Kröfur til skjala hjá Útlendingastofnun

Frumrit er aðaleintak skjals, það er fyrsta rit og ekki afrit.

Gerð er krafa um að frumrit erlendra skjala sem lögð eru fram með umsókn séu lögformlega staðfest. Frumrit íslenskra skjala þurfa ekki að vera staðfest.

Tvær viðurkenndar leiðir eru til þess að lögformlega staðfesta skjöl: apostille vottun og keðjustimplun. Hvor leiðin er farin ræðst af útgáfulandi skjals.

Apostille vottun

Apostille vottun er gerð í útgáfulandi vottorðs.

Til að fá apostille vottun þarf umsækjandi að fara með frumrit skjals til þess stjórnvalds sem veitir slíka vottun í útgáfulandi skjalsins áður en hann leggur inn umsókn.

Upplýsingar um hvaða lönd eru aðilar að Apostille samningnum.

Keðjustimplun

Keðjustimplun (einnig kallað tvöföld staðfesting) er notuð í löndum þar sem ekki er hægt að fá apostille vottun.

Það þýðir að vottorð þarf tvo stimpla til að geta talist lögformlega staðfest, annan frá útgáfulandi skjalsins og hinn frá sendiskrifstofu Íslands gagnvart útgáfulandinu.

Til að fá slíka stimplun þarf fyrst að senda frumskjalið til utanríkisráðuneytis þess lands sem gaf út skjalið. Viðkomandi ráðuneyti staðfestir skjalið og sendir það áfram til sendiráðs Íslands gagnvart útgáfulandinu eða umsækjandi sér sjálfur um að koma skjalinu til sendiráðsins. Sendiráð Íslands gagnvart útgáfulandinu staðfestir að lokum að fyrri stimpillinn sé réttur.

Upplýsingar um sendiskrifstofur Íslands

Með staðfestu afriti er átt við að afrit sé tekið af frumriti skjals og það staðfest af stjórnvaldi sem hefur heimild til að staðfesta skjöl.

Opinbert stjórnvald í útgáfulandi (útgáfuaðili eða annar opinber aðili) getur tekið staðfest afrit af skjölum.

Mikilvægt er að frumrit skjals hafi fengið lögformlega staðfestingu áður en tekið er af því staðfest afrit.

Ef erlent skjal er gefið út á öðru tungumáli en ensku eða Norðurlandamáli, þarf einnig að leggja fram þýðingu þess.

• Þýðing þarf að vera í frumriti eða staðfestu afriti.

• Þýðing þarf að vera gerð af löggiltum skjalaþýðanda.

• Þýðing má vera á íslensku, ensku eða Norðulandamáli.

• Ef þýðing er unnin af skjalaþýðanda sem ekki hefur fengið löggildingu á Íslandi þarf frumrit þýðingarinnar að vera lögformlega staðfest.

Listi yfir löggilta skjalaþýðendur
Félag löggiltra dómtúlka og skjalaþýðenda

Í sumum tilvikum þarf umsækjandi að leggja fram vottaða yfirlýsingu. Gerð er krafa um að yfirlýsingar séu lagðar fram í frumriti og séu dagsettar og undirritaðar af þeim aðila sem gefur yfirlýsinguna. Þá þarf yfirlýsingin að vera vottuð af opinberum aðila, til dæmis af lögbókanda (notarius publicus).