar áætluð samningsfjárhæð innkaupa er á því verðbili sem 10. gr. reglna þessara greinir. Verðfyrirspurnir snúast ekki eingöngu um innkaupaverð heldur geta þær einnig náð til annarra kjara og eiginleika vöru, þjónustu og verka, eftir atvikum.

Verðfyrirspurn er framkvæmd til að afla tilboða frá tilteknum aðilum sem taldir eru geta útvegað vöru, veitt þjónustu eða framkvæmt verk, sem óskað er eftir hverju sinni. Fyrirspurnargögn og tilboð skulu vera skrifleg. Heimilt er að senda út fyrirspurnir og taka við tilboðum skv. þeim með símbréfi og/eða tölvupósti. Fyrirspurnargögn skulu vera greinargóð og skýrt tekið fram ef meta á tilboð á öðrum forsendum en einungis verði. Opnun tilboða samkvæmt verðfyrirspurn, á tilsettum opnunartíma, skal skráð af þeim starfsmanni sem gerir fyrirspurnina, nema annað sé ákveðið. Tilboð skulu borin saman og þátttakendur upplýstir um val á tilboði.

18. gr. Verðsamanburður við innkaup undir viðmiðunarfjárhæðum.

Við innkaup undir viðmiðunarfjárhæðum skv. 10. gr. reglna þessara þar sem fyrirspurn verður ekki við komið vegna eðlis innkaupa, t.d. þegar um er að ræða kaup á sérhæfðri vöru, þjónustu eða verkum, eða þar sem ekki þykir skynsamlegt að viðhafa fyrirspurn, t.d. þegar lítið magn er keypt í einu, skal þó ávallt gæta hagkvæmni og gera samanburð meðal sem flestra fyrirtækja á verði og öðrum eiginleikum vöru, þjónustu og verka. Virða skal jafnræði seljenda, sbr. 1. gr. reglnanna.

19. gr. Rammasamningar.

Rammasamninga skal gera í samræmi við þau innkaupaferli sem mælt er fyrir um í reglum þessum. Í rammasamningi er heimilt að ákveða að kaupendur séu ekki skuldbundnir til að skipta eingöngu við aðila rammasamnings við þau innkaup sem samningur tekur til, enda séu slík frávik tilgreind í útboðsgögnum.

Aðeins er heimilt að gera einstaka samninga á grundvelli rammasamnings við þau fyrirtæki sem upphaflega voru aðilar rammasamnings. Við gerð einstakra samninga á grundvelli rammasamnings er óheimilt að gera verulegar breytingar á skilmálum rammasamnings, einkum þegar um er að ræða rammasamning sem um ræðir í 4. mgr.

Gildistími rammasamnings má ekki vera lengri en fjögur ár nema í undantekningartilvikum sem helgast af málefnalegum ástæðum, einkum þeim sem tengjast efni rammasamningsins. Kaupanda er óheimilt að misnota rammasamning eða nota hann til að koma í veg fyrir, takmarka eða hindra samkeppni. Ef skilmálar rammasamnings eru ákveðnir er heimilt að gera einstaka samninga við rammasamningshafa í samræmi við ákvæði rammasamnings. Ef skilmálar rammasamnings eru að einhverju leyti óákveðnir skal fara fram örútboð milli rammasamningshafa, eftir atvikum eftir að skilmálar eða tæknilegar kröfur hafa verið skýrðar nánar, allt í samræmi við eftirfarandi reglur:

1. Við gerð hvers einstaks samnings skal kaupandi ráðfæra sig skriflega við þá rammasamningshafa sem efnt gætu samninginn.
2. Kaupandi skal ákveða tilboðsfrest sem er nægilega langur til að rammasamningshafar geti gert tilboð vegna þess samnings sem um er að ræða. Við mat á lengd frests skal taka tillit til hversu flókið efni samningsins er svo og sendingartíma.
3. Tilboð rammasamningshafa skulu vera skrifleg og efni þeirra skal vera trúnaðarmál þar til tilboðsfrestur hefur runnið út.
4. Kaupandi skal velja á milli tilboða rammasamningshafa á grundvelli valforsendna sem fram hafa komið í skilmálum rammasamnings.

