Reglugerð um birtingu upplýsinga að frumkvæði stjórnvalda.

1. gr. Gildissvið.

Reglugerð þessi gildir um birtingu upplýsinga af hálfu stjórnvalda ríkisins, sem og sveitarfélaga og stofnana þeirra.

Reglugerð þessi gildir ekki um birtingu upplýsinga um þinglýsingar, aðfarargerðir, kyrrsetningu, löggeymslu, lögbann, nauðungarsölu, greiðslustöðvun, nauðasamninga, gjaldþrotaskipti, skipti á dánarbúum eða önnur opinber skipti, né heldur um rannsókn sakamáls eða saksókn.

Reglugerð þessi gildir ekki um birtingu upplýsinga sem trúnaður skal ríkja um samkvæmt þjóðréttarsamningum sem Ísland á aðild að.

2. gr. Birting upplýsinga að frumkvæði stjórnvalda.

Stjórnvöld skulu veita almenningi með reglubundnum hætti upplýsingar um starfsemi sína, svo sem með rafrænni útgáfu skýrslna, samantektum um mikilvæg verkefni eða útgáfu annarra gagna.

Stjórnvöld skulu vinna markvisst að því að gera skrár yfir mál, lista yfir málsgögn og gögnin sjálf jafnóðum aðgengileg með rafrænum hætti. Hið sama á við um gagnagrunna og skrár. Í þessu skyni skal hvert ráðuneyti gera tímasetta áætlun um birtingu upplýsinga að frumkvæði þess og stjórnvalda sem heyra undir yfirstjórn þess. Áætlunin skal birt á vef ráðuneytis.

Birting upplýsinga og gagna sem varða mál þar sem taka á eða tekin hefur verið stjórnvaldsákvörðun er að jafnaði einungis heimil því stjórnvaldi sem taka mun eða tekið hefur viðkomandi stjórnvaldsákvörðun. Hyggist stjórnvald birta opinberlega upplýsingar og gögn að eigin frumkvæði í málum þar sem annað stjórnvald mun eða hefur tekið ákvörðun skal stjórnvaldið leita eftir afstöðu þess stjórnvalds sem stjórnsýsluvaldið hefur áður en birting fer fram.

Við birtingu upplýsinga að eigin frumkvæði skal, eftir því sem kostur er, gæta þess að birting upplýsinga nýtist fötluðu fólki til jafns við aðra, þar með talið með því að fylgja aðgengisstefnu ríkisstjórnarinnar fyrir opinbera vefi.

3. gr. Gögn sem undanþegin eru upplýsingarétti.

Eftirfarandi gögn eru undanþegin upplýsingarétti almennings og er stjórnvöldum óheimilt að birta þau opinberlega eða upplýsingar sem þau hafa að geyma, nema sá sem gögn stafa frá eða ber að öðru leyti ábyrgð á þeim hafi tekið ákvörðun um birtingu, eftir atvikum að fengu samþykki þess aðila sem gögnin varða:

1. Fundargerðir ríkisráðs og ríkisstjórnar, minnisgreinar á ráðherrafundum og gögn sem tekin hafa verið saman fyrir slíka fundi.
2. Gögn sem útbúin eru af sveitarfélögum, samtökum þeirra eða stofnunum og varða sameiginlegan undirbúning, tillögugerð eða viðræður þessara aðila við ríkið um fjárhagsleg málefni sveitarfélaga.
3. Bréfaskipti við sérfróða aðila til afnota í dómsmáli eða við athugun á því hvort slíkt mál skuli höfðað.
4. Gögn sem tengjast málefnum starfsmanna, önnur en þau sem talin eru upp í 2.-4. mgr. 7. gr. upplýsingalaga nr. 140/2012.
5. Vinnugögn sem aðilar sem falla undir gildissvið upplýsingalaga hafa ritað eða útbúið til eigin nota við undirbúning ákvörðunar eða annarra lykta máls, sbr. 8. gr. upplýsingalaga nr. 140/2012.

4. gr. Takmarkanir á birtingu upplýsinga vegna almannahagsmuna.

Við birtingu upplýsinga og gagna að frumkvæði stjórnvalda ber þeim að meta í hverju tilviki hvort mikilvægir almannahagsmunir krefjist þess að aðgangur almennings að upplýsingum sé takmarkaður, enda hafi þau að geyma upplýsingar um:

1. öryggi ríkisins eða varnarmál,
2. samskipti við önnur ríki eða fjölþjóðastofnanir,
3. efnahagslega mikilvæga hagsmuni ríkisins,
4. viðskipti stofnana og fyrirtækja í eigu ríkis eða sveitarfélaga að því leyti sem þau eru í samkeppni við aðra,
5. fyrirhugaðar ráðstafanir eða próf á vegum hins opinbera ef þau yrðu þýðingarlaus eða skiluðu ekki tilætluðum árangri væru þau á almannavitorði,
6. umhverfismál ef birting gagnanna getur haft alvarleg áhrif á vernd þess hluta umhverfisins sem upplýsingarnar varða, t.d. heimkynni fágætra tegunda lífvera, steinda, steingervinga og bergmyndana.

