Reglugerð um málsmeðferð fyrir barnaverndarnefnd.

I. KAFLI Almennt um barnaverndarnefndir.

1. gr. Kosning og skipan.

Um kosningu og skipan barnaverndarnefndar fer eftir ákvæðum 10. og 11. gr. barnaverndarlaga, nr. 80/2002.

Tilkynna skal Barnaverndarstofu um skipan barnaverndarnefndar eigi síðar en tveimur mánuðum eftir að sveitarstjórnarkosningar fara fram. Einnig skal tilkynna allar breytingar sem kunna að verða á skipan nefndarmanna á kjörtímabili nefndarinnar.

2. gr. Sjálfstæði barnaverndarnefnda.

Barnaverndarnefndir lúta sérstöku eftirliti samkvæmt ákvæðum barnaverndarlaga og um sjálfstæði þeirra gagnvart sveitarstjórn í einstökum málum fer eftir ákvæði 13. gr. laganna.

Ef sveitarstjórn felur félagsmálanefnd störf barnaverndarnefndar ber að gæta þess að aðgreina barnaverndarmálin frá öðrum málum sem félagsmálanefnd fjallar um.

3. gr. Hæfi.

Um hæfi nefndarmanna í barnaverndarnefnd og starfsmanna nefnda gilda ákvæði stjórnsýslulaga. Sá sem er vanhæfur til meðferðar máls má ekki taka þátt í undirbúningi, meðferð eða úrlausn þess.

4. gr. Sérhæft starfslið.

Barnaverndarnefnd skal ráða sérhæft starfslið eða tryggja sér aðgang að viðeigandi sérþekkingu með öðrum hætti til að sinna lögboðnum verkefnum nefndarinnar. Barnaverndarnefnd skal setja skriflegar reglur um verkaskiptingu milli nefndarinnar og starfsmanna, m.a. að hvaða marki barnaverndarnefnd framselur til einstakra starfsmanna vald til að taka ákvarðanir, svo sem um að hefja könnun, svo og til að sjá um könnun og meðferð einstakra mála. Reglur þessar skulu kynntar Barnaverndarstofu.

Ef barnaverndarnefnd fær aðra stofnun eða ræður starfsmann til þess að sinna tilteknum verkefnum eða einstökum málum skal gera um það skriflegan samning þar sem skýrt er kveðið á um verkefni og umboð stofnunarinnar eða starfsmannsins.

Barnaverndarnefnd er óheimilt að framselja vald til að:

1. kveða upp úrskurði samkvæmt barnaverndarlögum,
2. taka ákvarðanir um málshöfðun skv. 28. og 29. gr. laganna,
3. setja fram kröfu um sjálfræðissviptingu skv. 30. gr. laganna, og
4. taka ákvarðanir um að krefjast brottvikningar heimilismanns eða nálgunarbanns skv. 37. gr. laganna.

5. gr. Bann við ráðningu.

Óheimilt er að ráða til starfa á vegum barnaverndarnefnda menn sem hlotið hafa refsidóm vegna brota á ákvæðum XXII. kafla almennra hegningarlaga (kynferðisbrot) þegar brot beinist gegn einstaklingi sem ekki hefur náð 18 ára aldri.

Barnaverndarnefnd skal óska eftir upplýsingum um sakaskrá um brot skv. 1. mgr. um hvern þann sem til greina kemur að ráða á vegum nefndarinnar.

6. gr. Starfsstöð.

Barnaverndarnefnd skal hafa fasta starfsstöð. Við sérstakar aðstæður, svo sem þar sem sveitarfélög sameinast um skipan barnaverndarnefndar, má velja nefndinni fleiri en eina fasta starfsstöð.

Á fastri starfsstöð barnaverndarnefndar skal safna saman og varðveita öll gögn nefndarinnar. Þegar sveitarfélög sameinast um skipan barnaverndarnefndar ber hin nýja nefnd ábyrgð á að safna saman öllum gögnum um barnaverndarmál á vegum þeirra nefnda sem áður sinntu barnaverndarmálum í viðkomandi sveitarfélögum.

