Hugbúnaðarrammi Fjársýslunnar
Þjónustuaðili:
Reynsla Fjársýslunnar hefur sýnt fram á vöntun á heildstæðum leiðbeiningum fyrir opinbera aðila þegar kemur að fjárfestingu í hugbúnaði.
Því var brugðið á það ráð að setja saman leiðarvísi fyrir opinbera aðila við kaup á hugbúnaði, með það að markmiði að einfalda ferlið og draga úr áhættu.
Leiðarvísirinn fjallar um mikilvægi þarfagreiningar, markmiðssetningar og varna gegn birgjalæsingu, ásamt því að útlista tæknilegar og lagalegar kröfur sem ber að hafa í huga við val á mismunandi tegundum hugbúnaðar, þar á meðal staðlaðar, sérlausnir og Power Platform.
Hann veitir einnig innsýn í mótun útboðsgagna, greiðslufyrirkomulags og krafna er varða þróun, prófanir og skil hugbúnaðar.
Byggt er á lærdómi Fjársýslunnar af fyrri útboðum, gögnum frá Stafrænu Íslandi og Fjármálaráðuneytinu, gögnum frá Norskum, Breskum og Dönskum systurstofnunum Ríkiskaupa ásamt reynslu höfundar af hugbúnaðarþróun.
1. Upphaf verkefnis
Í upphafi þarf að afla gagna til að auðveldara verði að finna lausn á hugsanlegri áskorun. Vert er að hafa í huga að setja markmið og lykilbreytur fram, huga að samningsstjórnun, gera áhættumat, drög að hugsanlegri tímaáætlun áður en farið er í eigindlega þarfagreiningu.
Gott er að hafa eftirfarandi spurningar í huga:
Hvaða þarfir uppfylla innkaupin/verkefnið
Er hægt að breyta ferlum innanhúss og sleppa því kaupum?
Hver getur unnið verkið?
Hver er afurð verkefnisins og afmörkun?
Hverjar eru tímaskorður og skipulag verksins?
Hver er fjárhagsrammi verksins?
Hvaða ytri skilyrðum er verkið háð?
Ferlagreining felur í sér að skilgreina og kortleggja út ferla innan skipulagsheilda, þar sem ferlið samanstendur af röð aðgerða eða verkefna sem framkvæmd eru í ákveðinni röð til að ná fram ákveðnum markmiðum eða útkomum. Tilgangur ferlagreiningar er að auðvelda skilning á því hvernig ferlar virka, greina tækifæri til úrbóta ásamt því að hámarka skilvirkni og gæði þjónustu. Þessi vinna nýtist til að bæta þjónustu, auka ánægju viðskiptavina og stuðla að nýsköpun í vinnubrögðum.
Ferlagreining fer fram í nokkrum skrefum:
Skilgreining, kortlagning núverandi ferla ásamt markmiðasetningu:
Gefur innsýn og tilgreinir ábyrgðaraðilar ásamt því að sýna hvernig verkefni flæða í gegnum ferlið. Þetta felur í sér að bera kennsl á verkefni, aðgerðir og ákvörðunar punkta sem mynda ferlið þar sem stuðst er við gögn, viðtöl við starfsfólk og athuganir á vinnustað. Einnig þarf opinberi aðilinn að skilgreina og setja sér markmið sem greiningin á að ná.
Greining á vandamálum og tækifærum til úrbóta:
Þegar búið er að safna gögnum er komið að því að greina ferlana. Þetta felur í sér að kortleggja skrefin í ferlinu, greina flöskuhálsa, sóun, og önnur vandamál sem gætu verið til staðar og skoða möguleg svæði þar sem hægt er að bæta ferilinn, hvort sem það er í gegnum tæknivæðingu, endurskipulagningu eða einföldun.
Rótargreining:
Eitt mikilvægt tól í ferlagreiningu er rótargreining, sem er nálgun til að bera kennsl á undirliggjandi orsakir vandamála eða áskorana innan ferilsins. Þetta ferli getur meðal annars falið í sér að beita „Fimm sinnum afhverju“ aðferðinni, sem er aðferð til að dýpka skilning á orsökum vandamála með því að spyrja endurtekið afhverju þau eigi sér stað, þar til kjarni vandans er fundinn. Rótargreining og ferlagreining eru tengdar að því leyti að rótargreining hjálpar til við að skilja ástæður fyrir hindrunum eða vandamálum í ferlinu, sem síðan gerir það mögulegt að innleiða markvissar úrbætur
Útfærsla úrbóta með hönnun nýrra eða bættra ferla:
Á grundvelli greiningarinnar, þróa og innleiða breytingar til að bæta ferlið. Þetta skref felur í sér að búa til nýjar aðferðir eða breytingar sem geta bætt ferlana.
Innleiðing breytinga:
Þetta skref getur krafist þjálfun fyrir starfsfólks, breytingar á tækja- eða hugbúnaði, og jafnvel breytingar á menningu innan stofnunarinnar.
Eftirfylgni og endurmat:
Fylgjast með árangri breytinganna og endurmeta reglulega til að tryggja að ferlið haldi áfram að mæta þörfum viðskiptavina og skipulagsheildarinnar í heild. Þetta getur leitt til frekari breytinga eða aðlögunar á ferlunum.
Ferlagreining er síendurtekin ferli sem hjálpar opinberum aðilum að halda áfram að bæta og aðlaga sig að breyttum aðstæðum og kröfum