Ferlagreining felur í sér að skilgreina og kortleggja út ferla innan skipulagsheilda, þar sem ferlið samanstendur af röð aðgerða eða verkefna sem framkvæmd eru í ákveðinni röð til að ná fram ákveðnum markmiðum eða útkomum. Tilgangur ferlagreiningar er að auðvelda skilning á því hvernig ferlar virka, greina tækifæri til úrbóta ásamt því að hámarka skilvirkni og gæði þjónustu. Þessi vinna nýtist til að bæta þjónustu, auka ánægju viðskiptavina og stuðla að nýsköpun í vinnubrögðum.

Ferlagreining fer fram í nokkrum skrefum:

Ferlagreining er síendurtekin ferli sem hjálpar opinberum aðilum að halda áfram að bæta og aðlaga sig að breyttum aðstæðum og kröfum

Markmiðasetning og lykil breytur

Fyrir opinbera aðila er mikilvægt að skilgreina markmið (Goals) og mælanlegar lykil breytur (Key Performance Indicators, KPIs) til að hjálpa við að móta hver þörfin er og tryggja skilvirkni ásamt árangur verkefnisins.

Markmið (Goals) eru yfirmarkmið sem setja stefnuna fyrir verkefnið. Þau ættu að vera skýr, mælanleg og raunhæf.

Mælanlegar lykil breytur (KPIs) eru mælieiningar sem notaðar eru til að meta framvindu og árangur í átt að markmiðum.

Hægt er að fylgja eftirfarandi skrefum til þess að setja fram bæði markmið og lykil breytur.

Við flókin tæknileg innkaup getur verið nauðsynlegt fyrir kaupanda að kaupa þjónustu tæknilegs ráðgjafa til að aðstoða við gerð tæknilýsingar sbr. 49. – 50. gr. OIL.

Hlutverk tæknilegs ráðgjafa er þá að:

• Aðstoða við gerð þarfagreiningu í samræmi við sérþekkingu á markaði.

• Greina notkunarþarfir og áætlaða framtíðarnotkun.

• Ráðleggja um áhættu með tilliti til þarfagreiningar.

• Bera ábyrgð á tækni- eða þarfalýsingu útboðsgagna.  

Tæknilegur ráðgjafi gæti valdið því að fyrirtæki hans verður vanhæft til að leggja fram tilboð því það gæti talist brot gegn jafnræði ef hans tilboð er tekið til mats. Sjá 46. gr. OIL.

Ráðlegt er að tæknilegur ráðgjafi undirriti trúnaðaryfirlýsingu.

Ráðgjöf tæknilegs ráðgjafa getur í sumum tilvikum verið svo umfangsmikil, að nauðsynlegt er að bjóða út hans þjónustu.

Er verið að nota hugbúnað/kerfi nú þegar til að uppfylla þörfina?

Arfleiðarkerfi er hugtak sem vísar til tölvukerfa, hugbúnaðar eða tækni sem hefur verið í notkun í langan tíma og er oft úrelt, en er ennþá mikilvægt fyrir daglega starfsemi fyrirtækis eða stofnunar. Eldri kerfi geta verið torveld í viðhaldi og uppfærslum, en samt sem áður eru þau nauðsynleg vegna þess að þau innihalda mikilvæg gögn eða eru samofin öðrum kerfum og ferlum innan stofnunarinnar.

Ef þarfirnar sem verið er að reyna að uppfylla tengjast virkni hugbúnaðar eða kerfis sem er í notkun, og hefur breyst í arfleiðarkerfi er mikilvægt að framkvæma ítarlega greiningarvinnu til að meta stöðu hugbúnaðarins/kerfisins, þeirra þarfa sem kerfið/hugbúnaðurinn sjálfur uppfyllir og þeirra þarfa sem það ætti að vera að uppfylla.

