Fjársýslan (Innkaup)

Að kaupa inn fyrir opinbera aðila - Innkaupaferli

3. Útboð

Útboð hefst með birtingu auglýsingar og lýkur þegar tilboð er valið. Gera má ráð fyrir að útboðstíminn sé rúmir tveir mánuðir. Svona er ferlið við útboð:

Almennt útboð þarf að auglýsa með áberandi hætti þannig að öll áhugasöm fyrirtæki geti tekið þátt í útboðinu á útboðstímanum. Þetta á líka við um almennt rammasamningsútboð.

Á sama tíma má hvetja tiltekna aðila til að taka þátt í forvali eða útboði og láta vita af útboðinu. Það er samt engin skylda. Það má þó ekki veita slíkum aðilum aðrar upplýsingar en koma fram í tilkynningu um útboð.

Kaupandi má láta væntanlega bjóðendur vita af útboðinu en ber þó ekki skylda til þess.

Útboðsgögn eru birt á:

TendSign, útboðskerfi Fjársýslunnar.

Auglýsing er birt á:

Útboðsvef fyrir opinber tilboð. Þar er hægt að sjá öll útboð sem eru opin á Íslandi. Vefurinn er sameiginlegur vettvangur allra sem eru með útboðsleyfi og auglýsa útboð. Dæmi eru Isavia og Landsspítalinn, auk Fjársýslan.
Útboðsvef Evrópusambandsins (Tenders Electronic Daily, TED), ef við á.

Skilafrestur

Útboðsauglýsing er virk í ákveðinn tíma. Hæfilegur tilboðsfrestur er mikilvægur því að hann gefur fyrirtækjum svigrúm til að leita lausna og getur leitt til hagstæðari tilboða.

Fyrirspurnir um útboð

Bjóðendur eru hvattir til að senda spurningar eða athugasemdir um útboðið til Fjársýslunnar í TendSign. Þar birtast spurningarnar og svörin við þeim. Gagnsæi og jafnræði meðal bjóðenda er tryggt þar sem allir fá sömu upplýsingar á sama tíma.

Dæmi um fyrirspurnir:

Nánari upplýsingar vantar eða frekari skýringar á útboðsgögnunum.
Ef viðkomandi verður var við ósamræmi í þeim sem getur haft áhrif á tilboð og/eða tilboðsfjárhæðina.
Bjóðandi hefur athugasemdir við gögnin.

Bjóðendur hafa ákveðinn tíma til að senda fyrirspurnir. Það er best ef fyrirspurnir og athugasemdir berast eins snemma á tilboðstímanum og hægt er.

Fjársýslan sér um að birta upplýsingar um þau tilboð sem bárust.

Opnun tilboða

Þetta er kallað að opna tilboð. Tilboð eru opnuð þegar tilboðsfrestur er runninn út. Fyrir þann tíma er ómögulegt að sjá tilboð.

Sérstök fundargerð vegna opnunar tilboða er birt á vef Fjársýslunnar, venjulega um klukkustund eftir að fresturinn rennur út.

Í henni kemur yfirleitt fram:

Nafn bjóðanda.
Tilboðsfjárhæð í heild sinni.
Hvort tilboð sé sett fram sem frávikstilboð.

Eftir opnun tilboða fer fram mat á þeim. Tilboð eru metin út frá:

Matslíkani sem var sett fram af kaupanda í upphafi.
Kröfum sem gerðar voru í útboðsgögnum.

Óheimilt er að meta tilboð á grundvelli annarra forsendna en fram koma í útboðsgögnum.

Kaupandi:

Kannar tæknilegt hæfi bjóðenda.
Staðfestir að bjóðandi hafi skilað inn þeim gögnum sem tilgreind eru í skilmálum.
Að viðkomandi hafi staðist kröfur útboðsgagna.