20. gr. Samningskaup að undangenginni útboðsauglýsingu.

Ef ekkert lögmætt tilboð berst í almennu eða lokuðu útboði eða samkeppnisviðræðum, öll tilboð eru óaðgengileg eða þátttakendum eða bjóðendum er vísað frá á grundvelli ákvæða V. kafla laga um opinber innkaup nr. 84/2007 (kröfur til gagna og bjóðenda) er heimilt að viðhafa samningskaup að undangenginni útboðsauglýsingu, enda sé upphaflegum skilmálum útboðsins ekki breytt í verulegum atriðum.

Samningskaup að undangenginni opinberri birtingu útboðsauglýsingar eru einnig heimil í eftirfarandi tilvikum:

1. Þegar ómögulegt er að áætla heildarkostnað fyrirfram vegna eðlis verks, þjónustu eða vöru eða áhættu samfara innkaupum sem gerir áætlun kostnaðar ómögulega.
2. Þegar um er að ræða þjónustu, einkum þjónustu á sviði hugverka eða rannsókna og þróunar, að svo miklu leyti sem ekki er unnt að skilgreina kröfur til hins keypta með það mikilli nákvæmni að mögulegt sé að gera upp á milli tilboða samkvæmt þeim reglum sem gilda í almennu eða lokuðu útboði.
3. Þegar um er að ræða verk sem eingöngu eru unnin vegna rannsókna, tilrauna eða þróunar og ekki í ágóðaskyni eða til þess að mæta kostnaði vegna rannsókna og þróunarverkefna.

Að öðru leyti gildir ákvæði 32. gr. laga um opinber innkaup nr. 84/2007.

21. gr. Samningskaup án undangenginnar útboðsauglýsingar.

Samningskaup án opinberrar birtingar útboðsauglýsingar eru eingöngu heimil í eftirfarandi tilvikum:

1. Þegar engin tilboð, engin gild tilboð eða engar tilkynningar um þátttöku berast vegna almenns eða lokaðs útboðs, enda sé í endanlegum samningi ekki vikið í verulegum atriðum frá upphaflegum skilmálum útboðsgagna.
2. Þegar aðeins eitt fyrirtæki kemur til greina af tæknilegum eða listrænum ástæðum eða sökum þess að um lögverndaðan einkarétt er að ræða.
3. Þegar innkaup eru algerlega nauðsynleg vegna aðkallandi neyðarástands sem stafar af ófyrirsjáanlegum atburðum og ekki er unnt að standa við fresti í almennu útboði, lokuðu útboði eða samningskaupum að undangenginni útboðsauglýsingu. Þær aðstæður sem vísað er til sem aðkallandi neyðarástands mega ekki undir neinum kringumstæðum vera á ábyrgð kaupanda.
4. Þegar um er að ræða vörur sem eingöngu eru framleiddar vegna rannsókna, tilrauna, athugana eða þróunar. Þetta nær þó ekki til fjöldaframleiðslu sem ætlað er að skila hagnaði eða endurheimta rannsóknar- og þróunarkostnað.
5. Þegar um er að ræða innkaup á viðbótarvörum sem annaðhvort er ætlað að koma að hluta til í stað venjulegra birgða eða búnaðar eða eru aukning á venjulegum birgðum eða búnaði og val á nýjum bjóðanda mundi skuldbinda kaupanda til að kaupa efni sem hefðu aðra tæknilega eiginleika og samræmdust illa eldri tæknibúnaði eða leiddu til óeðlilega mikilla tæknilegra erfiðleika við rekstur og viðhald. Slíkir samningar, svo og endurnýjaðir samningar, skulu að jafnaði ekki gilda lengur en þrjú ár.
6. Þegar um er að ræða vörur sem eru á sérlega góðum kjörum, annaðhvort frá seljanda sem er að hætta starfsemi eða frá skiptastjóra þrotabús eða fyrirtæki sem er í greiðslustöðvun eða nauðasamningum.
7. Þegar gera á samning eftir samkeppni um hönnun þar sem kveðið er á um að skylt væri að semja við þá þátttakendur, einn eða fleiri, sem sigruðu í keppninni. Ef um fleiri sigurvegara er að ræða er skylt að bjóða öllum sem sigra í hönnunarsamkeppni að taka þátt í viðræðum.
8. Þegar um er að ræða viðbótarverk eða viðbótarþjónustu sem ekki var gert ráð fyrir í áður umsömdu verki og nauðsynlegt er, vegna áður ófyrirsjáanlegra aðstæðna, að sami aðili sjái um, enda sé ekki unnt að skilja verkið eða þjónustuna frá áður umsömdu verki af tæknilegum og fjárhagslegum ástæðum án stórfelldra vandkvæða fyrir kaupanda. Sama á við ef viðbótarverk eða viðbótarþjónusta er óhjákvæmileg til að ljúka áður umsömdu verki eða þjónustu. Samanlagt verðgildi samninga um viðbótarverk eða viðbótarþjónustu skal ekki nema hærri fjárhæð en helmingi af upphaflegri samningsfjárhæð.
9. Þegar um er að ræða nýtt verk eða þjónustu sem felur í sér endurtekningu á sambærilegu verki eða þjónustu og sami kaupandi hefur áður samið um við fyrirtæki í almennu eða lokuðu útboði, enda séu þessi verk eða þjónusta í samræmi við þá upprunalegu áætlun sem upphaflegi samningurinn kvað á um. Þegar útboð fer fram á grundvelli upprunalegrar áætlunar skal taka fram að þessari aðferð við innkaup kunni að verða beitt og skal taka mið af áætluðum kostnaði við þessi verk eða þjónustu þegar viðmiðunarfjárhæð er reiknuð út. Þessari innkaupsaðferð má aðeins beita innan þriggja ára frá því að upphaflegur samningur var gerður.