7. gr. Valdsvið og samstarf barnaverndarnefnda.

Um valdsvið og samstarf barnaverndarnefnda fer almennt skv. 15. gr. barnaverndarlaga.

Ef barnaverndarnefnd ráðstafar barni í fóstur eða vistun í annað umdæmi fer nefndin áfram með málið meðan ráðstöfun varir. Ef forsjáraðili barns flyst úr umdæmi nefndar á meðan fóstur eða vistun varir skal barnaverndarnefnd í umdæminu sem forsjáraðili flytur í taka við meðferð þess þegar fóstur- eða vistunarsamningur fellur úr gildi nema annað sé ákveðið með heimild í 15. gr. barnaverndarlaga. Barnaverndarnefndin sem ráðstafaði barni skal tilkynna um flutninginn til nefndar í viðkomandi umdæmi tímanlega áður en fóstur- eða vistunarsamningur fellur úr gildi. Jafnframt ber að upplýsa nefndina um öll afskipti af málefnum barnsins og láta henni í té gögn þess.

Ef barnaverndarnefnd fær tilkynningu vegna barns sem statt er í umdæmi nefndarinnar en á fasta búsetu annars staðar ber nefndinni tafarlaust að framsenda tilkynningu til þeirrar nefndar þar sem barn á fasta búsetu. Ef vinda þarf bráðan bug að ráðstöfun sem heyrir undir barnaverndarnefnd getur formaður barnaverndarnefndar þar sem barn er statt, eða starfsmaður í umboði hans, án undangenginnar málsmeðferðar skv. VIII. kafla barnaverndarlaga, framkvæmt hana. Barnaverndarnefnd þar sem barn á fasta búsetu skal án tafar taka málið til meðferðar og taka allar frekari ákvarðanir.

8. gr. Samstarf við Barnaverndarstofu.

Barnaverndarnefndir skulu fyrir 1. maí ár hvert senda Barnaverndarstofu skýrslu um starfsemi sína á liðnu almanaksári á eyðublaði sem Barnaverndarstofa útbýr. Í skýrslunni skulu m.a. vera upplýsingar um fjölda mála sem nefndirnar hafa haft til meðferðar á tímabilinu, hvers eðlis þau eru og um lyktir þeirra.

Barnaverndarnefndum ber einnig að senda Barnaverndarstofu allar skýringar, upplýsingar og skýrslur sem stofan telur nauðsynlegar, bæði gögn í einstökum málum og skýrslur sem barnaverndarnefndir þurfa að vinna sérstaklega, á grundvelli kvartana eða vegna athugana sem Barnaverndarstofa efnir til. Upplýsingar skal veita svo fljótt sem auðið er og eigi síðar en einum mánuði eftir að beiðni berst.

Um samstarf barnaverndarnefnda og Barnaverndarstofu fer að öðru leyti samkvæmt ákvæðum barnaverndarlaga.

II. KAFLI Almennt um málsmeðferð.

9. gr. Meginreglur.

Í barnaverndarstarfi skal beita þeim ráðstöfunum sem ætla má að séu barni fyrir bestu. Barnaverndarnefndum og starfsmönnum þeirra ber að hafa í heiðri meginreglur barnaverndarstarfs skv. 4. gr. barnaverndarlaga í öllum störfum sínum.

10. gr. Gildissvið.

Um málsmeðferð fyrir barnaverndarnefnd gilda ákvæði barnaverndarlaga, sérstaklega VIII. kafla, og ákvæði stjórnsýslulaga með þeim frávikum sem greinir í barnaverndarlögum.

III. KAFLI Tilkynningar til barnaverndarnefnda.

11. gr. Tilkynningarskylda.

Um tilkynningarskyldu til barnaverndarnefnda fer samkvæmt ákvæðum 16., 17. og 18. gr. barnaverndarlaga.

12. gr. Skráning tilkynninga.

Tilkynningar geta borist barnaverndarnefnd bæði skriflega og munnlega. Hver sá sem tilkynnir til barnaverndarnefndar skal segja á sér deili.

