Fara beint í efnið

Ísland.is appið

Með ríkið í vasanum

Hugbúnaðarrammi Fjársýslunnar

Þjónustuaðili:

Reynsla Fjársýslunnar hefur sýnt fram á vöntun á heildstæðum leiðbeiningum fyrir opinbera aðila þegar kemur að fjárfestingu í hugbúnaði. 

Því var brugðið á það ráð að setja saman leiðarvísi fyrir opinbera aðila við kaup á hugbúnaði, með það að markmiði að einfalda ferlið og draga úr áhættu.

Leiðarvísirinn fjallar um mikilvægi þarfagreiningar, markmiðssetningar og varna gegn birgjalæsingu, ásamt því að útlista tæknilegar og lagalegar kröfur sem ber að hafa í huga við val á mismunandi tegundum hugbúnaðar, þar á meðal staðlaðar, sérlausnir og Power Platform.

Hann veitir einnig innsýn í mótun útboðsgagna, greiðslufyrirkomulags og krafna er varða þróun, prófanir og skil hugbúnaðar.

Byggt er á lærdómi Fjársýslunnar af fyrri útboðum, gögnum frá Stafrænu Íslandi og Fjármálaráðuneytinu, gögnum frá Norskum, Breskum og Dönskum systurstofnunum Ríkiskaupa ásamt reynslu höfundar af hugbúnaðarþróun.

    1. Upphaf verkefnis

    Í upphafi þarf að afla gagna til að auðveldara verði að finna lausn á hugsanlegri áskorun. Vert er að hafa í huga að setja markmið og lykilbreytur fram, huga að samningsstjórnun, gera áhættumat, drög að hugsanlegri tímaáætlun áður en farið er í eigindlega þarfagreiningu.

    Gott er að hafa eftirfarandi spurningar í huga:

    • Hvaða þarfir uppfylla innkaupin/verkefnið

    • Er hægt að breyta ferlum innanhúss og sleppa því kaupum?

    • Hver getur unnið verkið?

    • Hver er afurð verkefnisins og afmörkun?

    • Hverjar eru tímaskorður og skipulag verksins?

    • Hver er fjárhagsrammi verksins?

    • Hvaða ytri skilyrðum er verkið háð?

    Efni kaflans

    Er verið að nota hugbúnað/kerfi nú þegar til að uppfylla þörfina?

    Arfleiðarkerfi er hugtak sem vísar til tölvukerfa, hugbúnaðar eða tækni sem hefur verið í notkun í langan tíma og er oft úrelt, en er ennþá mikilvægt fyrir daglega starfsemi fyrirtækis eða stofnunar. Eldri kerfi geta verið torveld í viðhaldi og uppfærslum, en samt sem áður eru þau nauðsynleg vegna þess að þau innihalda mikilvæg gögn eða eru samofin öðrum kerfum og ferlum innan stofnunarinnar.

    Ef þarfirnar sem verið er að reyna að uppfylla tengjast virkni hugbúnaðar eða kerfis sem er í notkun, og hefur breyst í arfleiðarkerfi er mikilvægt að framkvæma ítarlega greiningarvinnu til að meta stöðu hugbúnaðarins/kerfisins, þeirra þarfa sem kerfið/hugbúnaðurinn sjálfur uppfyllir og þeirra þarfa sem það ætti að vera að uppfylla.

    Þeirri greiningarvinnu mætti skipta upp í fjóra flokka:

    Stöðugreining:
    1. Er núverandi ástand hugbúnaðarins eða kerfisins skilgreind og þekkt?

      1. Hvað hefur gengið vel?

      2. Hvað er hugsanlega hægt að nýta áfram eða læra af?

      3. Hvað er hugsanlega hægt að byggja ofan á?

    2. Uppfyllir hugbúnaðurinn eða kerfið þær þarfir sam það þarf að uppfylla?

      1. Hvaða þarfir þarf að uppfylla?

    Stefnumótun:
    1. Felur stefna opinbera aðilans í sér að hagnýtingu upplýsingatækni og rafræna þjónustuferla?