22. gr. Hönnunarsamkeppni.

Ákvæði þessarar greinar gilda um hönnunarsamkeppni þar sem samanlagt virði verðlauna og/eða annarra greiðslna til þátttakanda er yfir viðmiðunarfjárhæðum vegna þjónustukaupa skv. 9. gr.

Um tilhögun hönnunarsamkeppni gildir ákvæði 37. gr. laga um opinber innkaup nr. 84/2007.

23. gr. Samkeppnisviðræður.

Þegar um er að ræða sérlega flókna samninga og kaupandi telur að notkun almenns eða lokaðs útboðs sé því til fyrirstöðu að unnt sé að gera samning er heimilt að beita ákvæðum þessarar greinar. Um „sérlega flókinn samning“ í skilningi þessarar greinar er að ræða þegar ekki er mögulegt með hlutlægum hætti að skilgreina þau tæknilegu atriði sem fullnægt geta þörfum eða markmiðum kaupanda og/eða kaupandi getur ekki skilgreint lagalega eða fjárhagslega gerð framkvæmdar. Ákvörðun um gerð samnings skal eingöngu tekin á grundvelli forsendna fyrir vali fjárhagslega hagkvæmasta tilboðs.

V. KAFLI Kröfur til gagna og bjóðenda.

24. gr. Útboðsgögn og forsendur.

Útboðsgögn skulu innihalda allar nauðsynlegar upplýsingar svo unnt sé að gera tilboð. Frestur til að skila tilboði skal alltaf vera hæfilegur miðað við umfang þess sem boðið er út. Styðjast má nánar við 38.-40. gr. laga um opinber innkaup nr. 84/2007 eftir atvikum.

Forsendur fyrir vali tilboðs skulu annaðhvort miðast eingöngu við lægsta verð eða fjárhagslega hagkvæmni frá sjónarhóli kaupanda. Forsendur sem liggja til grundvallar mati á fjárhagslegri hagkvæmni skulu tengjast efni samnings, t.d. gæðum, verði, tæknilegum eiginleikum, útliti, notkunareiginleikum, umhverfislegum eiginleikum, rekstrarkostnaði, rekstrarhagkvæmni, viðhaldsþjónustu, afhendingardegi og afhendingartímabili eða lokum framkvæmdar samnings.

