Hjá Akraneskaupstað var tekin meðvituð ákvörðun um að vinna saman tvö stór innleiðingarverkefni: innleiðingu nýrra laga um samþættingu þjónustu í þágu farsældar barna (farsældarlögin) og innleiðingu á Barnvænu sveitarfélagi. Þetta var m.a. gert með því að ráða til starfa verkefnastjóra farsældar og Barnvæns sveitarfélags. Þannig var skýrt frá upphafi að verkefnin tvö væru nátengd og ættu að vera unnin samhliða.

Verkefnið felst í því að skapa barnamiðaða og heildstæða farsældarþjónustu fyrir öll börn á Akranesi. Þannig var markmiðið að efla skilning og vitund allra sem starfa með eða í þágu barna og fjölskyldna á réttindum barna og mikilvægi þess að hlusta á raddir þeirra og stuðla að jöfnum tækifærum og þátttöku allra barna og ungmenna á Akranesi.

FRAMKVÆMD

Með farsældarlögunum er í fyrsta sinn kveðið á um samræmda mælikvarða sem lýsa stigskiptingu þjónustu í þágu farsældar barna á þrjú þjónustustig. Með samræmdri stigskiptingu fæst yfirsýn yfir þjónustukerfi og mynd af því hvernig hægt er að tryggja skilvirka og samfellda þjónustu við hæfi allra barna. Þetta verklag talar vel við innleiðingu á Barnvænu sveitarfélagi og því var tekin ákvörðun um að innleiða farsældarlögin samhliða innleiðingu Barnvæns sveitarfélags á Akranesi.

Innleiðing farsældar og Barnvæns sveitarfélags á Akranesi hófst haustið 2021. Farið var í fræðslu- og kynningarherferð þar sem allir þjónustuveitendur skv. farsældarlögum, ásamt starfsfólki bæjarins og kjörnum fulltrúum, fengu kynningu á nýjum farsældarlögum og þeim breytingum sem fram undan voru í þjónustu við börn og fjölskyldur, ásamt kynningu um innleiðingu Barnvæns sveitarfélags. Kynningin fór í alla leik-, grunn- og framhaldsskóla bæjarins, sem og heilbrigðisstofnun Vesturlands og síðar til lögreglu, dagforeldra, sýslumanns og íþróttafélaga.

Unnið var út frá innleiðingarskrefum Barnvænna sveitarfélaga og innleiðing farsældarlaganna tengd við þau. Sendir voru út spurningalistar, bæði til barna og starfsfólks kaupstaðarins.

Starfsfólk tók einnig rafrænt námskeið um Barnasáttmálann og haldin var barnvæn gleði á bæjarskrifstofunni þar sem starfsfólk var tekið í ýmsa leiki tengda málefnum barna. Þá var farið yfir lögin og það markmið sveitarfélagsins að verða Barnvænt sveitarfélag sem veitir framúrskarandi farsældarþjónustu fyrir öll börn, þar sem jafnræði og þátttaka er lykilatriði.

Nýttir voru samfélagsmiðlar kaupstaðarins til kynningar á verkefninu, m.a. á degi mannréttinda barna og eins eftir þörfum. Gerð voru myndbönd um farsældina þar sem vitnað var í Barnasáttmálann og þannig voru verkefnin enn frekar tengd saman.

Ráðnir voru inn málstjórar á velferðar- og mannréttindasvið og tengiliðir útnefndir skv. farsældarlögum. Þessir aðilar komu einnig inn í innleiðingu Barnvæns sveitarfélags á þann hátt að fara með og halda uppi fræðslu um verkefnið á sinni starfstöð. Sem dæmi fékk tengiliður í leikskóla þá ábyrgð að tryggja að allt starfsfólk leikskólans fengi nauðsynlega fræðslu um Barnasáttmálann og aðra fræðslu sem gerð er krafa um í innleiðingarferli Barnvæns sveitarfélags.

ÁRANGUR

Árangur verkefnisins er sá að þjónusta við börn og fjölskyldur á Akranesi hefur orðið betri og markvissari, m.a. vegna innleiðingar farsældarlaga, þar sem nú er unnið með stigskipta farsældarþjónustu, stuðningsteymi, snemmtækan stuðning og samstarf tengiliða og málstjóra.

Þá hefur að sama skapi orðið mikil vitundarvakning um rétt barna og ungmenna til þátttöku í málum sem þau varða. Þannig hefur innleiðing farsældar ekki bara snúið að þeim sem veita þjónustuna (þjónustuveitendur skv. lögum) heldur einnig og ekki síður að þeim sem þiggja þjónustuna sem eru börn, ungmenni og fjölskyldur.