Barnaverndarnefnd skal skrá niður allar tilkynningar sem berast með kerfisbundnum hætti og varðveita tilkynningar og þau gögn sem þeim kunna að fylgja. Eftirfarandi upplýsingar skal skrá eftir föngum:

1. hvenær tilkynning berst,
2. nafn tilkynnanda, kennitölu og heimilisfang,
3. tengsl tilkynnanda við barnið og foreldra þess,
4. ósk um nafnleynd eftir því sem við á, sbr. 19. gr. barnaverndarlaga,
5. nafn barns sem tilkynnt er um og heimili barnsins,
6. nöfn foreldra barnsins, og
7. efni tilkynningarinnar.

13. gr. Nafnleynd.

Ef tilkynnandi skv. 16. gr. barnaverndarlaga óskar nafnleyndar gagnvart öðrum en nefndinni skal það virt nema sérstakar ástæður mæli gegn því. Ef barnaverndarnefnd fær rökstuddan grun um að tilkynnandi hafi vísvitandi komið á framfæri rangri eða villandi tilkynningu getur nefndin tekið ákvörðun um að aflétta nafnleyndinni. Gefa skal tilkynnanda kost á að tjá sig áður en ákvörðun er tekin og leiðbeina skal tilkynnanda um rétt hans til að skjóta ákvörðun nefndar til kærunefndar barnaverndarmála. Ef tekin er ákvörðun um að aflétta nafnleynd geta barnaverndarnefnd og/eða forsjáraðilar barns óskað lögreglurannsóknar á meintu broti gegn 96. gr. barnaverndarlaga.

Ákvæði um rétt til nafnleyndar á ekki við um tilkynnendur skv. 17. og 18. gr. barnaverndarlaga.

IV. KAFLI Upphaf barnaverndarmáls.

14. gr. Ákvörðun um að hefja könnun barnaverndarmáls.

Þegar barnaverndarnefnd fær tilkynningu um að líkamlegri eða andlegri heilsu barns eða þroska geti verið hætta búin vegna vanrækslu, vanhæfni eða framferðis foreldra, áreitni eða ofbeldis af hendi annarra eða eigin hegðunar þess, skal hún taka afstöðu til þess án tafar, og eigi síðar en innan sjö daga frá því að henni barst tilkynning, hvort ástæða sé til að hefja könnun á málinu.

Þegar barnaverndarnefnd fær upplýsingar um aðstæður sem lýst er í 1. mgr. með öðrum hætti en með tilkynningu skal nefndin taka ákvörðun um hvort ástæða sé til að hefja könnun á málinu eigi síðar en innan sjö daga frá því að upplýsingar lágu fyrir. Á þetta getur reynt til dæmis við vinnslu máls samkvæmt lögum um félagsþjónustu sveitarfélaga eða barnalögum eða þegar grunur vaknar við vinnslu barnaverndarmáls um að önnur börn en þau sem tilkynnt var um kunni að búa við aðstæður sem lýst er í 1. mgr.

Áður en tekin er ákvörðun um hvort ástæða sé til að hefja könnun er barnaverndarnefnd heimilt að afla nánari upplýsinga frá tilkynnanda og/eða skoða eldri gögn sem barnaverndarnefnd hefur um barnið og forsjáraðila þess.

Ákvörðun um hvort ástæða sé til að hefja könnun skal taka sérstaklega fyrir hvert barn sem barnaverndarnefnd berst tilkynning um eða fær upplýsingar um með öðrum hætti og ákvörðun skal taka um hverja og eina tilkynningu sem berst barnaverndarnefnd.

Ákvörðun um að hefja könnun skal ekki tekin nema rökstuddur grunur sé um að tilefni sé til.

Barnaverndarnefnd skal tilkynna foreldrum um að tilkynning hafi borist og um ákvörðun sína í tilefni af henni svo fljótt sem verða má. Heimilt er að fresta tilkynningu til foreldra vegna ríkra rannsóknarhagsmuna.

Um upphaf barnaverndarmáls og ákvörðun um að hefja könnun gilda að öðru leyti ákvæði 21. gr. barnaverndarlaga.