Í útboðsauglýsingu, útboðsgögnum eða skýringargögnum, eða þegar um er að ræða samkeppnisviðræður, skal tilgreina forsendur fyrir vali tilboðs eins nákvæmlega og framast er unnt. Tilgreina skal hlutfallslegt vægi hvers viðmiðs sem vísað er til sem forsendu fyrir vali tilboðs. Þetta vægi má setja fram sem ákveðið bil með hæfilegum hámarksvikmörkum. Ef ómögulegt er að tilgreina tiltekið vægi forsendna af ástæðum sem hægt er að sýna fram á skal raða forsendum í röð eftir mikilvægi.

25. gr. Undirverktaka.

Heimilt er að krefjast þess í útboðsgögnum að bjóðandi upplýsi hvaða hluta samnings hann hyggst láta þriðja aðila framkvæma sem undirverktaka og hvaða undirverktaka sá aðili hyggst nota. Upplýsingar bjóðanda um undirverktaka skulu ekki hafa áhrif á ábyrgð bjóðanda gagnvart kaupanda.

26. gr. Frávikstilboð.

Tilboði, sem er í verulegum atriðum í ósamræmi við útboðsskilmála, skal eigi tekið. Kaupandi skal taka fram í útboðsauglýsingu hvort frávikstilboð eru heimil og þá hver séu skilyrði fyrir gerð þeirra, þar á meðal hverjar séu þær lágmarkskröfur sem slík tilboð þurfi að fullnægja. Að öðrum kosti eru frávikstilboð óheimil. Aðeins er heimilt að taka til umfjöllunar frávikstilboð sem fullnægja lágmarkskröfum kaupanda samkvæmt útboðsgögnum.

Þegar um er að ræða vöru- og þjónustukaup er kaupanda sem hefur leyft frávikstilboð óheimilt að hafna frávikstilboði á þeirri forsendu einni að samningur, ef hann yrði gerður, yrði þjónustusamningur í stað vörusamnings eða vörusamningur í stað þjónustusamnings.

27. gr. Persónulegar aðstæður þátttakenda eða bjóðenda.

Óheimilt er að gera samning við þann sem eftirfarandi á við um á opnunardegi tilboða og fram til áætlaðs samningsdags:

1. Hefur verið sakfelldur með endanlegum dómi fyrir spillingu, sviksemi, peningaþvætti eða þátttöku í skipulögðum brotasamtökum.
2. Sætir nauðasamningum, greiðslustöðvun eða er undir gjaldþrotaskiptum.
3. Er í vanskilum með opinber gjöld.
4. Er í vanskilum með eigin lífeyrissjóðsiðgjöld eða iðgjöld vegna starfsmanna.

Eftir því sem við á geta kaupendur óskað eftir því að þátttakendur eða bjóðendur leggi fram gögn um ofangreind atriði. Heimilt er að kanna viðskiptasögu bjóðenda, þ.e. eigenda og helstu stjórnenda, við mat á því hvort ofangreind skilyrði eigi við. Leiði sú könnun í ljós að eigandi eða fyrirtæki hans hafi lent í greiðslu- eða gjaldþroti sbr. 47. gr. laga um opinber innkaup, sl. fimm ár (gjaldþrot, nauðasamninga, greiðslustöðvun o.fl.) ber að vísa bjóðanda frá, enda eigi í hlut sama rekstrareining, með sömu eða nær sömu eigendur, í sömu eða nær sömu atvinnustarfsemi, án tillits til þess hvort fyrirtækið hafi skipt um kennitölu eða verið stofnað að nýju.

Heimilt er að útiloka fyrirtæki frá opinberum samningi sem eftirfarandi á við um á opnunardegi tilboða og fram til áætlaðs samningsdags:

1. Hefur með endanlegum dómi verið fundið sekt um refsivert brot í starfi.
2. Hefur sýnt alvarlega vanrækslu í starfi sem kaupanda er unnt að sýna fram á.
3. Hefur gefið rangar upplýsingar um fjárhagslega og tæknilega getu sína eða hefur ekki lagt slíkar upplýsingar fram.