Ef þú sem kaupandi stendur frammi fyrir því að tilboð í útboði eru óeðlilega lág, er mikilvægt að nálgast málið með vandvirkni og í samræmi við lög og reglur. Hér eru skrefin sem þú ættir að fylgja:

Þú berð skyldu til að rannsaka tilboðið áður en þú hafnar eða tekur því. Þetta felur í sér að meta tilboðið út frá hlutlægum þáttum eins og tæknilegum lausnum, reglum um laun og kjör launþega, og fjárhagslegum forsendum.
Það er ekki leyfilegt að hafna tilboðum eingöngu út frá því að þau séu til dæmis meira en 10% lægri en meðalverðið. Hvert tilboð þarf að vera metið á sínum eigin forsendum.
Ef tilboð virðist óeðlilega lágt skaltu biðja bjóðandann um að skýra verð eða kostnað. Útskýringarnar gætu varðað hagkvæmni framleiðsluferlis, tæknilegar lausnir, eða jafnvel hagstæðar aðstæður sem bjóðandinn nýtir sér.
Þú skalt meta upplýsingarnar sem bjóðandi leggur fram. Ef útskýringar á hinu lága verði eða kostnaði eru ekki fullnægjandi, og þú kemst að þeirri niðurstöðu að tilboðið er óeðlilega lágt vegna óviðunandi aðstæðna, mátt þú hafna tilboðinu. Þetta gæti verið vegna þess að tilboðið er ekki í samræmi við skyldur varðandi kjarasamninga, umhverfisvernd, vinnuvernd, eða ef bjóðandi hefur hlotið ólöglega ríkisaðstoð.
Ef þú hafnar tilboði á grundvelli þess að það sé óeðlilega lágt, ber þér skylda til að rökstyðja þá ákvörðun í samræmi við gildandi reglur og lög um opinber innkaup.

Með því að fylgja þessum skrefum tryggir þú að tilboð sem eru óeðlilega lág séu meðhöndluð á réttlátan og gegnsæjan hátt, sem stuðlar að heilbrigðri samkeppni og jafnræði á markaði.

Fjársýslan:

Kanna fjárhag bjóðenda.
Staðfesta að bjóðandi hafi skilað inn þeim gögnum sem tilgreind eru í skilmálum.
Að bjóðandi hafi staðist fjárhagsskoðun.

Eftir úrvinnsluna er komið að vali á tilboði.

Við val á tilboði er eingöngu litið til gildra tilboða. Kaupandi á að velja hagkvæmasta tilboðið samkvæmt lögum.

Hagkvæmasta tilboðið:

Uppfyllir allar lágmarkskröfur útboðsins.
Er með hæstu stigagjöf samkvæmt vægisgjöf (til dæmis fjárhæð og viðbótar gæðakröfur).

Tilboð sem voru ekki valin

Bjóðendur með ógild tilboð fá senda tilkynningu áður en val er tilkynnt. Bjóðendur sem ekki eru valdir geta óskað eftir rökstuðningi. Það er gert með því að senda inn fyrirspurn í gegnum útboðskerfið eða beint á umsjónarmann útboðsins með tölvupósti.

Biðtími

Biðtími gefur bjóðendum rými til að skoða hvort þeir vilji kæra framkvæmd útboðs. Biðtími hefst degi eftir að tilkynning um val á tilboði hefur verið send bjóðendum.

Biðtíminn er:

5 dagar ef upphæð kaupa er yfir innlendri viðmiðunarfjárhæð
10 dagar ef upphæð kaupa er yfir viðmiðunarfjárhæð fyrir EES

Ef kæra er lögð fram á biðtíma stöðvast samningsgerðin sjálfkrafa. Í kjölfarið er nauðsynlegt að bíða eftir ákvörðun frá kærunefnd útboðsmála um hvort stöðvuninni sé aflétt og heimilt sé að gera samninginn.

Regla þessi á einungis við ef um val á tilboði er að ræða.

Ákvörðun kærð

Hægt er að leggja fram kæru til kærunefndar útboðsmála ef bjóðandi telur kaupanda hafa brotið lög og reglur um opinber innkaup.

Ef kært er á biðtíma er innkaupaferlið stöðvað sjálfkrafa.
Ef kæra er lögð fram á tilboðstíma, stöðvast innkaupaferlið ekki sjálfkrafa heldur þarf kærandi að fara fram á að kærunefnd stöðvi það.