V. KAFLI Könnun barnaverndarmáls.

15. gr. Skipan talsmanns.

Þegar barnaverndarnefnd hefur tekið ákvörðun um að hefja könnun máls skal hún þegar taka afstöðu til þess hvort þörf sé á að skipa barni talsmann. Um hæfi og hlutverk talsmanns vísast til VII. kafla reglugerðarinnar.

16. gr. Markmið könnunar.

Markmið könnunar er að afla nauðsynlegra upplýsinga um aðstæður barns og meta þörf fyrir úrræði samkvæmt ákvæðum barnaverndarlaga, allt í samræmi við hagsmuni og þarfir barns. Barnaverndarnefnd skal sjá til þess að mál sé nægjanlega upplýst áður en ákvörðun er tekin.

17. gr. Samvinna barnaverndarnefndar og forsjáraðila við könnun máls.

Leitast skal við að könnun fari fram í samráði og samvinnu við forsjáraðila þó ætíð með hagsmuni barns að leiðarljósi. Samþykki forsjáraðila þarf ekki að liggja fyrir til að afla upplýsinga sem barnaverndarnefnd telur nauðsynlegar fyrir úrlausn máls.

Forsjáraðilum eða þeim sem barn dvelst hjá er skylt að veita liðsinni sitt til þess að könnun máls geti gengið greiðlega, enda skal barnaverndarnefnd sýna þeim sem málið varðar ýtrustu nærgætni.

18. gr. Samvinna barnaverndarnefndar og barns við könnun máls.

Leitast skal við að könnun fari fram í samráði og samvinnu við barn að teknu tilliti til aldurs og þroska barnsins. Um heimildir til að tala við barn fer skv. 43. gr. barnaverndarlaga. Um réttarstöðu og aðild barns gildir 46. gr. sömu laga.

19. gr. Samvinna barnaverndarnefndar og annarra við könnun máls.

Um upplýsingaskyldu gagnvart barnaverndarnefnd fer skv. 44. gr. barnaverndarlaga. Upplýsingaskylda og réttur barnaverndarnefnda til upplýsinga skv. 44. gr. nær til allra fyrirliggjandi gagna, svo sem bréfa og skjala sem mál varða, allra annarra gagna, svo sem teikninga, uppdrátta, korta, mynda, myndbanda, örfilma og gagna sem vistuð eru í tölvu, svo og dagbókarfærslna sem lúta að gögnum málsins og lista yfir málsgögn. Enn fremur til gagna og upplýsinga sem kann að þurfa að taka sérstaklega saman vegna beiðni barnaverndarnefndar í samræmi við ákvæði 44. gr.

Barnaverndarnefnd ber að gæta fyllsta trúnaðar um hagi barna, foreldra og annarra sem þeir hafa afskipti af. Án samþykkis forsjáraðila má barnaverndarnefnd einungis gefa þær upplýsingar við könnun máls sem brýna nauðsyn ber til í því skyni að fá umbeðnar upplýsingar um aðstæður barns.

Barnaverndarnefnd skal að jafnaði leita skriflegra upplýsinga og gagna um aðstæður barns og leitast við að afmarka með skýrum hætti hvaða upplýsinga eða gagna er óskað. Barnaverndarnefnd ber að skrá upplýsingar um málsatvik sem henni eru veittar munnlega ef hún telur þær geta haft þýðingu fyrir úrlausn máls og þær er ekki að finna í öðrum gögnum.

20. gr. Ósk um lögreglurannsókn.

Ef grunur leikur á að alvarlegt refsivert brot hafi verið framið gagnvart barni skal barnaverndarnefnd að jafnaði óska lögreglurannsóknar. Leita skal samþykkis forsjáraðila sem hefur barn í sinni umsjá og haft samráð við barn eftir atvikum. Ef samþykki liggur ekki fyrir getur barnaverndarnefnd óskað lögreglurannsóknar ef grunur leikur á að velferð, lífi eða heilsu barns eða annarra sé stefnt í verulega hættu.

21. gr. Niðurstaða könnunar.