Þeirri greiningarvinnu mætti skipta upp í fjóra flokka:

Stöðugreining:

Stefnumótun:

Stjórnskipulag:

Aðgerðaráætlun:

Arfleiðakerfi opinbera aðila eru oftar en ekki hugbúnaður sem fáir geta þjónustað og má því segja að um læsta stöðu hjá birgja er að ræða í flestum tilfellum.

Umsókn um fjárfestingarframlag til endurnýjunar mikilvægra kerfa

Þegar þú sendir inn umsókn til að fá fjárfestingarframlag fyrir endurnýjun mikilvægra kerfa, eru nokkur mikilvæg atriði sem þú þarft að hafa í huga til að auka líkurnar á að umsóknin þín verði samþykkt:

Ítarleg og vel undirbúin umsókn sem tekur mið af ofangreindum atriðum mun auka líkurnar á að fá fjárfestingarframlag og stuðla að árangursríkri endurnýjun mikilvægra kerfa.

Sbr https://www.stjornarradid.is/default.aspx?pageid=ea97f92d-f09e-4bc5-aa52-66229113f1f2

Nauðsynlegt er að kanna hvort að það sé til lausn sem uppfyllir þær kröfur og þarfir sem settar hafa verið fram í þarfagreiningu. Oftar en ekki er hagkvæmara að fjárfesta í lausn sem er nú þegar til þar sem reynsla er kominn á hugbúnaðinn hjá hinu opinbera og grunn þróunarfasi búinn.

Opinberi aðilinn þarf því að svara eftirfarandi spurningum:

Þjónusta hjá Umbra

Umbra er ráðuneytisstofnun sem sinnir upplýsingatæknimálum og ýmsum sameiginlegum rekstrarþáttum ráðuneytanna, ásamt rekstri á Microsoft skrifstofuhugbúnaði og öryggislausnum fyrir stofnanir (rekstur á Microsoft skýja geirum stofnana).

Hlutverk

Miðstöð innri þjónustu og þróunar sem gerir ríkisaðilum kleift að einbeita sér að kjarnastarfsemi sinni

Framtíðarsýn

Við bindum ríkisaðila saman í eina heild með framúrskarandi þjónustu og fjölbreyttum lausnum

UT ráðgjöf tengd hugbúnaði ríkisins

Aðstoð og leiðbeiningar sem hjálpa ríkisaðilum að nýta skrifstofu hugbúnað ríkisins, þar með talið ef koma þarf á samskiptum við ytri kerfi. Má þar nefna:

• Teams símkerfi og skiptiborða- / þjónustuverslausn

• Innleiðing Microsoft Öryggislausna

• Nýting á Power Platform (Automate/Power Apps)

• Azure þjónustur

• Miðlægar Outlook undirskriftir

Ríkisaðilum er velkomið að leita til Umbru með fyrirspurnir um aðrar lausnir sem tengjast Microsoft skrifstofuhugbúnaði.

Hægt er að hafa samband við UMBRA í gegnum support@publicadministration.is ef um almennan opinberan aðila er að ræða. Ef um dómssýsluna er að ræða er netfangið support@judicial.is.

Þjónusta Stafræns Íslands

Þjónustuframboð Stafræns Íslands stendur stofnunum og opinberum aðilum til boða. Samstarf sem miðar að því að veita notendamiðaða stafræna þjónustu til einstaklinga og fyrirtækja.

Þjónustuframboð Stafræns Íslands má finna hér https://island.is/s/stafraent-island/thjonustur

Umsókn um samstarf við Stafrænt Ísland má finna hér https://island.is/s/stafraent-island/samstarf

Er lausn í notkun hjá hinu opinbera eða til á almennum markaði?

Opinberar stofnanir eru hvattar til að kanna:

• hvort að það sé til sem gæti innihaldið lausn.

• hvaða lausnir aðrir opinberir aðilar eru að nota til að uppfylla samskonar þarfir.

• hvort að hægt sé að fá svör frá markaðnum með því að framkvæma markaðskönnun í gegnum Ríkiskaup þar sem slík könnun er opinber og gagnsæ án skuldbinda um kaup.