Reglugerð um miðlun og meðferð upplýsinga um nemendur í grunnskólum og rétt foreldra til aðgangs að upplýsingum um börn sín.

1. gr. Gildissvið.

Reglugerð þessi tekur til öflunar, meðferðar, miðlunar og vörslu upplýsinga um nemendur í grunnskólum sem hafa fylgt barni úr leikskóla og um rétt foreldra til aðgangs að upplýsingum um börn sín, sbr. 18. gr. laga nr. 91/2008 um grunnskóla og sbr. lög um Þjóðskjalasafn nr. 66/1985 með áorðnum breytingum.

Reglugerð þessi tekur einnig til meðferðar niðurstöðu hvers konar námsmats í grunnskólum sem liggur til grundvallar þegar meta skal árangur og framfarir nemenda í námi. Einnig tekur hún til miðlunar upplýsinga um námsmat vegna flutnings nemenda milli skóla og innritunar í framhaldsskóla og um rétt foreldra til að fá vitneskju um slíkar upplýsingar, sbr. 27. gr. laga nr. 91/2008 um grunnskóla.

2. gr. Foreldrar.

Foreldrum er skylt að veita grunnskóla upplýsingar um barn sitt sem nauðsynlegar eru fyrir nám og velferð barnsins.

Foreldrar eiga rétt á aðgangi að upplýsingum um börn sín. Um takmarkanir á upplýsingarétti þeirra fer samkvæmt fyrirmælum 17. gr. stjórnsýslulaga nr. 37/1993 og 9. gr. upplýsingalaga nr. 50/1996.

Það foreldri sem ekki hefur forsjá barns á rétt á að fá upplýsingar um barnið frá grunnskóla. Um rétt foreldris til upplýsinga fer samkvæmt fyrirmælum 52. gr. barnalaga nr. 76/2003.

3. gr. Tilkynningar til foreldra.

Við innritun barns í grunnskóla skulu foreldrar upplýstir um skyldu sína til þess að veita grunnskóla nauðsynlegar upplýsingar um barn sitt. Gefa skal foreldrum kost á að tilgreina sérstaklega nauðsynlegar upplýsingar um börn sín, sem máli skipta fyrir skólagöngu þess.

Hyggist skólastjórnendur afla upplýsinga um dvöl barns í öðrum skóla, eða slíkar upplýsingar hafa fylgt barni úr leikskóla með öðrum hætti en greinir í 1. mgr., skal foreldrum gerð grein fyrir þeim og um rétt þeirra til aðgangs að þeim. Sama á við um aðrar nauðsynlegar persónuupplýsingar sem grunnskóli aflar um barn meðan á skólagöngu þess stendur.

Sé ekki annað ákveðið af hálfu sveitarstjórnar ber skólastjóri ábyrgð á að foreldrum barns sé tilkynnt um upplýsingar sem aflað hefur verið um barn þeirra.

4. gr. Réttur nemanda og foreldra til að skoða metnar prófúrlausnir og önnur gögn um námsstöðu.

Nemandi og foreldri eiga rétt á að skoða metnar prófúrlausnir nemanda. Jafnframt hafa nemandi og foreldri rétt til að skoða og fá aðgang að þeim gögnum sem liggja til grundvallar hvers konar vitnisburði um námsstöðu nemandans. Skólastjóri er ábyrgur fyrir því að sá kennari, sem gefið hefur prófeinkunn og/eða vitnisburð sem um ræðir eða annar kennari samkvæmt ákvörðun hans, sé viðstaddur til að útskýra forsendur og niðurstöður mats fyrir nemanda og foreldri, eftir því sem þörf krefur.

Foreldri nemanda skal bera fram beiðni til skólastjóra um að skoða námsmatsgögn nemanda eigi síðar en tveimur vikum eftir að nemanda hefur borist vitnisburður um námsmat. Beiðnin skal berast skólastjóra sem, í samráði við foreldri og viðkomandi kennara, sér um að nemanda og foreldri verði sýnd þau gögn sem um ræðir.

Beiðni foreldris um að fá að skoða metnar prófúrlausnir skal að jafnaði afgreidd innan sjö daga frá því að hún berst skólastjóra.

5. gr. Nauðsynlegar upplýsingar.

Til nauðsynlegra upplýsinga um nemanda teljast m.a. persónuupplýsingar um heilsufar, sérþarfir, líkamlega og andlega getu til náms eða annars skólastarfs sem afla þarf við undirbúning ákvarðana um réttindi og skyldur nemenda samkvæmt lögum um grunnskóla eða til að sveitarstjórn, eða skólanefnd í umboði hennar og eftir atvikum skólastjórnendur, geti sinnt skyldum sínum samkvæmt þeim lögum. Persónuupplýsingar geta verið:

1. kennslufræðilegar, læknisfræðilegar, sálfræðilegar, sérkennslufræðilegar greiningar og aðrar greiningar og sérúrræði fyrir nemanda,
2. sérkennsluumsóknir, námsáætlanir vegna sérúrræða og einstaklingsnámskrár,
3. prófeinkunnir og vitnisburðir,
4. mætingar og agabrot.

Persónuupplýsingar geta verið hvers konar skrifleg gögn svo sem skýrslur, greinargerðir og umsagnir eða gögn sem vistuð eru í tölvu og varða velferð og skólagöngu barns.

6. gr. Þagnarskylda.