Könnun barnaverndarmáls skal fara fram áður en beitt er úrræðum á grundvelli ákvæða barnaverndarlaga og henni skal hraðað svo sem kostur er. Könnun skal ekki vera umfangsmeiri en þörf krefur hverju sinni og ekki skal aflað annarra persónuupplýsinga en þeirra sem nauðsynlegar eru til að geta fjallað um mál barns.

Þegar mál hefur verið nægilega kannað að mati barnaverndarnefndar skal nefndin taka saman skriflega greinargerð sem kynnt skal fyrir forsjáraðilum og barni eftir því sem við á. Í greinargerð skal geta um:

1. tilkynningar og efni þeirra eða annað tilefni könnunar þegar það á við,
2. ákvörðun um að hefja könnun og tilkynningu til forsjáraðila,
3. með hvaða hætti mál var kannað,
4. niðurstöður könnunar, og
5. tillögum að heppilegum úrræðum ef talin er þörf á úrbótum.

Greinargerð skal liggja fyrir að jafnaði innan þriggja mánaða og eigi síðar en fjórum mánuðum eftir að ákvörðun var tekin um að hefja könnun.

Ef aðstæður barns teljast viðunandi að mati barnaverndarnefndar ber að loka máli og tilkynna forsjáraðilum og barni eftir atvikum þá ákvörðun.

VI. KAFLI Áætlun.

22. gr. Áætlun um stuðningsúrræði.

Ef könnun leiðir í ljós að þörf er á beitingu úrræða samkvæmt ákvæðum barnaverndarlaga skal barnaverndarnefnd, í samvinnu við forsjáraðila og eftir atvikum barn sem náð hefur 15 ára aldri, gera skriflega áætlun um frekari meðferð máls. Hafa skal samráð við yngri börn eftir því sem aldur þeirra og þroski gefur tilefni til. Ávallt skal gefa barni sem náð hefur 12 ára aldri kost á að tjá sig um mál.

Ef talin er þörf á beitingu úrræða skal gera áætlun svo fljótt sem verða má eftir að niðurstöður könnunar liggja fyrir.
Í áætlun um stuðningsúrræði skal geta um:

1. nafn barns og nöfn forsjáraðila, kennitölur og heimilisföng,
2. niðurstöður könnunar,
3. markmið áætlunar,
4. hlutverk allra aðila sem koma að stuðningsúrræðum meðan áætlun varir,
5. hvenær og hvernig meta skuli árangur, og
6. tíma sem áætlun er ætlað að vara.

Áætlun skal undirrituð af aðilum og fulltrúa barnaverndarnefndar. Ef áætlun gerir ráð fyrir að barnaverndarnefnd taki við umsjá eða forsjá barns og ráðstafi barni í fóstur eða visti það utan heimilis, skv. 25. gr. barnaverndarlaga, skal samþykki foreldra og barns, þegar það á við, uppfylla formkröfur 48. gr. laganna.

Gera skal eina áætlun í einu fyrir hvert barn til ákveðins tíma og endurskoða áætlun eftir þörfum. Tímanlega áður en áætlun rennur út skal barnaverndarnefnd í samvinnu við aðila meta árangur og hvort þörf er á beitingu frekari úrræða.

Þegar aðstæður barns verða viðunandi að mati barnaverndarnefndar ber að loka máli og tilkynna forsjáraðilum og barni eftir atvikum þá ákvörðun.

23. gr. Samvinna við aðra við framkvæmd áætlunar.

Við undirbúning, gerð og framkvæmd áætlunar ber barnaverndarnefnd að meta þörf á samstarfi við alla þá aðila sem koma að umönnun barns, veitt gætu barni stuðning eða vinna í málum barnsins, svo sem leikskóla, skóla, heilbrigðisstarfsmenn, lögreglu, dómstóla og fangelsismálayfirvöld. Ef barnaverndarnefnd telur mikilvægt að koma á samvinnu við aðra en forsjáraðila og barn við gerð eða framkvæmd áætlunar ber barnaverndarnefnd að leita eftir samþykki forsjáraðila og að leitast við að koma slíku samstarfi á.

