Þessi viðauki er óaðskiljanlegur hluti vinnsluskilmála Stafræns Íslands og gildir fyrir alla vinnslu persónuupplýsinga í tengslum við Þjónustukerfi Ísland.is, Zendesk. Viðaukinn gildir jafnframt til viðbótar við þjónustuskilmála Stafræns Íslands fyrir þjónustukerfið.

Við árekstur milli ákvæða þessa viðauka og annarra skilmála Stafræns Íslands skulu ákvæði viðaukans ganga framar og ráða úrslitum um túlkun og framkvæmd viðkomandi vinnslu.

A. Upplýsingar um vinnsluna

1. Tilgangur vinnslunnar

Vinnslan fer fram í þeim tilgangi að styðja við samskipti stofnana við þjónustuþega, tryggja meðferð og utanumhald fyrirspurna og þjónustumála, þar á meðal skráningu, vinnslu og lausn erinda sem berast í gegnum Zendesk. Vinnslan er jafnframt forsenda þess að Stafrænt Ísland geti sett upp og rekið þjónustuumhverfi fyrir stofnanir og stuðlað að samræmdri innleiðingu stofnana.

2. Eðli vinnslunnar

Vinnslan felur í sér skráningu, móttöku, flokkun, geymslu, úrvinnslu, greiningu og miðlun persónuupplýsinga innan Zendesk þjónustukerfisins. Stafrænt Ísland vinnur eingöngu með persónuupplýsingar samkvæmt fyrirmælum stofnana.

Stafrænt Ísland kaupir þjónustu Zendesk, setur hana upp, hefur umsjón með tæknilegri uppsetningu og aðlögun, og aðstoðar stofnanir með innleiðingu kerfisins. Stafrænt Ísland skal:

• sjá um rekstur, kerfisstillingar og notendastjórnun samkvæmt fyrirmælum stofnana,

• tryggja að einungis viðkomandi stofnun hafi aðgang að sínum gögnum,

• framkvæma aðgerðaskráningu, aðgangsstýringar og þjónustustjórnun,

• vinna eingöngu með gögn samkvæmt skjalfestum fyrirmælum stofnana.

3. Skipting ábyrgðar

• Stofnanir sem nýta þjónustukerfið eru ábyrgðaraðila eigin gagna í kerfinu, bera ábyrgð á tilgangi vinnslunnar, varðveislustefnu, réttindabeiðnum og stjórnsýslu.

• Stofnanir bera ábyrgð á allri uppsetningu innan síns kerfishluta og kennslu sinna starfsmanna.

• Stafrænt Ísland er ábyrgðaraðili þegar kemur að miðlægum ákvörðunum er varðar sameiginlegan rekstur og staðlaða uppsetningu þjónustukerfisins, svo sem er varðar uppsetningu, rekstur, öryggisráðstafanir og aðgangsstýringar. Stafrænt Ísland er vinnsluaðili þegar kemur að framkvæmd vinnslu samkvæmt fyrirmælum ábyrgðaraðila, svo sem er varðar meðhöndlum gagna stofnana.

• Zendesk starfar sem undirvinnsluaðili Stafræns Íslands og ber ábyrgð á tæknilegum vörðum og öryggisráðstöfunum samkvæmt vinnslusamningi sínum og lögum.
  

4. Flokkar persónuupplýsinga

Við rekstur þjónustukerfisins kann Stafrænt Ísland að vinna með eftirfarandi flokka persónuupplýsinga:

• nafn

• netfang

• símanúmer

• upplýsingar sem fram koma í erindum, kvörtunum eða samskiptum innan kerfisins

• tæknilegar upplýsingar sem verða til við notkun kerfisins (t.d. tímasetningar og aðgerðaskráning)

Ekki er gert ráð fyrir vinnslu sérstakra flokka persónuupplýsinga nema stofnun gefi sérstök fyrirmæli þar um.

5. Notendur

Stafrænt Ísland kann að vinna með eftirfarandi notendur fyrir hönd stofnana:

• Þjónustuþegar og aðrir einstaklingar sem senda inn fyrirspurnir.

• Starfsfólk stofnana sem notar kerfið.

• Starfsfólk og fulltrúar fyrirtækja eða annarra stofnana sem eiga í samskiptum stofnun.

• Aðrir einstaklingar sem koma að samskiptum í gegnum kerfið.

6. Gildistími vinnslu

Vinnsla hefst við notkun þjónustunnar af hálfu stofnunar og varir á meðan notkun stendur yfir og svo lengi sem nauðsynlegt er í samræmi við varðveislustefnu stofnunar.

7. Undirvinnsluaðili og staðsetning vinnslu

Zendesk Inc. og tengd félög starfa sem undirvinnsluaðilar samkvæmt samþykktum lista yfir undirvinnsluaðila Zendesk. Gagnavinnsla fer að meginstefnu til fram innan EES. Kjósi stofnanir að tengja viðbætur í kerfið þarf að hafa í huga að þær geta verið hýstar utan EES, viðbætur eru á ábyrgð stofnanna.

Stafrænt Ísland nýtur aðstoðar Vertis ehf. við rekstur þjónustukerfisins, svo sem við þjálfun, fræðslu, uppsetningu kerfis og stýringa. Vertis er samstarfsaðili Zendesk á Íslandi.

Viðauki þessi var birtur: 7. janúar 2025.