Jafnframt hafa þau sem starfa hjá Akraneskaupstað og ekki koma beint að þjónustu við börn, þ.e. kjörnir fulltrúar, svið, ráð og nefndir, orðið meðvitaðri og meiri þátttakendur í innleiðingu að breyttri og bættri hugsun þegar kemur að vernd, umönnun og þátttöku barna á Akranesi.

Heimild: Fyrirmyndarverkefni – Barnvæn sveitarfélög 2023

Farsældarteymi Árborgar var stofnað í upphafi árs 2022 þegar lög um samþættingu þjónustu í þágu farsældar barna tóku gildi. Fulltrúar í farsældarteyminu komu frá skólaþjónustu, frístundaþjónustu og velferðarþjónustu en þessar deildir mynda fjölskyldusvið Árborgar ásamt undirstofnunum. Hlutverk farsældarteymisins var að leiða innleiðingu á þverfaglegum starfsháttum, móta verkferla, styðja við snemmtækan stuðning og þróa stigskipta farsældarþjónustu.  

Farsældarteymið sem þverfaglegur samvinnuhópur hóf vegferðina að mótun og innleiðingu samþættrar þjónustu í Árborg með því að rýna á dýptina í verklag og vinnubrögð innan fjölskyldusviðs í þeim tilgangi að greina áskoranir og tækifæri innan eigin stjórnsýslu.  

Til staðar var vel varðað verklag á milli leik- og grunnskóla og skólaþjónustu til að mæta áhyggjum af þroska og velferð barna. Auk þess var þegar rík hefð fyrir þverfaglegri teymisvinnu í kringum málefni barna með sérfræðingum skólaþjónustu, frístundaþjónustu, ráðgjöfum velferðarþjónustu í fötlunarmálum og barnavernd. Frístundaþjónustan hefur jafnframt skipað lykilhlutverk í lausnavinnu með því að búa yfir bæði snemmtækum og sérhæfðari úrræðum innan sinna raða. 

Spurningin var því hverju farsældarlögin áttu að bæta við? Var þjónustan ekki nú þegar snemmtæk og samþætt? 

FRAMKVÆMD 

Til þess að greina betur gildi og ávinning farsældarlaganna var nauðsynlegt að skoða vel hvernig þau töluðu saman við önnur lög og reglugerðir sem hafa mótað starfshætti fjölskyldusviðs.  

Ígrundun á dýptina fól í sér að rýna í hugmyndakerfi starfstétta og deilda með það að leiðarljósi að skilja hvernig hugmyndir hafa mótað faglega sýn og vinnulag innan fjölskyldusviðs. Farsældarteymið nýtti sína samráðsfundi til að spegla verklag út frá ólíkum sjónarmiðum og regluverki sem fulltrúar fylgdu eftir inn í sínar deildir. Verkefnastjóri leiddi jafnframt ígrundandi samtal með skólastjórnendum í leik- og grunnskólum, tengiliðum og málstjórum þar sem horft var inn á við í starfshætti stofnana og deilda. 

Þegar horft er til baka þá voru þessi samtöl faglega upplýsandi og lögðu grunninn að þeim farsældarskrefum sem varða þurfti á innleiðingartímanum.  Upp á yfirborðið komu fram mynstur hugmynda um eðli og ávinning samþættrar þjónustu án hindrana. Þessar hugmyndir þurfti að brúa í sameiginlega sýn til að tryggja að allir þjónustuveitendur væru á sömu vegferð við innleiðingu farsældarlaganna. Viðurkenning á að deildir fjölskyldusviðs nálgast mál með mismunandi hætti út frá ólíkum lagagrunni var fyrsta skrefið að sameiginlegri sýn. Traust á milli faghópa og auðmýkt gagnvart þeirri ábyrgð sem fylgir því að hafa heimild til að miðla upplýsingum á milli þjónustuveitenda var næsta skrefið. Skilningur á mikilvægi þess að styðja við þróun faglegra starfshátta var lokaskrefið. Sameiginleg sýn farsældarteymis Árborgar þróaðist í þá átt að skýr upplýsingamiðlun og boðleiðir í stjórnsýslu væru lykillinn að því að skapa örugg tengsl á milli þjónustuveitenda og mikilvæg forsenda þess að geta veitt samþætta þjónustu án hindrana. Í raun að fjarlægja kerfislægar hindranir með því að samþætta fyrst innri starfsemi. Teiknaðir voru upp ferlar sem þurfti að brúa og varða með skilvirkum leiðum og aðgengilegum verkfærum. Stafræn þjónusta sveitarfélagsins, persónuverndarfulltrúi og skjalastjóri sveitarfélagsins komu þá til sögunnar í þróunarferlinu og unnu með farsældarteyminu að framsýnum lausnum til að einfalda samstarf þvert á þjónustukerfi. Inn í þróunarvinnuna komu jafnframt fulltrúar frá farsældarsviði BOFS með sína sérhæfðu þekkingu ásamt samstarfsfólki í öðrum sveitarfélögum sem voru á sömu vegferð.   

