Sameiginlegur eða utanaðkomandi persónuverndarfulltrúi
Sameiginlegur
Persónuverndarlögin heimila stjórnvöldum og fyrirtækjasamstæðum fyrirtækja að samnýta persónuverndarfulltrúa og geta þannig til dæmis nokkur sveitarfélög hópað sig saman til að samnýta persónuverndarfulltrúa.
Það er þó gert að skilyrði að sérhver starfsstöð hafi greiðan aðgang að honum.
Þá er hægt að tilnefna einn persónuverndarfulltrúa fyrir fleiri en eitt stjórnvald að teknu tilliti til stjórnskipulags og stærðar þeirra.
Hér á það sama við og um fyrirtækin – tryggja þarf fullnægjandi mannauð, fjármagn og aðgengi að persónuverndarfulltrúanum.
Í ljósi margvíslegra verkefna persónuverndarfulltrúans þarf að tryggja að persónuverndarfulltrúinn, með aðstoð teymis ef þarf, geti sinnt þessu hlutverki sínu þó hann sé tilnefndur fyrir fleiri en eitt stjórnvald.
Utanaðkomandi fulltrúi
Persónuverndarfulltrúi getur bæði verið starfsmaður ábyrgðar-/vinnsluaðila eða utanaðkomandi sérfræðingur.
Það þýðir að persónuverndarfulltrúinn getur verið utanaðkomandi verktaki en í þeim tilvikum þarf að tilgreina verkefni hans sérstaklega með skýrum hætti í þjónustusamningi við viðkomandi einstakling eða stofnun/fyrirtæki.
Þegar utanaðkomandi verktaki gegnir starfi persónuverndarfulltrúa getur teymi á vegum verktakans gegnt starfi persónuverndarfulltrúans, en á ábyrgð nánar tilgreinds „stjórnanda“ gagnvart viðskiptavininum.
Í þeim tilvikum er mikilvægt að hver og einn starfsmaður teymisins uppfylli allar þær kröfur sem reglugerðin gerir til persónuverndarfulltrúa.
Til að ýta undir lagalega fullvissu, góða skipulagningu og til að koma í veg fyrir hagsmunaárekstra innan teymisins er æskilegt að þjónustusamningar innihaldi skýra skilgreiningu á verkefnum verktakans (eða teymis hans) og að þar sé tiltekinn einstaklingur tilgreindur sem aðaltengiliður við ábyrgðaraðilann.
Sá einstaklingur sem tilnefndur er stýrir jafnframt umræddu verkefni.