    2. Eru til skýrar upplýsingar hvernig opinberi aðilinn ætli að ná settum markmiðum í hagnýtingu upplýsingatækni?

    Stjórnskipulag:
    1. Er viðeigandi skipulag til staðar hjá opinber aðilanum til að hrinda stefnunni í framkvæmd?

    2. Er nægileg þekking til staðar hjá opinbera aðilanum til að takast á við verkefnið?

    3. Er til skipulag og stefna varðandi uppbyggingu á hæfni til nýtingar á upplýsingatækni? Hvaða þekking á að vera innanhúss og hvað má útvista?

    Aðgerðaráætlun:
    1. Hvernig er hægt að er hægt að ná settum markmiðum? Hvernig er hægt að fá aukin slagkraft innan opinbera aðilans til að ná fram breytingum?

    Arfleiðakerfi opinbera aðila eru oftar en ekki hugbúnaður sem fáir geta þjónustað og má því segja að um læsta stöðu hjá birgja er að ræða í flestum tilfellum.

    Umsókn um fjárfestingarframlag til endurnýjunar mikilvægra kerfa

    Þegar þú sendir inn umsókn til að fá fjárfestingarframlag fyrir endurnýjun mikilvægra kerfa, eru nokkur mikilvæg atriði sem þú þarft að hafa í huga til að auka líkurnar á að umsóknin þín verði samþykkt:

    1. Greining á núverandi kerfi: Þú þarft að lýsa núverandi kerfi vel og greina hvaða tilgangi það hefur gegnt. Það er mikilvægt að skýra frá mikilvægi kerfisins og hvernig það styður við starfsemi stofnunarinnar, ásamt því að greina helstu áskoranir varðandi tækni, öryggi, og viðhald.

    2. Notendur og ávinningur: Lýstu hverjir eru notendur eða viðskiptavinir kerfisins og hvaða ávinningur er væntanlegur af nýja kerfinu, svo sem aukin skilvirkni, bætt notendaupplifun, aukið öryggi, eða sparnaður til lengri tíma. Þú þarft einnig að lýsa hvernig þú munt mæla árangur verkefnisins.

    3. Virkni nýs kerfis: Veittu skýra lýsingu á virkni og helstu eiginleikum nýs kerfis, ásamt arkitektúr þess. Ef um er að ræða uppfærslu á núverandi kerfi eða smíði nýs kerfis, skýrðu þá hvaða hluta eða virkni frá eldra kerfi verður endurnýtt.

    4. Fjárhagsáætlun: Fjárhagsáætlunin þarf að innihalda alla kostnaðarliði tengda nýja kerfinu, þar á meðal hugbúnaðarþróun, vélbúnað, innleiðingu, þjálfun, og áframhaldandi viðhald. Þú þarft einnig að tilgreina fjárhæðina sem sótt er um og hvernig fjármunirnir verða nýttir.

    5. Áhættumat: Það er mikilvægt að tilgreina áhættur og áskoranir sem tengjast endurnýjun kerfis eða kerfishluta, ásamt lýsingu á því hvernig má draga úr þeim.

    6. Sjálfbærni: Lýstu hvernig verður staðið að viðhaldi, uppfærslum, og stuðningi við nýja kerfið eða kerfishluta til lengri tíma litið til að tryggja endingu þess.

    7. Innleiðingar- og útleiðingaráætlun: Þú þarft að lýsa hvernig eldra kerfi verður útleitt og nýtt kerfi innleitt, hvort verkþættir verða útvistaðir, og hvernig gögn úr eldra kerfi verða nýtt í nýja kerfinu. Það er einnig mikilvægt að skilgreina mögulegan niðritíma fyrir notendur og breytingar á verklagi.

    Ítarleg og vel undirbúin umsókn sem tekur mið af ofangreindum atriðum mun auka líkurnar á að fá fjárfestingarframlag og stuðla að árangursríkri endurnýjun mikilvægra kerfa.

    Sbr https://www.stjornarradid.is/default.aspx?pageid=ea97f92d-f09e-4bc5-aa52-66229113f1f2