Í maí 2021 fluttu sýslumenn alfarið yfir á Ísland.is og lokuðu vefnum syslumenn.is. Verkefnið spannaði 4 mánuði þar sem allt efni á vefnum þeirra var rýnt út frá þörfum notenda og ný lendingarsíða fyrir stofnunina var hönnuð og sett upp á Ísland.is.

Segja má að verkefnið hafi verið tvíþætt, að koma upplýsingum um:

• þjónustu sýslumanna fyrir í leiðakerfi Ísland.is

• embætti sýslumanna fyrir á lendingarsíðunni þeirra á island.is/stofnanir/syslumenn

Vinnustofur

Haldnar voru á bilinu 60-70 vinnustofur með starfsfólki sýslumanna til að rýna efnið sem snýr að þjónustunni sem þeir veita. Þjónusta sýslumanna er víðtæk og oft á tíðum er um flókin og viðkvæm mál að ræða t.d. hjónaskilnaði, forsjármál, dánarbú og fleira. 

Á hverri vinnustofu var þjónustufulltrúi frá sýslumönnum ásamt sérfræðingi þeirra um málefnið. Starfsmaður Stefnu leiddi vinnustofuna og aðstoðaði við textaskrif. Vegna Covid voru allar vinnustofurnar haldnar með fjarfundatækni. 

Markmið hverrar vinnustofu var að 

• rýna textann á vefnum

• skoða spurningar sem þjónustuverinu berast frá notendum 

• skoða umræður og orðanotkun fólks um málefnið á samfélagsmiðlum

• skilgreina notendahópa og notendaþarfir 

• teikna upp ferli notandans í gegnum þjónustuna þegar það á við 

Textaskrif

Eftir hverja vinnustofu tóku við textaskrif þar sem unnið er út frá efnisstefnu Ísland.is, beint að efninu. Miðað er við að hver grein í leiðakerfi Ísland.is svari einni skilgreindri notendaþörf á skýran og hnitmiðaðan hátt, með þeim orðaforða sem fólk notar og með lýsandi fyrirsögn sem hjálpar fólki að finna og skima efnið hratt og vel.  

Dæmi: 

Sýslumenn sjá um ýmiskonar ráðgjöf og lagamál sem tengjast ættleiðingum. Á vinnustofunni um þetta málefni voru skilgreindir þessir notendahópar með eftirfarandi notendaþarfir:

• Ættleiðing stjúpbarns undir 18 ára

• Ættleiðing stjúpbarns yfir 18 ára

• Ættleiðing fósturbarna

• Ættleiðing barns erlendis frá

• Alþjóðleg fjölskylduættleiðing

• Staðfesting á erlendri ættleiðingu

Eins og sést eru þarfir notanda til þessa málefnis margar og ólíkar og ljóst að ein almenn grein um ættleiðingar myndi ekki mæta neinni þeirra nægilega vel. Á Ísland.is í dag eru því nokkrar hnitmiðaðar greinar sem svara þessum notendaþörfum. 

Hér á myndinni er dæmi um breytingu sem varð á textanum um Innsetningu þegar búið var að rýna hann út frá þörfum notenda.

Samstarfsaðilar

Að verkefninu komu um það bil 40 löglærðir fulltrúar Sýslumanna ásamt sérfræðingar í Ísland.is teymi Stefnu í samstarfi við Stafrænt Ísland. Miklar umræður og rýni átti sér stað á vinnustofunum og mikill lærdómur og þekking sem færðist milli þeirra sem að verkefninu komu.