Gæta skal fullrar þagnarskyldu um meðferð persónuupplýsinga sem aflað er um nemendur í grunnskóla eða hafa fylgt barni úr leikskóla. Um þagnarskyldu starfsmanna sveitarfélaga fer samkvæmt 57. gr. sveitarstjórnarlaga nr. 45/1998 og 12. gr. laga nr. 91/2008 um grunnskóla. Samkvæmt lögum eða fyrirmælum reglugerðar þessarar er óheimilt að miðla persónuupplýsingum um nemendur til annarra en þeirra sem þess þurfa vegna starfa sinna. Málsmeðferð skal að öðru leyti vera í samræmi við gildandi lög um persónuvernd og meðferð persónuupplýsinga.

7. gr. Meðferð og öflun upplýsinga.

Við meðferð og öflun persónuupplýsinga skal þess gætt að þær séu unnar með sanngjörnum, málefnalegum og lögmætum hætti og að öll meðferð þeirra sé í samræmi við vandaða vinnsluhætti persónuupplýsinga samkvæmt fyrirmælum laga um persónuvernd og meðferð persónuupplýsinga og lögum um Þjóðskjalasafn Íslands nr. 66/1985 með áorðnum breytingum. Gæta skal þess að upplýsingar sem aflað er séu viðeigandi og ekki umfram það sem nauðsynlegt er miðað við tilgang þeirra. Þær séu áreiðanlegar og uppfærðar eftir þörfum.

7. gr. a. Skráning og samskipti

Grunnskólum er heimilt að nota rafrænt upplýsingakerfi til skráningar og miðlunar upplýsinga um nemendur samkvæmt þessari reglugerð. Ennfremur getur skóli notað slíkt kerfi til þess að veita foreldrum aðgang að upplýsingum og til samskipta við þá. Komi fram rökstudd beiðni frá foreldrum um að aðgangur að upplýsingum verði jafnframt veittur með öðrum hætti, s.s. með tölvupósti, símleiðis eða bréfleiðis, skal starfsfólk skóla leitast við að verða við slíkum beiðnum, enda þjóni það hagsmunum og þörfum barnsins. Tillit skal tekið til eðlis og mikilvægis þeirra upplýsinga sem um ræðir hverju sinni og hvort sérþarfir barns eða sérstakar aðstæður kalli á að samskipti séu með tilteknum hætti.

8. gr. Miðlun upplýsinga.

Um miðlun persónuupplýsinga, sem fyrir liggja um hvert einstakt barn í leikskóla og nauðsynlegar eru fyrir velferð og aðlögun þess í grunnskóla, fer samkvæmt 16. gr. laga nr. 90/2008 um leikskóla og reglugerð settri samkvæmt þeirri grein.

Við flutning nemenda milli grunnskóla skal skólastjóri þess skóla sem nemandinn var í sjá til þess að nauðsynlegar persónuupplýsingar um nemanda flytjist með tryggum og öruggum hætti til viðtökuskóla. Ef ekki liggja fyrir upplýsingar um viðtökuskóla verða gögn ekki send fyrr en beiðni viðtökuskóla hefur borist.

Skólastjóra eða öðrum sérfræðingum á vegum sveitarfélags er heimilt að miðla, að fengnu samþykki foreldris, nauðsynlegum persónuupplýsingum um einstaka nemendur til framhaldsskóla. Með samþykki er átt við upplýst samþykki samkvæmt lögum um persónuvernd og meðferð persónuupplýsinga.

Skólastjóri ber ábyrgð á miðlun upplýsinga um námsmat vegna flutnings milli skóla og innritunar í framhaldsskóla og að foreldrar fái vitneskju um slíkar upplýsingar.

Skólastjóra ber að gera foreldrum grein fyrir hvaða upplýsingar um námsmat fylgja nemendum á milli skóla eða í framhaldsskóla og um rétt foreldra til að fá vitneskju um miðlun slíkra upplýsinga.

9. gr. Ábyrgð á meðferð upplýsinga.

Skólastjóri ber ábyrgð á meðferð og vörslu upplýsinga og að uppfylltar séu þær kröfur sem gerðar eru til ábyrgðaraðila samkvæmt lögum um persónuvernd og meðferð persónuupplýsinga nr. 77/2000 og lögum um Þjóðskjalasafn Íslands nr. 66/1985.

Þegar skólagöngu barns er lokið og ekki eru lengur fyrir hendi málefnalegar ástæður til varðveislu upplýsinga um það skal sá aðili sem falin er meðferð og varsla upplýsinga, þ.e. héraðsskjalasafn eða Þjóðskjalasafn Íslands, annast meðferð þeirra í samræmi við fyrirmæli laga um Þjóðskjalasafn Íslands og fyrirmæli sett samkvæmt þeim.

Eyðing gagna, skv. heimild stjórnarnefndar Þjóðskjalasafns sbr. 7. gr. laga nr. 66/1985, skal fara fram með tryggum og öruggum hætti.

Prófúrlausnir, sem ekki er skilað til nemenda, skal geyma í samræmi við skjalavörslu viðkomandi skóla er byggir á reglum Þjóðskjalasafns. Sama gildir um önnur gögn um nemendur svo sem gögn um mætingu nemenda og aðrar skýrslur um daglega frammistöðu þeirra.

10. gr. Varðveisla upplýsinga.

Persónuupplýsingar skulu varðveittar í læstum hirslum. Þegar persónuupplýsingar um nemendur eru skráðar og varðveittar í tölvu skal þess gætt að viðkomandi skrá sé læst með tryggilegum hætti og að aðgengi að henni sé takmarkað við þá sem það þurfa vegna starfa sinna.

11. gr. Gildistaka.

Reglugerð þessi, sem sett er með heimild í 2. mgr. 18. gr. og 4. mgr. 27. gr. laga nr. 91/2008 um grunnskóla, öðlast þegar gildi.