Utanríkisráðuneytið sér um að staðfesta skjöl sem gefin eru út af íslensku stjórnvaldi en móttaka og afgreiðsla slíkra skjala er hjá Sýslumanninum á höfuðborgarsvæðinu, Hlíðarsmára 1.
Fyrirspurnum um vottanir er eingöngu svarað í tölvupósti apostille@mfa.is.
Apostille-staðfesting er formleg staðfesting á lögmæti skjala sem nota á erlendis í ríki sem er aðili að Haag-samningnum. Ferlið felur í sér staðfestingu á að undirskrift og stimpill séu sannanlega útgefin eða vottuð af til þess bæru íslensku stjórnvaldi.
Keðjustimplun er formleg staðfesting á lögmæti:
Íslenskra skjala sem nota á erlendis í ríki sem er ekki aðili að Haag-samningnum.
Erlendra skjala sem nota á hérlendis og eru útgefin af ríki sem er ekki aðili að Haag-samningnum.
Í ferlinu er athugað hvort undirskrift og stimpill á skjali séu ósvikin. Lögmæti skjalsins er apostille-staðfest með því að festa fylgiskjal, með stimpli utanríkisráðuneytisins, við skjalið. Í tilfelli keðjustimplana er skjalið staðfest með stimpli utanríkisráðuneytisins.
Athygli er vakin á því að apostille-staðfesting eða keðjustimplun felur ekki í sér efnislega staðfestingu á innihaldi skjalsins.
Hvaða skjöl er hægt að staðfesta?
Einungis er hægt að staðfesta:
Frumrit skjals sem er undirritað og stimplað af íslensku stjórnvaldi.
Íslensk skjöl sem hafa verið lögbókanda-vottuð (notarius publicus) hjá sýslumanni (þar með talin afrit opinberra skjala).
Í tilfelli keðjustimplunar: Frumrit erlends skjals útgefið af ríki sem ekki er aðili að Haagsamningnum og hefur verið undirritað og stimplað af utanríkisráðuneyti viðkomandi ríkis.
Hvað það kostar staðfesting?
Hver staðfesting kostar 2.700 kr.
Póstsending skjala kostar 2.000 kr.
Hvað tekur staðfesting langan tíma?
Skjölin eru tilbúin til afhendingar í móttöku Sýslumanns á höfuðborgarsvæðinu eftir kl. 14, tveimur virkum dögum eftir að þau berast.
Athugið að vegna óviðráðanlegra orsaka tekur mun lengri tíma að fá staðfestingu á skjölum sem gefin eru út í Víetnam. Nánari upplýsingar um það má fá í gegnum netfangið: apostille@mfa.is.
Hvernig virkar ferlið?
Umsækjendur sem eiga íslensk rafræn skilríki fylla út beiðni hér á vefnum.
Ef umsækjandi á ekki með rafræn skilríki er hægt að fylla út beiðni um apostille-staðfestingu/keðjustimplun í móttöku Sýslumanns á höfuðborgarsvæðinu eða með því að senda eyðublaðið á apostille@mfa.is.
Í umsóknarferlinu þar þarf að veita upplýsingar um:
Nafn og símanúmer/tölvupóst tengiliðs sem biður um staðfestingu.
Heiti vottorðs, ef við á.
Í hvaða landi á að nota skjölin.
Fjölda þeirra skjala sem óskast staðfest.
Ef skjölin óskast póstsend eftir staðfestingu þarf að tilgreina nákvæmt heimilisfang viðtakanda.
Greiðslur
Hægt er að greiða fyrir staðfestingu með:
Greiðslukorti (debet- eða kreditkorti) í umsóknarferlinu.
Innlendri millifærslu á reikning utanríkisráðuneytisins.
Kt. 670269-4779.
Bankanúmer: 0303-26-269.
Senda þarf kvittun fyrir greiðslu á netfangið apostille@mfa.is.Millifærslu af erlendum bankareikningi
IBAN IS80 0303 2600 0269 6702 6947 79 / SWIFT ESJAISRE
Bank name: Arion Bank, Borgartún 19, 105 Reykjavík Account of: Ministry for Foreign Affairs, Rauðarárstígur 25, 105 Reykjavík, Iceland.
Athygli er vakin á því að geri viðtakandi skjalanna kröfu um að þau séu þýdd á tungumál viðtökuríkis þarf að:
Fá skjalið þýtt hjá löggiltum skjalaþýðanda hérlendis (sjá yfirlit yfir starfandi skjalaþýðendur).
Fá þýðinguna vottaða af sýslumanni.
Því næst fá staðfestingu á gildi skjalanna.
Sjá nánar:
Þjónustuaðili
UtanríkisráðuneytiðTengd stofnun
Sýslumenn