Ársskýrsla sýslumanna

Heimsfaraldurinn á árunum 2020 til 2022 leiddi í ljós þörfina fyrir fleiri stafrænar þjónustuleiðir og flýtti verulega fyrir innleiðingu stafrænna lausna hjá sýslumönnum. Á árinu 2022 var sýslumönnum falið að ráðast í umfangsmikla stafræna endurskipulagningu á allri þjónustu embættanna og fengu þeir til þess 180 m.kr. viðbótarfjárframlag fyrir rekstrarárin 2023–2024. Með þessu var markvisst stefnt að því að hraða innleiðingu nýrra stafræna lausna og efla þjónustu sýslumanna til framtíðar. Verkefnaáætlunin gekk eftir og tókst að innleiða fjölda nýrra stafrænna lausna á umræddu tímabili, líkt og rakið er í ársskýrslu fyrir árin 2019 til 2024. Árangurinn byggir á öflugu samstarfi starfsmanna, sýslumanna, Sýslumannaráðs, dómsmálaráðuneytis og Stafræns Íslands.

Á tímabilinu fluttu sýslumenn vef sinn yfir á Ísland.is og þróuðu fjölbreyttar stafrænar lausnir og sjálfvirkni í þjónustuferlum. Jafnframt tengdust embættin öðrum stofnunum þannig að þau geta nú tekið á móti gögnum sjálfvirkt í stað þess að viðskiptavinir þurfi að sækja þau sjálfir milli stofnana. Á sama tíma fjölgaði íbúum landsins um 40 þúsund og málafjöldi jókst til muna. Þrátt fyrir þetta hefur fjöldi stöðugilda á embættunum haldist óbreyttur. Hafa því afköst embættanna aukist verulega, en um helmingur landsmanna nýtir þjónustu sýslumanna á ári hverju.

Mikilvægt er að halda því til haga að stafræn umbreyting var leidd af starfsmönnum embættanna. Sýslumenn byggðu þannig umbótastarfið á eigin mannauði, fólki sem þekkir málefnin hvað best. Starfsmenn tóku virkan þátt í innleiðingunni, öxluðu aukna ábyrgð og sköpuðu sameiginlega sýn um bættar þjónustuleiðir. Framlag þeirra hefur verið lykillinn að þeim árangri sem náðst hefur.

Ávinningurinn birtist einnig skýrt í upplifun bæði starfsmanna og almennings. Starfsánægja hefur aukist almennt, samstarf innan embættanna styrkst og sífellt fleiri starfsmenn sækja sér endurmenntun. Á sama tíma hefur traust og ánægja landsmanna með þjónustu sýslumanna aldrei verið hærri.

Ársskýrsla sýslumanna 2019–2024 dregur upp heildstæða mynd af starfsemi embættanna á sex ára tímabili þar sem rekstur, þjónusta og stafræn umbreyting voru í forgrunni.

Í skýrslunni má meðal annars finna:

• Greiningu á skipulagi embættanna, umdæmum, íbúafjölda ásamt þróun stöðugilda og starfsstöðva.

• Umfjöllun um rekstur embættanna, þróun kostnaðar og fjárheimilda.

• Yfirlit yfir stafræna vegferð sýslumanna, markmið hennar, helstu verkefni og þann árangur sem mælist í aukinni ánægju með þjónustu, auknu trausti og meiri starfsánægju.

• Samantekt um helstu þjónustur og málaflokka sýslumanna, þar á meðal dánarbú, þinglýsingar, fjölskyldumál, leyfisveitingar, umsóknir um vegabréf og ökuskírteini, stæðiskort, sakavottorð, veðbókarvottorð, fullnustu, nauðungarsölur og lögráðamál ásamt umfjöllun um stafrænar umbætur í hverjum málaflokki.

• Lýsing á framkvæmd atkvæðagreiðslu utan kjörfundar í kosningum á tímabilinu.

• Umfjöllun um sérverkefni embættanna víðs vegar um landið ásamt tölulegum upplýsingum sem sýna umfang og þróun verkefna.

• Sérstakan viðauka um uppkaup íbúðarhúsnæðis í Grindavík í kjölfar jarðelda á Reykjanesskaga með umfjöllun um aðkomu sýslumanna að verkefninu.

„Framtíðarýnin er skýr – að veita landsmönnum framúrskarandi þjónustu, hvar og hvenær sem er, óháð búsetu, allt eftir því hvað hentar hverju sinni. Stafrænni umbreytingu er ekki lokið, áfram verður haldið með það að markmiði að veita landsmönnum örugga, skilvirka og aðgengilega þjónustu – og rísa undir því mikla trausti sem almenningur ber til sýslumanna“.

Kristín Þórðardóttir, formaður Sýslumannaráðs, sýslumaður á Suðurlandi og settur sýslumaður í Vestmannaeyjum

Skýrslan er eingöngu gefin út á rafrænu formi (pdf).
Ársskýrslur og annað útgefið efni má nálgast á síðunni útgefið efni hér á vef sýslumanna.