5. gr. Takmarkanir á birtingu upplýsinga vegna einkahagsmuna einstaklinga.

Óheimilt er að birta opinberlega upplýsingar og gögn sem hafa að geyma upplýsingar um einka- eða fjárhagsmálefni einstaklinga sem sanngjarnt er og eðlilegt að leynt fari, nema sá samþykki sem í hlut á.

Við mat á því hvort sanngjarnt er og eðlilegt að upplýsingar samkvæmt 1. mgr. fari leynt skal vega saman hagsmuni einstaklings af því, gegn hagsmunum almennings af því að þær verði birtar. Meðal annars ber að líta til eftirfarandi sjónarmiða:

1. Hvort upplýsingarnar teljist til viðkvæmra persónuupplýsinga samkvæmt lögum um persónuvernd og meðferð persónuupplýsinga nr. 77/2000.
2. Hvort upplýsingarnar varði fjárhagsmálefni einstaklings, t.d. tekjur eða fjárhagsstöðu.
3. Hvort upplýsingarnar séu að öðru leyti til þess fallnar að valda einstaklingi tjóni eða álitshnekki.

6. gr. Takmarkanir á birtingu upplýsinga vegna einkahagsmuna fyrirtækja og lögaðila.

Óheimilt er að birta opinberlega upplýsingar og gögn sem hafa að geyma upplýsingar um mikilvæga fjárhags- eða viðskiptahagsmuni fyrirtækja og annarra lögaðila sem sanngjarnt er og eðlilegt að leynt fari, nema sá samþykki sem í hlut á.

Við mat á því hvort sanngjarnt er og eðlilegt að upplýsingar samkvæmt 1. mgr. fari leynt skal meðal annars líta til þess hvort upplýsingarnar séu til þess fallnar að valda viðkomandi aðila tjóni ef aðgangur verði veittur að þeim, hversu mikið tjón geti orðið og hversu líklegt sé að það muni verða.

7. gr. Birting upplýsinga úr opinberum skrám.

Við birtingu upplýsinga úr opinberum skrám um erindi eða málefni sem stjórnvöld hafa til meðferðar, skrám um fjárhagsgögn eða skrám af öðru tagi skal undanskilja upplýsingar og gögn sem undanþegin eru upplýsingarétti almennings eða óheimilt er að birta samkvæmt ákvæðum reglugerðar þessarar.

8. gr. Gögn sem háð eru sérstakri þagnarskyldu.

Óheimilt er að birta upplýsingar og gögn sem háð eru sérstakri þagnarskyldu samkvæmt lögum.

9. gr. Birting hluta gagns.

Þegar hluti gagns er ekki birtur á grundvelli 2.-8. gr. reglugerðar þessarar eða annarra sjónarmiða skal geta þess í tengslum við þann hluta sem birtur er opinberlega enda beri gagnið það ekki með sér að hluti þess hafi verið undanskilinn eða afmáður.

10. gr. Brottfall takmarkana á heimild stjórnvalda til að birta upplýsingar og gögn að eigin frumkvæði.

Eigi aðrar takmarkanir samkvæmt reglugerð þessari ekki við falla takmarkanir á heimild stjórnvalda til að birta upplýsingar og gögn að eigin frumkvæði niður sem hér segir:

1. gögnum sem 1.-3. tölul. og 5. tölul. 3. gr. taka til þegar liðin eru átta ár frá því þau urðu til,
2. gögnum sem 5. tölul. 4. gr. tekur til jafnskjótt og ráðstöfunum eða prófum er að fullu lokið,
3. upplýsingum sem 6. tölul. 4. gr. tekur til þegar ekki er lengur ástæða til að ætla að miðlun upplýsinganna geti haft skaðleg áhrif á umhverfið.

Um brottfall annarra takmarkana fer eftir ákvæðum laga um opinber skjalasöfn eftir að liðin eru 30 ár frá því að gögnin urðu til, sbr. 4. mgr. 4. gr. upplýsingalaga nr. 140/2012.

11. gr. Lagastoð og gildistaka.

Reglugerð þessi er sett með stoð í 4. mgr. 13. gr. upplýsingalaga nr. 140/2012.

Reglugerð þessi öðlast þegar gildi.

Forsætisráðuneytinu, 24. apríl 2018.

Katrín Jakobsdóttir.

Ragnhildur Arnljótsdóttir.