Kæra skal borin fram skriflega undir kærunefndina innan 20 daga frá því að kærandi vissi eða mátti vita um ákvörðun, athöfn eða athafnaleysi sem hann telur brjóta gegn réttindum sínum.

Kröfu um óvirkni samnings er þó heimilt að bera undir nefndina innan 30 daga frá framangreindu tímamarki. Þó verður krafa um óvirkni samnings ekki höfð uppi þegar sex mánuðir eru liðnir frá gerð hans.

Hverjir geta kært?

Ef þú ert sem tekur þátt í opinberum innkaupum eða hefur annars konar lögvarða hagsmuni af úrlausn máls, hefur þú rétt til að kæra.

Hvenær má leita til dómstóla?

Ef þú telur að brotið hafi verið á lögunum í innkaupum, getur þú einnig leitað til almennra dómstóla. Þetta á jafnt við um úrskurði kærunefndarinnar sem og ákvarðanir í tengslum við innkaupin.

Skref til að leggja inn beiðni um rökstuðning eða leggja fram kæru:

Beiðni um rökstuðning ef tilboði birgja hefur verið hafnað:

Samkvæmt 85. grein laga um opinber innkaup átt þú rétt á að fá rökstuðning fyrir höfnun á tilboði þínu. Þú verður að senda Fjársýslunni skriflega beiðni, í bréfi eða með tölvupósti, innan 14 daga frá því að þér var tilkynnt um ákvörðunina. Fjársýslan skal svara beiðni þinni innan 15 daga frá móttöku hennar.

Hvernig skal kæra?

Kæran þarf að vera skrifleg og borin fram undir kærunefndina innan 20 daga frá því að þú varðst eða máttir vera var við ákvörðun eða athöfn sem brýtur gegn réttindum þínum.

Innihald kærunnar:

Í kærunni þurfa að koma fram upplýsingar um þig, þann aðila sem kæran beinist að og ákvörðunina, athöfnina eða athafnaleysið sem er kært. Einnig þarf að tilgreina kröfur þínar og veita stutta lýsingu á málsatvikum og málsástæðum, ásamt rökstuðningi.

Hverjar eru kröfurnar?

Kröfur þínar í kærunni ættu að snúa að því að kærunefndin breyti eða felli niður ákvörðun kaupanda, bjóði út innkaup að nýju, auglýsi útboð á nýjan leik, eða fjarlægi ólögmæta skilmála úr útboðsgögnum.

Sérstök krafa um óvirkni samnings:

Ef þú vilt bera fram kröfu um óvirkni samnings, getur þú gert það innan 30 daga frá ofangreindu tímamarki. Hins vegar, ef sex mánuðir eru liðnir frá gerð samningsins, getur þú ekki haft uppi kröfu um óvirkni hans.

Kærugjald:

Fyrir hverja kæru sem þú leggur fram verður þú að greiða kærugjald að fjárhæð 150.000 kr.

Senda inn kæru:

Afgreiðsla kærunefndar útboðsmála er hjá yfirskattanefnd Borgartúni 21, 105 Reykjavík. Netfang kærunefndar útboðsmála er knu@yfirskattanefnd.is.

Kærunefnd útboðsmála

Kærunefnd útboðsmála er sjálfstæð stofnun sem hefur endanlegt úrskurðarvald á stjórnsýslustigi um málefni tengd brotum á lögum um opinber innkaup. Hlutverk hennar er að taka til meðferðar formlegar kærur frá fyrirtækjum, en getur einnig veitt ráðgefandi álit ef beðið er um það.

Á að kaupa nýsköpun?

Mælt er með að auglýsa útboðið sérstaklega á samfélagsmiðlum og í hópum fyrir nýskapandi fyrirtæki.

Tékklisti kaupanda

Við úrvinnslu tilboða kannar kaupandi tæknilegt hæfi bjóðenda, staðfestir að bjóðandi hafi skilað inn gögnum sem tilgreind eru í útboðsskilmálum og að bjóðandi hafi staðist kröfur útboðsgagna.
Velur hagkvæmasta tilboðið.
Tekur tilboði (samþykkir) svo úr verði samningur.