Hugbúnaðarrammi Fjársýslunnar
Þjónustuaðili:
Reynsla Fjársýslunnar hefur sýnt fram á vöntun á heildstæðum leiðbeiningum fyrir opinbera aðila þegar kemur að fjárfestingu í hugbúnaði.
Því var brugðið á það ráð að setja saman leiðarvísi fyrir opinbera aðila við kaup á hugbúnaði, með það að markmiði að einfalda ferlið og draga úr áhættu.
Leiðarvísirinn fjallar um mikilvægi þarfagreiningar, markmiðssetningar og varna gegn birgjalæsingu, ásamt því að útlista tæknilegar og lagalegar kröfur sem ber að hafa í huga við val á mismunandi tegundum hugbúnaðar, þar á meðal staðlaðar, sérlausnir og Power Platform.
Hann veitir einnig innsýn í mótun útboðsgagna, greiðslufyrirkomulags og krafna er varða þróun, prófanir og skil hugbúnaðar.
Byggt er á lærdómi Fjársýslunnar af fyrri útboðum, gögnum frá Stafrænu Íslandi og Fjármálaráðuneytinu, gögnum frá Norskum, Breskum og Dönskum systurstofnunum Ríkiskaupa ásamt reynslu höfundar af hugbúnaðarþróun.
4. Tæknilýsing útboðsgagna
Í tæknilýsingu þarf að taka fram tæknileg gæði og eiginleika vöru, verks eða þjónustu. Tæknilegar kröfur eru lágmarkskröfur þar sem bjóðendur fá annað hvort „staðið/fallið“ flokkun í útboðum. Það þýðir að þær þurfa allar að vera uppfylltar svo tilboð fyrirtækis komi til greina.
Vanda ber tæknilýsinguna eins og kostur er, því breytingar á kröfum eftir að smíði kerfis hefst eru oft mjög kostnaðarsamar.
Við hönnun og gerð hugbúnaðar er nauðsynlegt að huga að eftirfarandi þáttum til að tryggja t.d. virkni hugbúnaðar, að hann sé notendavænn, viðhaldshæfur og skalanlegur.
https://island.is/ad-kaupa-inn-fyrir-opinbera-adila/1-greining
Efni kaflans
Þegar hér er komið hefur þarfagreining verið framkvæmd, þjónusta island.is og UMBRA skoðuð og markaður kannaður.
Hægt er að velja tegund hugbúnaðar og setja fram kröfur og þarfir í takt við valið. Einnig er hægt að hafa hugsanlegu kaupin opnari og hafa allar leiðir listaðar upp í tæknilýsingu útboðsgagnana.
Til þess að geta valið á milli er gott að horfa á þarfagreininguna og hafa eftirfarandi spurningar í huga.
Uppfyllir stöðluð lausn allar kröfur og þarfir?
Þörf er að meta hvort að stöðluð lausn geti uppfyllt á ásættanlegan máta þær þarfir, kröfur og virkni sem settar hafa verið fram í þarfagreiningu. Ef ekki, þarf annað hvort að kanna hvort hægt sé að breyta ferlum innan stofnunar og þannig fækka eða breyta kröfum og þörfum svo hægt sé að velja staðlaðan hugbúnað. Ef ekki, gæti sérlausn eða Power Platform verið betri kostur.
Er hægt að skipta þörfunum upp?
Fá þannig lausnir frá mismunandi birgjum þar sem við á og tengja saman?
Hver er kostnaðurinn?
Bera þarf saman kostnað á mögulegum lausnum þar sem allir þættir eru teknir með í reikninginn. T.d. innleiðing, áskriftir, þjónusta, hönnun, þróun, viðhald, hýsing, gjöld o.fl. er tekið inn í reikninginn. Einnig þarf að taka tillit til heildarkostnaðar við eignarhald (TCO) yfir áætlaðan líftíma hugbúnaðarins.
Er gerð krafa um stuttan innleiðingartíma?
Ef svo er þá hafa staðlaðar lausnir oftar en ekki styttri innleiðingartíma samanborið við þróun og innleiðingu á sérlausn, ásamt Power Platform gæti einnig haft sambærilegan innleiðingartíma og stöðluð lausn og hugsanlega styttri innleiðingartíma en sérlausn ef á viðbótum/breytingum/sérsmíði er þörf.
Er þörf á eða gerð krafa um skalan- og sveigjanleika?
Ef slík þörf eða krafa er fyrir hendi þá er sérlausn almennt sveigjanlegri og skalanlegri þar sem hún er smíðuð algjörlega eftir hentisemi stofnunar og getur því þróast og aðlagast breytingum innan og utan fyrirtækis. Sú þróun kallar þó ávallt á aukið fjármagn til verkefnisins. Staðlaðar lausnir geta þó einnig uppfyllt þörfina um skalan – og sveigjanleika, þar sem staðlaðar lausnir eru í stöðugri þróun með áherslu á þarfir markaðarins. Ef um sértækar þarfir eða kröfur er að ræða er hugsanlega farið í þróun undir ákveðnum forsendum t.d. þurfa þær að vera hagkvæmar fyrir lausnina og í samræmi við framtíðarsýn lausnarinnar. Power Platform falla á milli staðlaða lausna og sérlausna þar sem töluverður sveigjanleiki og skalanleiki er í boði.
Eru möguleikar á samþættingu við annan hugbúnað til staðar?
Kanna þarf hvort að staðlaða lausnin geti verið samþætt við núverandi hugbúnað og innviði, helst í gegnum samþættingarlag tengt með API. Ef ekki er hægt að tengja staðlaða lausn við núverandi hugbúnað þarf að meta bæði þörf á núverandi hugbúnaði og þörfina til tengingar. Sérlausn getur þó tryggt samþættingu við núverandi hugbúnað þar sem þróun er sérsniðin að hagsmunum stofnunarinnar. Power Platform lausnir bjóða einnig upp á auðvelda samþættingu við hugbúnað frá sama birgja. T.d. Microsoft Power Platform á mjög auðvelt með að tengjast öllu í Microsoft umhverfinu.
Hver er þörfin á stuðningi og viðhaldi?
Meta þarf hversu mikinn stuðning og viðhald hugbúnaðurinn þarf. Byrgi staðlaðar lausnar sér um viðhald á lausninni og veitir stuðning eftir þjónustusamning (SLA). Power Platform fær allan sinn stuðning frá birgja/þróunaraðila og þarfnast ekki innanborðs þekkingar. Sérlausn gæti veitt betri stjórn á stuðningi og viðhaldi en fer það eftir því hvort að umsjónarteymi sé innanhúss eða útvistað. Í öllum tilfellum þarf að meta viðhalds og stuðnings kostnað hugbúnaðarins ásamt hvort tækniþekking sé til staðar innan húss eða ekki.
Uppfyllir staðlaðar- eða Power Platform lausnir þær öryggis- og lagalegu kröfur í samræmi við þarfagreiningu stofnunarinnar ásamt almennum kröfum?
Ef ekki þá gæti sérlausn verið betri kostur þar sem hægt er að sérsníða hugbúnaðinn til að mæta settum kröfum.
Besta leiðin fer eftir því hvaða þarfir eru fyrir hendi. Fyrir einfaldar lausnir sem þurfa ekki mikið sérsnið gætu Power Platforms eða Staðlaðar lausnir verið betri valkostur. Hins vegar, ef þörf er fyrir einstaka lausn með eiginleikum sem ekki eru í boði á almenna markaðnum, gæti Sérsmíðuð lausn verið rétta leiðin.