Miklar framfarir í skjalahaldi sveitarstjórnarskrifstofa og umfang pappírsskjala hefur aukist verulega

Þjóðskjalasafn Íslands hefur gefið út skýrslu með niðurstöðum úr eftirlitskönnun safnsins á skjalavörslu og skjalastjórn 19 sveitarstjórnarskrifstofa sem eru afhendingarskyldar lögum samkvæmt til Þjóðskjalasafns Íslands. Eftirlitskönnunin fór fram í febrúar og mars á þessu ári. Sveitarfélög sem ekki eru aðilar að héraðsskjalasafni eru afhendingarskyld til Þjóðskjalasafns og lúta því eftirliti safnsins samkvæmt lögum um opinber skjalasöfn. Þetta er í þriðja skipti sem könnunin fer fram.

Meginniðurstaða skýrslunnar er að sveitarstjórnarskrifstofur hafa tekið miklum framförum í skjalamálum. Þetta sést best þegar staða þeirra er skoðuð í þroskastigum skjalavörslu og skjalastjórnar sem er mælitæki um hvernig afhendingarskyldir aðilar uppfylla lög, reglur og kröfur um skjalavörslu og skjalastjórn. Niðurstöðurnar leiða í ljós að 93% sveitarstjórnarskrifstofa eru á þroskastigi 2 og 3 sem teljast vera hefðbundin og fagleg skjalavarsla og skjalastjórn. Til samanburðar voru 20% sveitarstjórnarskrifstofa á þroskastigi 0 árið 2017, lægstu mælieiningu þroskastiganna, og 19% árið 2021 en engin að þessu sinni. Þá hefur sveitarstjórnarskrifstofum sem mælast á þriðja þroskastigi, sem er fagleg skjalavarsla og skjalastjórn, fjölgað úr 7% frá árinu 2017 í 53% árið 2025. Þessi þróun sýnir vel að skjalahald sveitarstjórnarskrifstofa er í stöðugri þróun og staðan verður betri ár frá ári.

Einnig kemur fram í skýrslunni að sveitarstjórnarskrifstofur hafa tekið mörg skref í rafrænni skjalavörslu. Átaks er þó þörf í tilkynningum rafrænna gagnasafna á næstu misserum í því skyni að tryggja afhendingu og langtímavarðveislu gagna. Fram kemur að bakslag hefur orðið í vistun tölvupósts á sveitarstjórnarskrifstofum en 67% segjast vista tölvupóst með efnislegum hætti á móti 88% árið 2021.

Þá skortir víða nauðsynlega yfirsýn yfir skjalahaldið með samþykktum skjalavistunaráætlunum og málalyklum og umfang afhendingarskyldra pappírsskjala hefur aukist verulega frá síðustu eftirlitskönnun. Áætlað er að um 13.200 hillumetrar af pappírsskjölum séu nú í varðveislu afhendingarskyldra sveitarstjórnarskrifstofa, en voru 2.444 hillumetrar árið 2021. Ástæðu þessa má fyrst og fremst rekja til þess að tvö sveitarfélög með umfangsmikla stjórnsýslu, Reykjavíkurborg og Kópavogsbær, urðu afhendingarskyld til Þjóðskjalasafns árið 2023. Því má gera ráð fyrir að umfang pappírsskjala sveitarfélaga sem munu berast Þjóðskjalasafni á næstu árum muni margfaldast.

Niðurstöður könnunarinnar verða notaðar sem grundvöllur að frekara eftirliti Þjóð­skjala­safns með skjalahaldi sveitarstjórnarskrifstofa til að bæta skjalavörslu og skjalastjórn þeirra.

Sveitarfélög sem eru afhendingarskyld til Þjóðskjalasafns Íslands eru: Árneshreppur, Eyja- og Miklaholtshreppur, Garðabær, Grindavíkurbær, Grundarfjarðarbær, Hafnarfjarðarkaupstaður, Kaldrananeshreppur, Kjósarhreppur, Kópavogsbær, Reykhólahreppur, Reykjanesbær, Reykjavíkurborg, Seltjarnarnesbær, Snæfellsbær, Strandabyggð, Suðurnesjabær, Sveitarfélagið Stykkishólmur, Sveitarfélagið Vogar og Vesturbyggð. Skýrsluna má nálgast hér:

Skjalavarsla og skjalastjórn sveitarstjórnarskrifstofa sem eru afhendingarskyldar til Þjóðskjalasafns. Niðurstöður eftirlitskönnunar Þjóðskjalasafns Íslands 2024