Hvað finn ég á Þjóðskjalasafni Íslands?
Þjóðskjalasafn Íslands hefur það hlutverk að varðveita minni samfélagsins. Á safninu eru varðveitt skjöl sem ná yfir tæplega 900 ára tímabil í sögu þjóðarinnar. Þar eru annars vegar skjöl opinberrar stjórnsýslu og einkaskjöl einstaklinga, félaga og fyrirtækja hins vegar.
Hver er uppruni gagna?
Opinber gögn eru gögn sem verða til í starfsemi afhendingarskyldra aðila samkvæmt ákvæðum laga um opinber skjalasöfn. Þetta geta verið gögn stofnana, sveitarfélaga og einkaaðila sem annast opinber verkefni eða eru í eigu hins opinbera.
Opinberir aðilar skilgreinast sem afhendingarskyldir aðilar samkvæmt lögum um opinber skjalasöfn og bera því afhendingarskyldu til opinberra skjalasafna.
Skjalasöfn opinberra aðila eru stærstur hluti safnkosts Þjóðskjalasafns Íslands.
Samkvæmt lögum um opinber skjalasöfn ber eftirfarandi aðilum skylda til að afhenda skjöl sín til varðveislu á Þjóðskjalasafni:
Embætti forseta Íslands
Dómstólar
Stjórnarráð Íslands ásamt öllum stjórnsýslunefndum og stofnunum sem heyra undir það
Sveitarfélög, stofnanir þeirra og nefndir (sem ekki eiga aðild að héraðsskjalasafni)
Þjóðkirkjan
Lögaðilar sem sinna opinberu verkefni
Lögaðilar sem eru í 51% hluta eða meira í eigu hins opinbera
Janframt hvílir afhendingarskylda á eftirfarandi aðilum með takmörkunum:
Skráð trúfélög
Skiptastjórar þrotabúa og dánarbúa
Aðilar sem hafa í vörslu sinni afhendingarskyld skjöl án þess að eiga löglegt tilkall til þeirra
Einkaskjöl eru þau gögn sem verða til hjá einstaklingum, fjölskyldum, fyrirtækjum og félögum. Slíkum gögnum er ekki skylda að skila til Þjóðskjalasafns en eitt af hlutverkum safnsins er að varðveita einkaskjöl sem mikilvægar heimildir um sögu þjóðarinnar.
Þjóðskjalasafn varðveitir stærsta safn einkaskjala á Íslandi en auk þess eru héraðsskjalasöfn og Handritadeild Landsbókasafns helstu stofnanir sem taka einkaskjalasöfn til varðveislu.
Einkaskjöl eru heimildir um þjóðarsöguna og eru ekki síður mikilvægar heimildir um söguna en gögn opinberra aðila. Þau geta jafnvel opnað nýja sýn á sögu fyrri tíma.
Hefð hefur skapast á Íslandi fyrir því að flokka einkaskjalasöfn í eftirfarandi flokka:
Einstaklingar og fjölskyldur
Fyrirtæki
Félagasamtök
Einkaskjöl geta verið mjög margbreytileg, svo sem dagbækur, bréf, prófskírteini, eignaskjöl, samningar, handrit að hvers konar ritsmíðum, fundargerðabækur, bókhaldsgögn og alls kyns reikningar og þannig mætti lengi telja. Uppskriftir skjala og handrita annarra, jafnvel prentaðra bóka, teljast einnig til einkaskjala. Þá teljast ljósmyndir og myndskeið til skjala.
Gögnin geta verið á ýmsu formi og Þjóðskjalasafn tekur einnig til varðveislu skjalasöfn einkaaðila sem eru á rafrænu formi. Nánast öll gögn sem myndast nú til dags eru á rafrænu formi og nauðsynlegt að þau séu einnig varðveitt til framtíðar.
Þjóðskjalasafn á og rekur vefinn Einkaskjalasafn.is, sem er afurð samstarfsverkefnis Þjóðskjalasafns Íslands, héraðsskjalasafna og Landsbókasafns Íslands - Háskólabókasafns. Á vefnum er nú að finna upplýsingar um rúmlega 7.000 einkaskjalasöfn sem varðveitt eru á 19 vörslustofnunum.
Sérfræðingar safnsins veita aðstoð og ráðgjöf um allt sem lýtur að frágangi og varðveislu einkaskjala og aðgengi að þeim eftir að þau hafa verið afhent safninu til varðveislu.
Þjónustuaðili
Þjóðskjalasafn Íslands