24. gr. Einhliða áætlun um beitingu þvingunarúrræða.

Náist ekki samkomulag við foreldra eða barn, þegar það á við, um beitingu stuðningsúrræða skal barnaverndarnefnd einhliða semja áætlun sem kynnt skal fyrir foreldrum og barni. Í einhliða áætlun skal geta um:

1. nafn barns og nöfn forsjáraðila, kennitölur og heimilisföng,
2. niðurstöður könnunar,
3. þær áætlanir um stuðningsaðgerðir sem kunna að hafa verið gerðar og mat á árangri,
4. með hvaða hætti reynt hefur verið að gera áætlun um stuðningsaðgerðir, og
5. tillögur um beitingu tiltekinna þvingunarúrræða sem nauðsynlegt þykir að grípa til.

Ef barnaverndarnefnd telur ekki uppfyllt skilyrði barnaverndarlaga um beitingu þvingunarúrræða ber að loka málinu og tilkynna forsjáraðilum og barni eftir atvikum um þá ákvörðun.

25. gr. Áætlun um umsjá barns í fóstri eða vistun utan heimilis.

Þegar barnaverndarnefnd hefur tekið við umsjá eða forsjá barns með heimild í barnaverndarlögum skal hún gera skriflega áætlun um trygga umsjá barnsins. Í áætlun um umsjá skal geta um:

1. nafn barns og nöfn forsjáraðila, kennitölur og heimilisföng,
2. ákvörðun um vistun,
3. hvar umsjá/forsjá liggi,
4. markmið með vistun,
5. hvers konar vistun er fyrirhuguð,
6. fyrirhugaða tímalengd vistunar hverju sinni, og
7. stuðning við barnið og aðra meðan vistun varir.

Tímanlega áður en fóstri eða vistun lýkur skal barnaverndarnefnd meta árangur og hvort þörf er á beitingu frekari úrræða.

26. gr. Neyðarráðstafanir.

Ef vinda þarf bráðan bug að ráðstöfun sem heyrir undir barnaverndarnefnd getur formaður hennar eða starfsmaður í umboði hans, án undangenginnar málsmeðferðar skv. VIII. kafla barnaverndarlaga, framkvæmt hana.

Barnaverndarnefnd skal án tafar taka málið til meðferðar. Ef barnaverndarnefnd telur þörf fyrir áframhaldandi ráðstöfun skal leitast við, í samvinnu við forsjáraðila og eftir atvikum barn sem náð hefur 15 ára aldri, að gera skriflega áætlun um stuðningsúrræði. Náist ekki samkomulag við foreldra eða barn, þegar það á við, um beitingu stuðningsúrræða skal barnaverndarnefnd kveða upp úrskurð um frekari ráðstafanir innan 14 daga frá því að formaður eða starfsmaður í umboði hans tók ákvörðun. Ef úrskurður liggur ekki fyrir innan 14 daga fellur neyðarráðstöfun úr gildi.

VII. KAFLI Málsmeðferð fyrir barnaverndarnefnd.

27. gr. Upplýsingaréttur og aðgangur að gögnum máls.

Barnaverndarnefnd skal með nægilegum fyrirvara láta aðilum máls í té öll gögn sem málið varða og koma til álita við úrlausn þess.

Um heimildir barnaverndarnefndar til að takmarka rétt til aðgangs að gögnum gildir ákvæði 2. mgr. 45. gr. barnaverndarlaga.

28. gr. Andmælaréttur og lögmannsaðstoð.

Aðilar barnaverndarmáls skulu eiga þess kost að tjá sig munnlega eða skriflega, þar með talið með aðstoð lögmanns, um efni máls og annað sem lýtur að málsmeðferðinni áður en barnaverndarnefnd kveður upp úrskurð eða tekur ákvörðun um málshöfðun fyrir dómi skv. 28., 29. og 37. gr. barnaverndarlaga.