ÁRANGUR 

Mögnuð þverfagleg samvinna sem hefur haft þann ávinning í för með sér að þróa stafrænar lausnir sem styðja eiga við skilvirka og samþætta vinnslu þjónustukerfa. Þróunarferlið er nú á lokametrum og innleiðing á þessum stafrænu lausnum komin vel á veg. Umgjörðin byggir á að nýta þau eyðublöð sem BOFS hefur gefið út við hönnun sniðmáta í málakerfi. 

• Beiðni um samtal við tengilið á island.is: Markmiðið er að auðvelda aðgengi foreldra/barna að tengiliðum með rafrænni beiðni um samtal til að meta þörf fyrir samþættingu þjónustu. Beiðnin virkjast beint inn í málakerfi grunnþjónustu sem á að styðja við skilvirka svörun við beiðni um samtal. 

• Málakerfi grunnþjónustu: Markmiðið er að tengiliðurinn hafi aðgang að vinnslusvæði sem styður við faglega og skilvirka vinnslu. Sniðmát  fyrir matsviðtalið og áætlun um næstu skref er aðgengileg ásamt rafrænni undirskrift á beiðni um samþættingu þjónustu. Tengiliður getur í framhaldi matsviðtals, með einföldum og öruggum hætti, miðlað niðurstöðum og undirritaðri beiðni um samþættingu í gegnum málakerfið til barnateymis velferðarþjónustu sem úthlutar málstjóra í málið. Upplýsingar um afgreiðslu vistast beint inn í mál barns sem tryggir að ekki verði rof í vinnslu. 

• Málakerfi fjölskyldusviðs: Markmiðið er að málakerfi í grunnþjónustu og málakerfi hjá fjölskyldusviði verði tengd saman svo vinnslan geti orðið samhæfð þvert á þjónustukerfi. Málstjóri hafi aðgang að rafrænu sniðmáti fyrir stuðningsáætlun sem tryggir þjónustuveitendum aðgang að skjalinu á vinnslustigi og lokaútgáfu. Sniðmát fyrir fundargerðir og samþykkt verkefni verða einnig til staðar í málakerfinu og tengd inn í mál barns í grunnþjónustu. 

Lærdómur farsældarteymis Árborgar í þessu innleiðingarferli er að forsenda þess að samþætting verði að veruleika er að tryggja skilvirka innri verkferla í takt við stjórnsýslu í hverju sveitarfélagi. Stafrænar lausnir munu til framtíðar styðja við faglega og samþætta vinnslu mála þannig að tími þjónustuveitenda nýtist sem best í að styðja við farsæld barna og fjölskyldna með þverfaglegri samvinnu.  

Ritað: Júní 2024 

Vestmannaeyjabær er nú á sínu þriðja ári í að vinna eftir lögum um samþættingu þjónustu í þágu farsældar barna en opnað var fyrir beiðnir um samþættingu frá foreldrum og börnum í byrjun árs 2022.

Framkvæmd

Áður en lögin voru samþykkt þá bjuggum við svo vel að því að öflugt samstarf var þá þegar á milli velferðar- og skólaþjónustu. Fjölskyldu- og fræðslusvið var sameinað í eitt svið árið 2006, síðan þá hefur samstarfið verið gott og boðleiðir stuttar en út frá samþættingarvinnunni varð samstarfið enn öflugra og betra.

Í innleiðingarferlinu byrjuðum við á að kortleggja stöðuna hjá okkur, þ.e. hvað við værum að gera nú þegar, hvaða úrræði og samstarfsverkefni við höfðum og þá hvort og hvernig það passaði inn í samþættingarvinnuna. Einnig var kortlagt hvað vantaði upp á til að uppfylla öll skilyrði. Við byrjuðum á að boða alla þjónustu-veitendur á fund þar sem lögin og hlutverk þjónustuveitenda var vel kynnt og ræddar voru ýmsar leiðir og útfærslur af vinnunni og samstarfinu. Einnig voru haldnar kynningar fyrir allt starfsfólk þjónustuveitenda sem og fyrir kjörna fulltrúa sveitarfélagsins. Því næst voru teknar ákvarðanir í samstarfi við stjórnendur þjónustu-veitenda um hver myndi sinna hlutverk tengiliða og málstjóra, svo var farið í það að útbúa eyðublöð og verkferla fyrir bæði tengiliði og málstjóra.

