Markmið

Gögn eru ein af lykilstoðum nútíma stjórnsýslu og grundvöllur upplýstrar ákvarðanatöku, skilvirkrar þjónustu og trausts í samskiptum við almenning. Án samræmdrar nálgunar á meðferð, miðlun og ábyrgð gagna er hætta á tvíverknaði, ósamræmi og auknum kostnaði sem hamlað getur framþróun og dregið úr gæðum þjónustu.

Viðmiðin hér að neðan eru sett fram til að skapa sameiginlegan ramma um hvernig gögn ríkisins eru skilgreind, varðveitt og nýtt. Markmið þeirra er að tryggja samvirkni, gæði og öryggi gagna, skýra ábyrgð og leggja grunn að einfaldari, skilvirkari og gagnadrifinni stjórnsýslu. Viðmiðin eru jafnframt hugsuð sem grunnur að samræmdum kröfum í stefnumótun, þróun og innkaupum.

Stafrænt Ísland hefur gefið út stefnur, skilmála og tæknileg viðmið sem eiga við um þróun, rekstur eða samþættingu upplýsingakerfa og skulu þau höfð til hliðsjónar og gilda eftir því sem við á. Þessi viðmið byggja á þeim grunni og bæta við sérstökum meginreglum sem stuðla að bættri hagnýtingu gagna ríkisins.

Viðmið

1. Gagnastýring og sameiginleg stefna

Viðmið:
Gagnamál ríkisins byggi á samræmdri stefnu, sameiginlegum forgangsröðunum og formlegri gagnastýringu (e. data governance) þvert á hið opinbera.

Birtingarmynd:

• Sameiginleg gagnastefna og forgangsröðun.

• Skýrt stjórnskipulag og ákvörðunarferlar.

• Samræmd viðmið og kröfur sem samstarfsaðilar fylgja.

Af hverju?
Gagnastýring tryggir samræmi, forgangsröðun og skilvirka uppbyggingu innviða þvert á stjórnsýsluna. Án sameiginlegrar stýringar og skýrrar forgangsröðunar verður erfitt að innleiða viðmiðin og fylgja þeim eftir í framkvæmd.

2. Einn sannleikur

Viðmið:
Fyrir hvert gagnasvið (e. data domain) sé einn skýr uppruni, heimildarskrá (e. authoritative source), eigandi og ábyrgðaraðili .

Birtingarmynd:

• Gögn eru skráð einu sinni, við uppruna.

• Aðrir sækja gögn en afrita þau ekki nema nauðsyn beri til.

• Skýr skilgreining á frumgögnum (e. source data) og heimildargögnum.

Af hverju?
Dregur úr tvíverknaði, villum og ósamræmi og tryggir að ákvarðanir byggi á sameiginlegum og áreiðanlegum gögnum. Með einum skilgreindum uppruna aukast gagnagæði (e. data quality) og einfaldara verður að samnýta gögn þvert á stjórnsýsluna.

3. Skýr ábyrgð og eignarhald gagna

Viðmið:
Hver gagnalind og heimildarskrá hafi skilgreindan gagnaeiganda (e. data owner) sem ber ábyrgð á gæðum, skilgreiningum og aðgengi, óháð því hvar gögn eru hýst eða hver rekur tæknilega innviði.

Birtingarmynd:

• Gagnaeigandi skilgreindur.

• Gagnavörður (e. data steward) eða gagnastjóri með skýrt hlutverk.

• Skýr ábyrgðarkeðja og ákvörðunarvald.

Af hverju?
Skýr ábyrgð er forsenda góðra gagna. Án hennar myndast óvissa um gæði, viðhald og notkun gagna sem leiðir til hægari ákvarðanatöku, aukins kostnaðar og minni trausts á gögnum. Útfærslan samræmist nútíma högun gagnaneta (e. data mesh).

4. Sameiginleg hugtakaskrá og samræmd skilgreining gagna

Viðmið:
Notuð sé sameiginleg hugtakaskrá þar sem lykilhugtök og gagnaskilgreiningar eru samræmdar, samþykktar og útgáfustýrðar.

Birtingarmynd:

• Sameiginleg hugtakaskrá fyrir lykilhugtök.

• Samþykktar skilgreiningar sem notaðar eru þvert á stofnanir.

• Útgáfustýring og ferli fyrir breytingar.

Af hverju?
Tryggir að gögn hafi sömu merkingu þvert á hið opinbera. Án samræmdra hugtaka eykst hætta á misskilningi, ósamræmi og röngum niðurstöðum.

5. Gögn sem vara

Viðmið:
Gögn séu meðhöndluð sem gagnavörur (e. data products) með skýra skilgreiningu, gæði, aðgengi og þjónustuskilmála.

Birtingarmynd:

• Skýr gagnagátt eða önnur aðgangsleið.

• Lýsigögn, gagnaskrá og skjölun.

• Skilgreint þjónustustig og ábyrgð.

Af hverju?
Tryggir að gögn nýtist raunverulega í rekstri, greiningu og þróun. Með þessari nálgun verða gögn virkur þáttur í starfsemi fremur en aukaatriði. Hugtakið merkir ekki að gögn séu seld sem vara, heldur að þau séu skilgreind, skjöluð, gæðastýrð og hönnuð til endurnýtingar.

6. Samræmd gagnasnið og staðlar

Viðmið:
Gögn fylgi sameiginlegum stöðlum (e. data standards), skilgreiningum og stofngögnum (e. master data).

Birtingarmynd:

• Sameiginleg gagnasnið og skilgreiningar.

• Stöðluð stofngögn.

• Útgáfustýring gagna.

Af hverju?
Án staðla er ekki hægt að samkeyra gögn eða byggja sjálfvirka þjónustu. Samræmi er forsenda samvirkni.