Barnaverndarnefnd skal veita foreldrum og barni sem er aðili máls fjárstyrk til að greiða fyrir lögmannsaðstoð þegar fyrir liggur einhliða áætlun um beitingu þvingunarúrræða eða áður en barnaverndarnefnd kveður upp úrskurð, svo og í tengslum við rekstur máls fyrir kærunefnd barnaverndarmála. Barnaverndarnefnd skal setja reglur um lögmannsaðstoð þar sem taka má tillit til efnahags foreldra, eðlis og umfangs málsins.

29. gr. Talsmaður barns.

Um aðild og réttindi barns við málsmeðferð gildir ákvæði 46. gr. barnaverndarlaga.

Að jafnaði skal skipa barni talsmann áður en gripið er til ráðstafana skv. 25., 27. eða 28. gr. og áður en sett er fram krafa um sviptingu forsjár skv. 29. gr. nema barn njóti aðstoðar lögmanns.

30. gr. Hæfi talsmanns.

Nefndarmaður í barnaverndarnefnd, starfsmaður nefndarinnar eða þeirrar stofnunar sem fer með tiltekið mál í umboði barnaverndarnefndar getur ekki orðið talsmaður barnsins í málinu. Ekki skal skipa þann talsmann fyrir barn sem hefur hagsmuni af úrlausn barnaverndarmáls eða hefur sterk tengsl við einhvern sem hefur slíka hagsmuni.

Barnaverndarnefnd velur að öðrum kosti talsmann sem er best til þess fallinn að þjóna hagsmunum barns í hverju máli sem um ræðir. Ekki er gerð krafa um sérstaka menntun talsmanns en leitast skal við að velja þann sem hefur sérþekkingu á málefnum barna og ber skyn á þau mál sem barnaverndarnefndir fjalla um.

31. gr. Hlutverk talsmanns.

Hlutverk talsmanns er að ræða við barnið og koma á framfæri sjónarmiðum þess. Talsmaður á ekki óskoraðan rétt til aðgangs að gögnum í barnaverndarmáli en barnaverndarnefnd ber að meta hverju sinni hvaða upplýsingar um málið rétt er að talsmaður fái til að geta gegnt hlutverki sínu.

VIII. KAFLI Skráning og meðferð persónuupplýsinga hjá barnaverndarnefnd.

32. gr. Skráning mála.

Barnaverndarnefndum ber á kerfisbundinn hátt að skrá allar tilkynningar sem berast í samræmi við 12. gr. og afdrif þeirra.

Mál telst barnaverndarmál þegar barnaverndarnefnd hefur tekið formlega ákvörðun um að hefja könnun. Barnaverndarnefndum ber á kerfisbundinn hátt að skrá öll barnaverndarmál sem nefnd hefur til meðferðar. Málaskrá skal skipuleggja þannig að barnaverndarnefnd geti á hverju tíma með auðveldum hætti fundið mál barns og mál sem forsjáraðilar barnsins tengjast.

Í málaskrá skulu eftirfarandi upplýsingar skráðar:

1. nafn barns og forsjáraðila, kennitölur og heimilisföng, og
2. hvenær barnaverndarmál hefst og hvenær því lýkur.

33. gr. Skráning upplýsinga.

Varðveita skal með skipulögðum hætti allar upplýsingar um hvert barnaverndarmál, m.a. eftirfarandi:

1. tilkynningar, sbr. 12. gr.,
2. afrit allra bréfa sem send eru vegna málsins,
3. skrifleg gögn sem aflað er við könnun máls,
4. upplýsingar um málsatvik sem barnaverndarnefnd eru veittar munnlega, svo sem í símtölum eða á fundum, sbr. 19. gr.,
5. allar greinargerðir og áætlanir,
6. alla samninga um úrræði, svo sem um vistun og fóstur, og
7. allar ákvarðanir barnaverndarnefnda, Barnaverndarstofu, kærunefndar barnaverndarmála og dómstóla.

34. gr. Persónuupplýsingar.