Þegar þetta var allt klárt var farið í það að auglýsa þjónustuna og var hún auglýst á öllum miðlum sveitarfélagsins og kynnt fyrir foreldrum á foreldrafundum í skólunum. Áhuginn leyndi sér ekki því um leið og hægt var að senda inn beiðni um samþættingu þjónustu bárust okkur fjölmargar beiðnir. Í lok árs 2022 var fjöldi mála í samþættingu 105, af rúmlega 900 börnum sem þá voru búsett í sveitarfélaginu. Þetta fór hratt og vel af stað hjá okkur en við finnum í dag, núna á þriðja ári, ákveðið jafnvægi vera komið á beiðnirnar. Hægst hefur á fjölda beiðna um samþættingu sem við teljum eðlilegt í ljósi þess hversu ört þær komu inn í byrjun og eru sum af þeim málum enn í virkri vinnslu. Við skynjum jákvæðar breytingar og ánægju meðal þeirra sem bæði veita þjónustuna og njóta hennar. Við erum einnig alltaf að læra eitthvað nýtt og þróa og betrumbæta vinnuna og útfærsluna hjá okkur eftir því sem hentar best fyrir þjónustuþega og þjónustuveitendur.

Aðlögun og breytingar

Sem dæmi um breytingar sem hafa átt sér stað er hægt að nefna breytingar á eyðublöðum og verferlum, og höfum við uppfært eyðublöð og verkferla eftir því sem hentar best.

Einnig hafa orðið breytingar á tengiliðum sem fyrst voru deildar-stjórar í leik- og grunnskóla. Í leikskólunum fólst breytingin í því að sérkennslustjóri hvers leikskóla er nú tengiliður í stað deildar-stjóra, það var farsæl breyting að okkar mati. Í grunnskólunum varð breytingin sú að starfsmaður skólaþjónustu var skilgreindur sem verkefnastjóri tengiliða, hann er þá starfsmaður skóla-þjónustu en með aðsetur út í skólunum. Verkefnastjórinn heldur því bæði utan um tengiliði skólans og sinnir tengiliðahlutverkinu. Hann ber einnig ábyrgð á því að kynna samþætta þjónustu fyrir börnum og foreldrum skólans og hefur frá því hann byrjaði gengið í allar stofur skólans, kynnt sig og sitt hlutverk. Við teljum þetta einnig vera farsæla breytingu hjá okkur. Verkefnastjóri tengiliða er í góðu samstarfi við innleiðingarstjóra sem og málstjóra á 2. og 3. stigs þjónustu.

Einhverjar breytingar voru á því hverjir voru skilgreindir sem málstjórar en fyrst var ákveðið að allir ráðgjafar félags- og skóla-þjónustu yrðu málstjórar. Stuttu síðar ákváðu innleiðingarstjórar að skólasálfræðingur yrði ekki málstjóri heldur nýttur sem úrræði inn í stuðningsáætlun. Börn í samþættingu gátu því fengið þrjú viðtöl hjá sálfræðingi inn í áætlun hjá sér. Sálfræðingurinn metur svo hvort þörf er á áframhaldandi vinnslu hjá sér. Þetta var einnig góð breyting og höfum við bætt við hegðunarráðgjafa sem úrræði í stuðningsáætlun.

Það hafa orðið ótal breytingar á því hvernig beiðnum var útdeilt. Fyrst fór það í gegnum nemendavernd þar sem beiðnum var útdeilt til deildarstjóra sem þá voru tengiliðir. Það stóð ekki lengi yfir og var alfarið tekið út úr nemendaverndinni. Í dag er ekki verið að bíða eftir neinum fundum og því engin bið eftir að máli sé komið á réttan stað. Börn og foreldrar hafa óhindraðan aðgang að tengiliðum og getur vinnan því hafist í viðtali hjá tengilið þar sem hann fyllir út matsblað og beiðni um samþættingu ef matið gefur það til kynna að það væri hagur barns að samþætta málið. Einnig ef foreldrar senda beiðni um samþættingu rafrænt í gegnum gáttina þá er því komið til tengiliða eða málstjóra, eftir því sem við á, samdægurs og beiðnin berst.

Við höfum alltaf haldið ítarlega utan um allar skráningar en bættum við skráningarskjalið okkar í kjölfar skráninganna sem var óskað eftir að kæmi mánaðarlega frá BOFS.

Áframhald

Þó komið sé ágætis jafnvægi á vinnuna í kringum farsældarlögin þá erum við alltaf að læra og alltaf að skoða hvort og þá hvað við getum gert betur og öðruvísi hjá okkur til að þjónustan verði sem best fyrir þá sem óska eftir henni og sinna henni.

Að lokum langar mig að láta fylgja með texta frá móður sem á barn sem fær þjónustu á 2. stigi samþættingar:

Ritað: September 2024