28. gr. Fjárhagsstaða og tæknileg geta bjóðenda.

Fjárhagsstaða sem og tæknileg geta bjóðanda skal vera það trygg að hann geti staðið við skuldbindingar sínar gagnvart Fjarðabyggð. Miðað er við þann tímapunkt þegar tilboðum hefur verið skilað og þau eru metin, nema um lokað útboð sé að ræða eða annað verði ákveðið.

Heimilt er að gera kröfur um jákvæða eiginfjárstöðu tilboðsgjafa í útboðum.

Þegar um er að ræða vöru- og þjónustusamninga sem fela í sér ísetningu og uppsetningu, veitingu þjónustu og/eða framkvæmd verks er heimilt að meta sérstaklega getu fyrirtækis til þess að veita þjónustuna, sjá um uppsetninguna eða vinna verkið, einkum með hliðsjón af hæfni, skilvirkni, reynslu og áreiðanleika.

Fyrirtæki getur, eftir því sem við á og vegna gerðar tiltekins samnings, byggt á fjárhagslegri og/eða tæknilegri getu annarra aðila án tillits til lagalegra tengsla fyrirtækisins við þessa aðila. Ef þetta er gert skal fyrirtæki sýna kaupanda fram á að það muni hafa nauðsynlega fjármuni til ráðstöfunar og/eða aðgang að nauðsynlegri tækni, t.d. með þeim hætti að hlutaðeigandi fyrirtæki stofni sameiginlega sérstakt félag í þessu skyni.

Í útboðsauglýsingu eða útboðsgögnum skal koma fram hvaða gagna er krafist um fjárhagsstöðu og tæknilega getu bjóðenda. Ekki skal krefjast frekari gagna þessu til sönnunar en nauðsynlegt er með hliðsjón af eðli og umfangi, mikilvægi eða ætlaðri notkun verks, þjónustu eða vöru. Ef bjóðandi er ófær um að leggja fram umbeðin gögn er honum heimilt að sýna fram á getu sína með öðrum gögnum sem kaupandi metur fullnægjandi. Fjármálastjóri leiðbeinir um gerð krafna um fjárhagsstöðu og tæknilega getu í útboðsgögnum og aðstoðar við mat á því hvort skilyrðum sé fullnægt að þessu leyti. Styðjast má við kröfur 49. og 50. gr. laga um opinber innkaup nr. 84/2007 að þessu leyti.

Óheimilt er að inna af hendi greiðslur til viðsemjenda vegna verks eða þjónustu fyrr en fullnægjandi samningsefndatrygging liggur fyrir og samningur er frágenginn, í þeim tilfellum sem tryggingar er krafist.

29. gr. Aðrar kröfur til seljenda.

Við undirbúning innkaupa skal, í samræmi við þarfir kaupanda, ákveða hvaða kröfur eru gerðar til seljenda og til vöru, þjónustu og verka.

Kaupanda er heimilt að kveða á um sérstök skilyrði, einkum varðandi félagsleg og umhverfisleg atriði, sem tengjast framkvæmd samnings, enda séu þessi skilyrði í samræmi við reglur EES-samningsins og hafi verið tilgreind í útboðsauglýsingu eða útboðsskilmálum.

Kaupandi getur krafist þess að gefið sé út vottorð af óháðum aðila til staðfestingar á því að fyrirtæki fullnægi ákveðnum umhverfisstjórnunarstöðlum eða öðrum fyrirfram skilgreindum kröfum.

VII. KAFLI Önnur ákvæði.

30. gr. Hæfis- og siðareglur.

Enginn starfsmaður Fjarðabyggðar eða fulltrúi í nefnd, ráði eða stjórn á vegum sveitarfélagsins má eiga aðild að ákvörðunum um innkaup, sem varða aðila sem þeir eru náskyldir eða í hagsmunatengslum við. Ber starfsmanni eða nefndarfulltrúa að hafa frumkvæði að því að gera viðvart um ástæður er kunna að valda vanhæfi hans.

