Rafrænt gagnasafn - Borgarskjalasafn

Afhendingarskyldum aðilum ber skylda til að tilkynna öll rafræn gagnasöfn sem þeir nota til opinbers skjalasafns, sbr. reglur um tilkynningu, samþykkt og skil á rafrænum
gagnasöfnum afhendingarskyldra aðila.

Afhendingarskylda til Borgarskjalasafns

Afhendingarskyldir aðilar eru skilgreindir í lögum um opinber skjalasöfn. Þeir aðilar sem tilheyra stofnunum borgarinnar afhenda skjöl til Borgarskjalasafns Reykjavíkur.

Tilkynning rafræns gagnasafns

Ákvæði um tilkynningu rafrænna gagnasafna er til þess að Borgarskjalasafn geti metið og í framhaldinu úrskurðað hvort og hvaða upplýsingar sem eru geymdar í rafrænum gagnasöfnum afhendingarskyldra aðila skuli afhenda til langtímavarðveislu. Ef Borgarskjalasafn metur upplýsingar í rafrænu gagnasafni vera varðveisluverðar til lengri tíma skulu þær afhentar samkvæmt reglum um afhendingu á vörsluútgáfum gagna úr rafrænum gagnakerfum afhendingarskyldra aðila.

Tilkynna skal rafræn gagnasöfn að minnsta kosti þremur mánuðum áður en þau eru tekin í notkun. Ef rafrænt gagnasafn hefur þegar verið tekið í notkun skal tilkynna það eins fljótt og auðið er.

Nánar um tilkynningu rafrænna gagnasafna á vef Borgarskjalasafns