7. Samvirkni og staðlað aðgengi

Viðmið:
Gögn séu aðgengileg í gegnum staðlaðar og öruggar tengingar sem styðja samvirkni.

Birtingarmynd:

• API og gagnagáttar nálgun fyrst og fremst.

• Sameiginlegt samskiptalag (t.d. Straumurinn).

• Rauntíma eða nær-rauntíma aðgengi þar sem því er viðkomið.

Af hverju?
Gerir samþættingu einfaldari, dregur úr kostnaði og styður hraðari þróun þjónustu. Verðmæti gagna byggist á hvernig þau nýtast í dreifingu , ekki hvar þau liggja í gagnagrunni.

8. Aðskilnaður ábyrgðar, innviða og þjónustu

Viðmið:
Ábyrgð á gögnum, tæknilegur rekstur og þjónustuveiting geta verið aðgreind milli aðila.

Birtingarmynd:

• Ábyrgð gagna hjá stofnun.

• Sameiginlegir innviðir nýttir þar sem það er hagkvæmt.

• Þjónustulag getur verið dreift.

Af hverju?
Tryggir skýra ábyrgð, hagkvæmni og sveigjanleika í þróun og rekstri.

9. Dreifð gögn, sameiginlegir innviðir

Viðmið:
Gögn séu í umsjá upprunalegs aðila en innviðir samræmdir og samnýttir.

Birtingarmynd:

• Gögn í ábyrgð stofnana.

• Sameiginlegir gagnainnviðir séu nýttir sem sjálfgefin nálgun þar sem það er raunhæft og hagkvæmt.

• Séu sameiginlegir innviðir ekki nýttir er mikilvægt að tryggja samvirkni.

Af hverju?
Tryggir jafnvægi milli faglegs eignarhalds, tæknilegri hagkvæmni og dregur úr tvíverknaði í þróun og rekstri.

10. Rekjanleiki og gagnsæi

Viðmið:
Allar aðgerðir og uppflettingar á gögnum séu rekjanlegar.

Birtingarmynd:

• Skráning aðgerða og aðganga.

• Upprunamerking gagna.

• Sýnileiki þar sem við á.

Af hverju?
Eykur traust, tryggir ábyrgð og styður framtíðar lagakröfur.

11. Öryggi og persónuvernd frá upphafi

Viðmið:
Öryggi og persónuvernd eru innbyggð í alla hönnun.

Birtingarmynd:

• Öll varin, sérvarin og afmörkuð gögn eru að lágmarki dulkóðuð í geymslu og flutningi.

• Aðgangsstýring byggð á hópum.

• Aðgangur byggður á lágmarksheimildum (e. least privilege).

• Flokkun gagna skv. öryggisflokkun gagna ríkisins.

• Ólíkir gagnaflokkar geymdir í aðskildum geymslulausnum.

Af hverju?
Minnkar áhættu, einfaldar eftirfylgni laga og styrkir traust.

12. Lýsigögn og gagnaskrá

Viðmið:
Gögn séu skráð með lýsigögnum (e. metadata) í sameiginlegri gagnaskrá (e. data catalog).

Birtingarmynd:

• Skýrt hvað, hvar og hver.

• Gæðastaða og aðgengi.

• Samræmd skráning.

Af hverju?
Tryggir yfirsýn og gerir gögn aðgengileg og nýtanleg.

13. Gagnagæði og gæðastjórnun

Viðmið:
Gæði gagna er mæld og vöktuð með sjálfvirkum hætti.

Birtingarmynd:

• Gæðavísar.

• Sjálfvirk vöktun.

• Leiðréttingarferlar.

Af hverju?
Tryggir áreiðanleika og dregur úr kostnaði og villum.

14. Rauntímagögn og atburðadrifin miðlun

Viðmið:
Leitast sé við að gögn uppfærist og dreifist nálægt rauntíma.

Birtingarmynd:

• Atburðadrifin miðlun.

• Áskriftir.

• Minni afritun.

Af hverju?
Styður hraðari og betri ákvarðanatöku.

15. Gagnadreifing og gjaldtaka milli opinberra aðila

Viðmið:
Leitast sé við að gagnadreifing milli opinberra aðila sé almennt gjaldfrjáls og gjaldtaka hindri ekki aðgengi eða samvirkni gagna.

Birtingarmynd:

• Gagnadreifing milli opinberra aðila sé almennt gjaldfrjáls.

• Gjaldtaka, ef hún á við, byggir á gagnsæjum kostnaðargrunni.

Af hverju?
Gjaldtaka milli opinberra aðila getur skapað hvata sem hamla gagnadreifingu og viðhalda aðskilnaði gagna. Með gjaldfrjálsri eða samræmdri notkun gagna er stuðlað að samvirkni, minni tvíverknaði og betri nýtingu gagna innan stjórnsýslunnar.

16. Eignarhald og aðgengi að gögnum frá þriðja aðila

Viðmið:
Gögn innan lausna þriðja aðila sem þróaðar eru fyrir ríkið séu í eigu hins opinbera og aðgengileg án hindrana eða óhóflegs kostnaðar.

Birtingarmynd:

• Skýr samningsákvæði.

• Aðgengi í gegnum gagnagátt.

• Fjármögnun og gjaldtaka hindri ekki gagnadreifingu.

Af hverju?
Eykur sjálfstæði, dregur úr kostnaði og tryggir að öll gögn geti verið nýtt til fulls.

Útgáfa: 1.0

Við endurskoðun þessara viðmiða skal taka mið af þróun sameiginlegra innviða, stefnum og tæknilegum viðmiðum Stafræns Íslands þannig að þau haldist í takt við þróun stafrænnar stjórnsýslu og upplýsingatækni ríkisins.