Starfsmönnum Fjarðabyggðar og fulltrúum í nefndum, ráðum eða stjórnum á vegum sveitarfélagsins er óheimilt að þiggja boðsferðir og gjafir sem tengjast viðskiptum við sveitarfélagið nema með samþykki bæjarstjóra.

31. gr. Viðskipti við tengda aðila.

Almennt eru tengdir aðilar aðal- og varamenn í bæjarstjórn auk æðstu stjórnenda sveitarfélagsins. Makar þessara aðila, ófjárráða börn og aðrir fjárhagslega háðir einstaklingar falla einnig hér undir ásamt fyrirtækjum í eigu eða undir stjórn þessara aðila.

Sveitarfélagið heldur skrá yfir tengda aðila og ber fjármálastjóri ábyrgð á að uppfæra skrána.

Viðskipti sveitarfélagsins við tengda aðila skulu vera á sömu forsendum og þegar um óskylda aðila er að ræða, s.s. varðandi einingaverð. Að öðru leyti gilda ákvæði 30. gr. um hæfis- og siðareglur.

32. gr. Trúnaðarskylda.

Allir starfsmenn er koma að innkaupum og innkaupamálum skulu gæta þagmælsku um það sem þeir fá vitneskju um í starfi sínu og leynt á að fara vegna viðskiptahagsmuna sveitarfélagsins og stofnana þess, eða af öðrum ástæðum sem leiða af lögum eða eðli máls.

33. gr. Kæru- og endurupptökuheimild.

Sé um að ræða innkaup sem falla undir lög um opinber innkaup nr. 84/2007, sbr. 2. mgr. 19. gr. laganna og reglur þessar, er aðila heimilt að kæra til kærunefndar útboðsmála. Kæra skal borin skriflega undir kærunefnd útboðsmála innan fjögurra vikna frá því að kærandi vissi eða mátti vita um þá ákvörðun, athöfn eða athafnaleysi sem hann telur brjóta gegn réttindum sínum, sbr. 1. mgr. 94. gr. laga um opinber innkaup nr. 84/2007. Alltaf er þó heimilt að bera kæru undir kærunefnd útboðsmála innan 15 daga frá því að rökstuðningur skv. 75. gr. laganna er veittur.

Heimild til að skjóta málum til nefndarinnar hafa þau fyrirtæki sem njóta réttinda samkvæmt lögum þessum og hafa lögvarða hagsmuni af úrlausn máls.

Telji bjóðendur eða seljendur vöru, verka og þjónustu að á sér hafi verið brotið eða meðferð innkaupamála Fjarðabyggðar sé ábótavant, er aðila heimilt að óska eftir endurupptöku máls ef ákvörðun hefur byggst á ófullnægjandi eða röngum upplýsingum um málsatvik eða ákvörðun hefur byggst á atvikum sem breyst hafa verulega frá því að ákvörðun var tekin. Beiðni um endurupptöku skal beina skriflega til bæjarstjórnar innan 3ja mánaða frá birtingu ákvörðunar.

34. gr. Gildistaka og endurskoðun.

Reglur þessar eru settar af bæjarstjórn Fjarðabyggðar skv. 2. mgr. 19. gr. laga nr. 84/2007 um opinber innkaup og öðlast gildi við birtingu innkaupareglnanna í Stjórnartíðindum. Þær skulu einnig birtar á vefsíðu sveitarfélagsins.

Fjárhæðir skv. þessum reglum skulu endurskoðaðar ár hvert af bæjarstjórn Fjarðabyggðar, að fenginni tillögu fjármálastjóra, sbr. 8. gr. reglnanna.

Fjármálastjóri hefur með höndum eftirfylgni með reglunum og stendur bæjarstjórn skil á framkvæmd þeirra.

Innkaupareglurnar skulu yfirfarnar og framkvæmd þeirra metin með reglubundnum hætti.

Við gildistöku þessara reglna falla úr gildi reglur nr. 590/2013.

Fjarðabyggð, 6. nóvember 2015.

Páll Björgvin Guðmundsson bæjarstjóri.

B deild - Útgáfud.: 23. nóvember 2015