Barnaverndaryfirvöld vinna almennt með viðkvæmar persónuupplýsingar. Með persónuupplýsingum er átt við sérhverjar persónugreindar eða persónugreinanlegar upplýsingar um hinn skráða, sem beint eða óbeint má rekja til tiltekins einstaklings, látins eða lifandi. Persónugreinanlegar teljast þær upplýsingar sem unnt er að persónugreina, beint eða óbeint, með tilvísun í kennitölu eða einn eða fleiri þætti sem sérkenna hinn skráða í líkamlegu, lífeðlisfræðilegu, andlegu, efnalegu, menningarlegu eða félagslegu tilliti.

35. gr. Varðveisla gagna.

Formaður barnaverndarnefndar ber ábyrgð á því að öll gögn barnaverndarmála sem unnin hafa verið og unnin eru í umdæminu séu varðveitt á starfsstöð nefndar með tryggilegum hætti og að meðferð þeirra samrýmist reglum og stöðlum sem Persónuvernd setur um hvernig tryggja skuli öryggi upplýsinga. Gögn sem innihalda persónuupplýsingar skal undantekningarlaust geyma í læstum og traustum hirslum.

Þegar gögn sem innihalda persónuupplýsingar eru geymd í tölvu skal þess gætt að ekki sé hægt að nálgast þau nema með því að slá inn sérstakt lykilorð sem óviðkomandi hefur ekki aðgang að. Enn fremur skal þess gætt að öryggi tölvubúnaðar sé með þeim hætti að óviðkomandi geti ekki nálgast gögnin, breytt þeim eða eytt.

Ef barnaverndarnefnd fær aðra stofnun eða ræður starfsmann til þess að sinna tilteknum verkefnum eða einstökum málum skal í skriflegum samningi skv. 4. gr. sérstaklega kveða á um skráningu, varðveislu og skil á gögnum sem innihalda persónuupplýsingar. Hið sama á við um samninga um stuðning eða beitingu úrræðis samkvæmt ákvæðum reglugerðar um úrræði á ábyrgð sveitarfélaga samkvæmt ákvæðum barnaverndarlaga.

Barnaverndarnefndir skulu að jafnaði ekki senda gögn sem hafa að geyma persónuupplýsingar með tölvupósti eða símbréfi nema að viðhöfðum nauðsynlegum öryggisráðstöfunum.

Nefndarmönnum og starfsmönnum barnaverndarnefndar er einungis heimilt að fara með gögn sem innihalda persónuupplýsingar af starfstöð í skýrum og afmörkuðum tilgangi vegna vinnslu sem þarf að fara fram annars staðar. Ber þá sérstaklega að gæta þess að óviðkomandi hafi ekki aðgang að gögnunum og sjá til þess að gögnum verði skilað aftur á starfstöð svo fljótt sem verða má.

36. gr. Aðgangur nefndarmanna og starfsmanna barnaverndarnefndar að gögnum.

Barnaverndarnefnd og starfsmenn viðkomandi nefndar skulu einir hafa aðgang að upplýsingum og gögnum sem innihalda persónuupplýsingar í máli, auk aðila sem lögum samkvæmt eiga rétt til aðgangs.

Aðgangur einstakra nefndarmanna og starfsmanna að persónuupplýsingum skal ekki vera rýmri en nauðsynlegt er með hliðsjón af þeim verkefnum sem viðkomandi hefur með höndum hverju sinni.

Þar sem félagsmálanefnd fer með hlutverk barnaverndarnefndar eða starfsmenn barnaverndarnefndar hafa sameiginlegt skrifstofuhald með starfsmönnum annarra nefnda eða stofnana, skal aðgreina verkefni og gögn barnaverndarmála frá öðrum gögnum og tryggja að eingöngu þeir sem starfa að barnaverndarmálum hafi aðgang að gögnum sem þau mál varða.

Formaður barnaverndarnefndar ber ábyrgð á því að óviðkomandi eigi ekki aðgang að upplýsingum og gögnum barnaverndarmála.

37. gr. Gildistaka.

Reglugerð þessi, sem sett er skv. 6. mgr. 21. gr., 2. mgr. 38. gr. og 3. mgr. 46. gr. barnaverndarlaga, nr. 80/2002, öðlast þegar gildi.

Félagsmálaráðuneytinu, 12. janúar 2004.

Árni Magnússon.

Þorgerður Benediktsdóttir.